Vous trouverez ci-dessous un lexique sur la numérisation des documents. La définition des différents termes qui touchent plus ou moins à l'univers de la numérisation et de la dématérialisation voir de la Gestion électronique de documents.
Cette page sera mise à jour régulièrement selon les évolutions technologiques et les termes émergents.
Archivage à valeur probante : L’archivage électronique désigne l’ensemble des moyens techniques et organisationnels utilisés dans la conservation de données ou de documents électroniques. L’archivage se différencie du stockage car les mesures utilisées vont permettre d’assurer la bonne conservation et l’intégrité des données sur le long terme, lorsque le stockage consiste à enregistrer des données en vue d’une utilisation courante.
Atelier de numérisation : C’est un local appartenant à une entreprise, dans lequel on retrouve un ensemble de matériels techniques et de technologies de numérisation des documents. Selon le parc de machine, l’entreprise peut traiter tout type de documents quels que soient le format (A4/A3, plans, livres, grands formats…).
Boîte d’archive : Boîte rigide pouvant varier au niveau de la forme, de la structure ainsi que des dimensions, utilisée afin de ranger et contenir des documents d’archives, et de garantir leur protection en cas de manipulation et/ou de déplacement. On peut également faire référence à des « containers d’archives ».
Capture intelligente : La capture intelligente regroupe un ensemble de technologies de reconnaissance (RAD, LAD, OCR, ICR…) qui vont permettre de convertir des volumes de documents physiques en informations exploitables lors de la numérisation, accélérant ensuite l’automatisation de certains processus métier.
Cloud computing : Nouvelle forme de stockage du 21ème siècle, le cloud désigne le stockage et l’accès à des données par le biais d’internet directement, s’opposant ainsi au stockage via disque dur (stockage local). Lorsqu’il est possible d’accéder à des données, documents ou programmes avec une simple connexion internet, on parle alors de Cloud Computing.
Coffre-fort numérique : Également appelé coffre-fort électronique, c’est un espace personnel sécurisé qui va permettre à l’utilisateur de recevoir, stocker, trier, classer, retrouver… de manière automatisée, des documents et des données virtuels. Cet espace de stockage est seulement accessible par internet à la suite d’une identification sécurisée, et va permettre de garantir l’intégrité et la traçabilité de chaque document.
Copie numérique fiable : C’est la reproduction numérisée d’un document dont la conformité juridique est reconnue par le décret n°2016-1673 du 5 Décembre 2016. La copie numérique est réputée fiable dès lors qu’elle est conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu. Afin de garantir l’intégrité des documents, un Système d’Archivage Électronique (SAE) conforme à la norme NF Z42-013 peut être utilisé. Une copie fiable possède la même force probante que l’original.
Copie numérique fidèle : Selon l’article 1379 du Code Civil et de son décret du 5 Décembre 2016 : une copie numérique est dite fidèle si un contexte de numérisation est précisé (en particulier la date de création de la copie) et qu’une empreinte électronique est apposée pour garantir que toute modification ultérieure est détectable. (Norme NF Z42-026)
Pour en savoir plus : Quelles sont les différences entre une copie fidèle et une copie fiable ?
Data Center : Ou centre de données, est un site physique dans lequel un ensemble d’équipements informatiques y est regroupés (serveurs, disques durs, routeurs…). Cette infrastructure informatique va permettre l’organisation, le stockage, le traitement et la distribution de l’ensemble des données d’une ou plusieurs entreprises.
Dématérialisation : C’est une des étapes de la transformation numérique des entreprises. La dématérialisation des documents, c’est le fait de transformer des documents au format papiers, en fichiers numériques. Il est également possible de le produire directement au format numérique par le biais de son système d’information. La dématérialisation va permettre, par la suite, de transformer et d’optimiser les processus de gestion et de traitement des documents au sein des entreprises, présentant de nombreux avantages : gains de place, gains de productivité, automatisation des processus métiers, réductions des coûts de stockage…
Pour en savoir plus : Les enjeux de la dématérialisation des documents d'entreprise ?
DPI : Point par pouce en français, est une unité de mesure définissant la résolution d’une image ou d’un texte scanné, imprimé.
Durée d’Utilité Administrative (DUA) : On peut également parler de durée de conservation légale, la DUA représente la durée pendant laquelle les documents, données ou autres informations archivés doivent être conservés en l’état, consultables et utilisables par le producteur ou par les services d’archives.
