Vous souhaitez vous affranchir du papier pour vos documents ? La numérisation fidèle vous permettra de le faire. Découvrez de quoi il s'agit.
En quoi consiste la numérisation fidèle des documents ?
Numériser un document papier ne suffit pas ne permet pas de supprimer le document d'origine. En effet, une copie numérique simple n'a pas de valeur légale. Pour qu'une copie électronique d'un document papier ait une valeur légale, il faut qu'elle soit parfaitement identique tant sur le fond que la forme. L'on appelle ce type de numérisation la numérisation fidèle.
Qu'est-ce que la numérisation de documents ?
Avant toute chose, il convient de comprendre ce qu'on entend par numérisation. Il s'agit de créer des copies numériques à partir de documents papier. La numérisation est une étape de la dématérialisation. La dématérialisation consiste à produire des documents directement au format électronique. La numérisation simple n'accorde aucun statut légal aux documents numériques : en cas de contrôle, le document papier doit être présenté.
Quelles sont les particularités de la numérisation fidèle ?
Contrairement à la numérisation classique, la numérisation fidèle permet d'accorder aux documents numériques une valeur légale. Il devient ainsi possible de supprimer l'archivage de documents papier. Afin d'obtenir ce statut, les documents numériques doivent suive une norme établie par le décret d'application du 5 décembre 2016 de l'article 1379 du Code civil. Ce décret stipule que les documents numériques fidèles doivent reproduire à l'identique le document papier. L'intégrité doit être assurée en documentant la date de création et l'auteur. Le document numérique fidèle doit également posséder une empreinte électronique dont le rôle est de détecter si une modification a été apportée.
Quelles sont les différences entre une copie fiable et une copie fidèle ?
Réaliser une copie fidèle d'un document papier ne suffit pas à supprimer le document d'origine. Il s'agit de la première étape. La copie fidèle devient une copie fiable quand elle est stockée dans un système d'archivage électronique dont la sécurité a été validée par l'État. Ce système d'archivage électronique doit permettre de garantir l'authenticité des documents numériques, et de préserver durablement leur intégrité mais également leur intelligibilité. Une fois la copie fiable des documents papier obtenue, ces derniers peuvent être supprimés.
Comment procéder à la numérisation fidèle d'un document ?
Les différentes étapes permettant de transformer une copie numérique en copie fidèle sont nombreuses et fastidieuses. La mise en place de la numération fidèle est par conséquent compliquée à mettre en place en interne. Fort heureusement, de nombreuses entreprises de numérisation vous permettront d'obtenir des copies fidèles de vos documents papier. Ces entreprises récupèrent d'abord pour vous vos documents papier. Grâce à des machines de haute technologie, elles reproduisent à l'identique vos documents papier. Elles apposent ensuite une empreinte numérique, un horodatage et un cachet électronique. Les entreprises de numérisation remettent alors une attestation de numération fidèle. En cas de contrôle, cette attestation permet à une entreprise de présenter des documents au format numérique. En stockant ces copies dans un système d'archivage électronique respectant les normes de conservation, elle peut ensuite supprimer ses archives papier.