Numérisation entreprises

Nombreuses sont les organisations qui, aujourd’hui, voudraient améliorer la flexibilité et la productivité de leur activité en optant vers le cap du numérique. L’environnement papier continue d’envahir leur espace foncier, sa gestion entraine des surcoûts de stockage, de gestion, de recherche, de partage, dont elles voudraient, et pourraient se passer. Pour autant, dématérialiser l’ensemble de son patrimoine papier n’est vraisemblablement pas la solution la plus économique, voire  la plus accessible pour la plupart.

Conscient de ces besoins et contraintes, Scan Center est en mesure de proposer des solutions rationnelles et en adéquation avec les capacités de votre organisation, sans pour cela s’engager sur des projets de masse utopiques, en raison de leurs processus complexes, longs, et surtout de leurs coûts élevés

Ces documents peuvent être ensuite stockés dans notre solution de gestion documentaire en mode Saas, Zeendoc.

Cette alternative permet la consultation et l'exploitation de vos archives à tout moment, en tout lieu depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone.

10 ans à partir de la clôture de l'exercice :

• Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d'inventaire, etc.
• Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc

Des documents RH

• 5 ans : Bulletin de paie, Registre unique du personnel, Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite.
• 3 ans : Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires, Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait
• 1 an : Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation

Des documents civils et commerciaux

• 30 ans : Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers
• 10 ans (à partir de la livraison ou de la prestation) : Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)
• 5 ans : Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...), Contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale, correspondance commerciale, Document de transport de marchandises, Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) - 5 ans à partir de la fin de la protection, Dossier d'un avocat (5 ans à partir de la fin du mandat)

Des documents fiscaux

• 6 ans : Impôt sur le revenu et sur les sociétés , Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...), Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel, Impôts sur les sociétés pour l'EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d'exercice libéral), Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public), Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE.

Documents sociaux (société commerciale)

• 10 ans (à partir de la clôture de l'exercice) : Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...)
• 5 ans : Statuts d'une société, d'un GIE ou d'une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts), Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée), Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration.
• 3 dernières années : Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d'administration. Rapport des commissaires aux comptes.

Délais de conservation de vos documents