Empreinte MD5 (Message Digest5) : C’est l’un des deux algorithmes de hachage cryptographique les plus utilisés actuellement. Il va permettre d’obtenir l’empreinte numérique et d’assurer l’intégrité d’un fichier.
Empreinte numérique : C’est un ensemble de données unique représentant un document numérique. Obtenue par le biais d’une fonction de hachage, l’empreinte va permettre de tracer les actions et modifications effectuées sur le document numérique. Chaque modification créera une nouvelle empreinte.
Feuille : Ce terme désigne ce qui est entendu communément par « feuille de papier ». Si une feuille contient des informations sur son recto et son verso, on dit qu’elle contient 2 pages, sinon, elle ne contient qu’une page. Le terme feuille englobe donc les deux faces d’une « feuille de papier ».
Fonds documentaire : C’est l’ensemble des documents papiers ou numériques, appelé aussi collection, qu’une personne physique ou morale à accumuler dans l’exercice de ses activités, et qu’elle a conservé et rangé en cas d’éventuelle nécessité. On peut retrouver tout type de ressources : documents commerciaux, archives, livres, enregistrement audiovisuels ou sonores etc…
Format : En numérisation, c’est l’ensemble des deux dimensions, largeur et longueur, d’un imprimé, d’un livre, d’une feuille de papier… Exemples : Format A4, A3, Plans, Livres…
GED (Gestion Électronique de Documents) : Termes générique pour les solutions de gestion numérique des document papiers. C’est un logiciel qui va permettre la dématérialisation des différents processus métier liés à la gestion des documents (classement, recherche…) par le biais de moyens technologiques spécialisés. De plus en plus complètes, ces solutions proposent également des fonctionnalités liées à l’exploitation de ces documents et de leurs données (capture, classement, indexation, circuit de validation, partage…).
Horodatage : En informatique, l’horodatage est l’enregistrement d’une date et/ou d’une heure d’un évènement, d’une information, d’une donnée ou d’un document. L’horodatage est l’un des fonctionnalités permettant d’assurer l’intégrité et la traçabilité des données numériques.
ICR (Intelligent Character Recognation): Reconnaissance Intelligente de Caractères en français, est une technique avancée de reconnaissance optique de caractères. En plus de permettre l’extraction du contenu textuel d’une image comme l’OCR, l’ICR, grâce à sa reconnaissance de caractère manuscrits intégrée et son mécanisme d’apprentissage, va permettre de reconnaitre de nouveaux caractères et d’améliorer ses performances au fur et à mesure des tâches de reconnaissance qu’elle effectue.
Indexation : C’est une opération qui consiste à associer à un document des informations pertinentes au format texte visant, notamment, à permettre son classement et sa recherche ultérieure.
Intégrité des données : L’intégrité fait référence à l’exactitude, la fiabilité et la crédibilité des données. Quand on évoque l’intégrité de données, il faut prouver que les données n’ont subies aucunes altération ou destruction (accidentelle ou volontaire) durant leur cycle de vie (traitement, conservation, échange…), et qu’elles sont bien complètes et non modifiées.
Inventaire : Action qui consiste à lister l’ensemble documents faisant partie d’un ou plusieurs fonds documentaires.
LAD (Lecture Automatique de Documents) : C’est une des notions faisant partie intégrante de la numérisation et la gestion électronique des documents avec la RAD, l’OCR et l’ICR. La lecture Automatique de Documents est une technologie permettant la lecture et l’extraction automatique des informations textuelles que contiennent des documents structurés (RIB, chèques…) ou semi-structurés (factures…) lors de leur numérisation. La LAD est également capable de faciliter la recherche du document numérisé en y associant des métadonnées.
Lot : On entend par lot de numérisation un ensemble de feuilles soumises à la numérisation au sein d’une même opération unitaire.
Mètre linéaire : C’est une unité de mesure représentée par des documents rangés côte à côte de manière horizontale sur un mètre de rayonnage.
Mise à disposition prioritaire : C’est une procédure permettant au personnel d’une entreprise d’accéder et de consulter à tout moment des documents en cours de traitement au sein d’un atelier de numérisation.
