Numérisation

Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, le volume de documents augmente de manière exponentielle, et cette paperasse qui s’accumule au quotidien gaspille de l’espace qui deviendra de plus en plus difficile à gérer. Une solution existe afin de pallier ce problème, la numérisation des documents. Cela permet de stocker vos informations en toute sécurité dans un cloud, le mieux étant une Gestion électronique de Documents (GED). Cela vous permet également de gérer les documents plus efficacement, sans perdre les données essentielles pour éviter ainsi de porter atteinte à la crédibilité de votre entreprise.

Qu’est-ce que la numérisation de documents ?

La numérisation consiste à créer une copie numérique d’un objet physique.  Par exemple, nous numérisons un document papier et l’enregistrons sous forme de document numérique (PDF).  En d’autres termes, la numérisation consiste à convertir quelque chose de non numérique en une représentation numérique.  Les systèmes informatisés peuvent ensuite l’utiliser pour divers cas d’usage.  L’OCR, ou reconnaissance optique de caractères, numérise les images des documents et les transforme. Cette conversion intelligente permettra de rechercher des documents à l’aide de mots-clés pertinents dans un logiciel de GED par exemple.

La numérisation est fondamentale.  C’est en quelque sorte la connexion entre le monde physique et les logiciels.

Les avantages de la numérisation de documents

Les avantages de la numérisation de documents sont multiples. Parmi les principaux exemples, citons la réduction du temps et des coûts, la simplification du travail, la sécurité et le gain d’espace.

La numérisation accélère les processus

La numérisation de documents peut améliorer le flux de travail de plusieurs façons, notamment en permettant d’accéder aux fichiers numériques à distance, ce qui réduit le temps passé à classer, indexer et rechercher les documents.

Outre l’accessibilité, l’utilisation d’un logiciel de gestion de documents (GED) pour gérer les fichiers numériques peut également améliorer l’efficacité du partage, de l’organisation et de la collaboration sur les documents.

La numérisation de documents permet d’économiser de l’argent de deux manières :

• Le temps ;
• L’espace.

Si l’on considère que le temps est de l’argent, la possibilité de retrouver rapidement des documents permet de libérer du temps pour des activités plus productives.

Outre le temps, la numérisation des documents permet également de libérer de l’espace autrefois utilisé pour le stockage. Au lieu d’utiliser des armoires de classement, cet espace précieux peut être utilisé par des employés plus productifs.

La numérisation simplifie la sécurité des documents

La numérisation améliore la sécurité en permettant de regrouper sur un espace unique et sécurisé votre fonds documentaire. Elle permet aussi de suivre facilement le partage des fichiers, ce qui réduit considérablement les risques de perte ou de vol de fichiers et de violation de droit d’accès aux documents.

La numérisation de documents permet aux petites entreprises d’éviter un certain nombre de problèmes et, par conséquent, d’économiser de l’argent sur le long terme.

Les fichiers numériques peuvent être stockés ou sauvegardés en toute sécurité sur une GED avec des protocoles de sécurité élevés. Contrairement aux documents papier, avec une GED il n’y a aucun risque de perdre ou d’égarer des documents numériques, cela vous permet aussi d’archiver et gérer les documents numériques de manière structurée.

La numérisation facilite la collaboration

La numérisation de documents facilite également la collaboration entre collègues et fluidifie la communication entre service. Si vous avez besoin de collaborer sur quoi que ce soit, le fait de pouvoir accéder à vos fichiers numériques en temps réel sur diverses plateformes fera toute la différence. En plus de pouvoir y accéder, vous pouvez les partager et ainsi fluidifier l’information.

La numérisation est respectueuse de l’environnement

Si le numérique est l’avenir, c’est en partie parce qu’il est bien meilleur pour l’environnement. Une fois que vos documents papier ont été numérisés, ils peuvent être recyclés ou réutilisés tout en préservant la confidentialité de votre entreprise.

Pourquoi externaliser votre numérisation de documents ?

Aujourd’hui, à l’ère du numérique, les entreprises doivent numériser leurs documents afin d’optimiser tous les processus commerciaux. Bien qu’il soit possible de numériser vos documents vous-même, entreprendre cette opération pourrait vous prendre beaucoup de temps et d’argent, si précieux pour votre entreprise.

L’externalisation, en revanche, vous permet d’effectuer la numérisation des documents rapidement, facilement, avec un professionnalisme et des équipements adaptés et à un coût abordable. L’externalisation de la numérisation offre aux entreprises un moyen simple et efficace de réduire les coûts tout en assurant toutes les tâches et fonctions importantes.

La numérisation de documents n’est pas une tâche facile, surtout si vous avez des années de papier et de dossier à numériser. La numérisation, la lecture, le traitement, l’indexation et la conversion de documents papier en versions numériques nécessitent un personnel qualifié et une technologie de pointe.

Le Scan Center vous permet d’avoir accès aux meilleurs outils et des professionnels du secteur avec plus de 20 d’expériences. En externalisant ce projet, vous vous assurez l’aide d’experts en numérisation de documents, ce qui vous garantit le bon déroulement du processus du début à la fin.

En définitive, votre entreprise ne devrait pas consacrer du temps, de l’argent ou de l’énergie à la numérisation de documents. Au lieu de cela, vous pouvez externaliser les services de numérisation de documents pour que le travail soit bien fait et que vous puissiez rester concentré sur les activités principales de votre entreprise.