Tout savoir sur la numérisation de documents, en moins de 5 minutes

Comment mettre en place une numérisation de documents ?

La numérisation des documents apporte de nombreux avantages. Si vous souhaitez en profiter, voici comme mettre en place une numérisation de documents

 

Mettez en place la numérisation de documents dans votre entreprise

 

Si vous souhaitez bénéficier pleinement de tous les avantages offerts par la numérisation de documents, vous devez correctement la mettre en place. Vous devrez d'abord définir vos objectifs et identifier les documents concernés. Vous devrez ensuite opter pour les bonnes solutions de numérisation. Enfin, l'archivage de vos documents électroniques exigera toute votre attention.

 

Comment fonctionne la numérisation ?

 

La numérisation des documents ne doit pas être confondue avec la dématérialisation. Dans le cadre de la dématérialisation, les documents sont nativement produits au format numérique. La numérisation consiste à créer une copie numérique d'un document papier. On utilisera pour cela un scanner ou tout autre outil permettant de transformer un document analogique en données. La numérisation, c'est donc le processus par lequel le contenu documentaire est transformé en fichier électronique. Les documents numériques ainsi obtenus peuvent facilement être manipulés, partagés et archivés.

 

Les différentes étapes d'un projet de numérisation de documents

 

Pour mettre en place cette numérisation, plusieurs étapes doivent être suivies. Procéder aveuglément à la numérisation des documents peut vous faire perdre de l'argent et compliquer vos processus métier.

 

1. Établir des objectifs et délimiter le périmètre du projet

Les entreprises qui se lancent à l'aveugle dans un projet de numérisation de documents perdent du temps et de l'argent. En effet, selon vos objectifs, vous n'investirez pas les mêmes moyens et n'impliquerez pas les mêmes secteurs de votre entreprise. Prenez le temps de vous demander ce que vous souhaitez que la numérisation apporte à votre activité avant de vous lancer.

 

2. Inventaires des documents à numériser et des processus/services concernés

Une fois ces objectifs en tête, vous pourrez cibler les documents concernés par la numérisation. Les documents obsolètes ou à faible durée de vie ne nécessitent pas forcément d'être numérisés. Les services qui fonctionnent de manière fluide avec les documents papier peuvent également conserver leur fonctionnement. Effectuez un audit complet et sélectionnez uniquement les documents qu'il est utile de numériser.

 

3. Numérisation des documents

Une fois chaque document identifié, vous pourrez passer à la numérisation à proprement dite. Vous pouvez scanner vous-mêmes vos documents si vous possédez le temps et les outils adéquats. Vous pouvez également confier la numérisation de vos documents à un prestataire spécialisé dans la création de document numérique comme notre atelier de numérisation, le Scan Center. Ces services peuvent récupérer vos documents et les scanner avec leurs propres matériels techniques.

 

4. Archivage et gestion des documents numériques

L'archivage et la gestion des documents numériques sont essentiels pour en assurer le traitement et la sécurité. Vos fichiers doivent être correctement organisés, disponibles en quelques clics et déposés dans un système de stockage pérenne. Si vous ne possédez pas de système de stockage interne, rapprochez-vous d'une solution de GED. Une solution de gestion électronique des documents vous apportera une sécurité maximale pour l'archivage de vos données. Un logiciel de GED vous proposera également de nombreux outils pour faciliter la gestion de votre flux documentaire.

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