Norme : C’est un ensemble de caractéristiques techniques et de procédés à respecter lors de la réalisation d’une action ou de la production d’un produit. Les normes sont élaborées et éditées par l’AFNOR en France, et par l’ISO à l’internationale afin de coordonner les différentes normes nationales.
Numérisation : C’est une action qui consiste à convertir des documents physiques en fichiers numériques lisibles par un ordinateur ou autre support numérique.
Pour en savoir plus : Qu'est-ce que la numérisation de documents ?
OCR (Optical Recognition Character) : Reconnaissance Optique de Caractères en français. C’est une technique permettant à un système informatique de traduire puis d’extraire, de manière automatique, du texte dactylographié, imprimé ou manuscrit, ou encore la partie textuelle d’une image d’un document scanné, et l’éditer sous forme de phrases dans un logiciel de traitement de texte. La technique d’OCR s’appuie sur un procédé optique.
Page : Le terme de page désigne un côté d’une feuille qui contient des informations. Une page représente le recto ou le verso d’une feuille.
PDF : Portable Document Format, est un format de document numérique pouvant contenir texte, dessins, images en noir et blanc, en couleur ou en 3D, photos… Il permet la conservation des caractéristiques du document et sa lecture par tous les ordinateurs et smartphones.
PDF/A : C’est une version du PDF appartenant à la famille des normes ISO, utilisée pour l’archivage et la conservation des documents numériques sur le long terme
Plan d’archivage : C’est une trace écrite détaillant la préparation et le processus suivi lors de l’archivage des documents jusqu’à la restitution. On retrouve dans un plan d’archivage des informations telles que le calendrier, les responsabilités de durée de conservation, le format de restitution, la procédure suivie en cas de destruction des archives papiers, les acteurs et leur rôle dans l’organisation…
Plan de classement : C’est une représentation structurée, sous forme de tableau ou de liste, de l’ensemble des documents d’archives, et qui va permettre de faciliter leur classement une fois numérisé. Ce plan est réalisé en adéquation avec les besoins du client.
Processus normatifs : Processus respectant les normes en vigueur.
QR code (Quick Response Code) : C’est un code-barre contenant deux dimensions, composé de plusieurs modules noirs apparents au sein d’un carré blanc. Le QR Code peut être décodé rapidement via un lecteur de code-barres, un smartphone… et permet l’accès direct à une information (vidéos, images…) généralement sur une page web. Selon le nombre de modules noirs et leurs emplacements, l’information ne sera pas la même.
RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) : C’est une technologie qui va, lors de la numérisation d’un document, être capable d’en reconnaitre son type (facture, devis etc…) grâce à un logo, à une référence produit ou autres critères distinctifs. Ce déchiffrage va ensuite permettre de classer les documents efficacement.
Registre : C’est un cahier dans lequel est noté des informations, des étapes, des données ou autres dont on souhaite se souvenir, ou qui nécessite une preuve écrite. Exemple : le registre de l’état civil.
RGPD: C’est le Règlement Général pour la Protection des Données. C’est une directive européenne publiée en 2016 relative au traitement des données à caractères personnel et à leur libre circulation. Elle est entrée en application dans les états membres le 25 mai 2018.
RGS (Référentiel Général de Sécurité): C’est le cadre règlementaire prévu dans l’ordonnance n°2005-1516 du 08 décembre 2005, visant à instaurer et renforcer la confiance des usagers dans les services électroniques mis à disposition par les autorités administratives, et donc dans leurs échanges.
SAE (Système d’Archivage Electronique) : C’est un système de gestion de contenu qui va permettre de recevoir, stocker, communiquer et restituer des documents numériques dans le temps, tout en préservant et garantissant leur intégrité, pérennité, sécurité et une traçabilité tout au long de leur cycle de vie.
Scanner : Appareil électronique utilisé afin de numériser et transférer des documents papiers en documents numériques.
Séparateur : C’est une feuille spécifique utilisée par la chaîne de numérisation pour séparer un ensemble de pages en plusieurs documents.
Transformation digitale : Ce terme est employé, dans le cadre des organisations, lorsqu’une entreprise décide d’intégrer les nouvelles technologies au cœur de l’ensemble de ses activités, afin de simplifier le travail des employés et surtout, améliorer sa productivité.
Vignetage : C’est un contrôle visuel permettant de s’assurer de la netteté, du cadrage ainsi que de la visibilité d’une image numérique.