Numérisation des factures papier

La numérisation des factures papier concerne désormais toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. La réglementation prévoit qu’à partir du 1^er juillet 2024, tous les professionnels devront accepter les factures électroniques, et émettre progressivement leurs propres documents sous format électronique entre 2024 et 2026. En tant que directeur ou responsable de service, votre activité connaît peut-être une période de transition digitale. Dans ce cas, plusieurs questions peuvent se poser : quelles sont les conditions à respecter pour obtenir des documents numériques recevables sur le plan légal et réglementaire ? Quels sont les avantages réels de la dématérialisation ? Toutes ces questions reçoivent une réponse dans le développement ci-dessous.

Qu’est-ce que la numérisation des factures ?

Concrètement, la numérisation des factures consiste à scanner un document de nature comptable, de manière à obtenir une version informatique. Cette opération, lorsqu’elle est réalisée en interne par vos équipes, peut s’avérer très chronophage et faire peser un poids réel sur votre productivité. Il en va de même pour la conservation des documents et données, qui font souvent l’objet d’une sauvegarde manuelle sur différents supports (disque dur interne, clé USB, etc…). Beaucoup de professionnels s’arrêtent encore à cette étape, pensant avoir mis à l’abri leurs archives. Dans les cas les plus sérieux (fréquemment les TPE et PME), cette réflexion autour de la numérisation des documents n’a pas encore été entamée, et la gestion administrative papier demeure encore la norme.

La numérisation professionnelle, à l’inverse, implique la mise en place d’un processus beaucoup plus complexe, permettant de valoriser le travail de numérisation et de le rendre valide sur le plan réglementaire. Cette valorisation est rendue possible grâce notamment à une lecture optique des données numérisées, permettant ensuite l’archivage automatique et le classement selon un référentiel de mots-clés et de meta-données. Ainsi donc, la numérisation des factures n’est pas un simple gadget : elle doit permettre, à terme, de conserver vos documents d’entreprise dans des conditions optimales de sécurité tout en vous permettant d’y accéder rapidement et de vous conformer à la législation. Des fonctions collaboratives et participatives peuvent également être implémentées, par l’entremise d’un logiciel de gestion de type GED.

La numérisation renvoie au processus technique permettant de transformer un document papier en document numérique. Cette notion s’oppose ainsi à la productive « native » de documents numériques, logique d’ores et déjà adoptée par bon nombre de structures travaillant notamment avec le secteur public. Beaucoup d’entreprises disposent encore, à l’heure actuelle, d’archives papier sans se douter qu’un document numérique dispose d’une valeur équivalente aux yeux de la loi depuis de nombreuses années (notons à ce titre que l’écrit électronique est reconnu par le droit européen depuis 1999, et par le droit français depuis le 13 mars 2000).

En comparaison, la dématérialisation est ce principe presque philosophique qui conduit à la transformation digitale d’une entreprise et de son activité. Ainsi donc, la dématérialisation inclut souvent la numérisation, mais peut aussi exclure tout lien avec un support analogique, au profit d’un traitement systématiquement « informatique » des données.

Beaucoup d’entreprises se contentent de « numériser » leurs documents sans en passer par une réflexion stratégique autour de la mutation de leur activité. Pourtant, la numérisation, lorsqu’elle est prise en charge par un prestataire externe spécialisé, donne la possibilité d’éviter certains écueils et problèmes susceptibles d’arriver plus tard (comme la perte de données ou la non-conformité de vos documents numérisés, par exemple).

La réglementation de conservation des factures papier

La législation en matière de conservation des documents d’entreprise est diverse. Plusieurs textes se superposent, de telle sorte qu’il peut être difficile de s’y retrouver. D’un côté, le code du commerce impose aux entreprises de conserver tous les documents comptables durant une période de 10 ans, à compter de la date de la dernière opération comptable. Cette obligation concerne également les livres, les registres comptables ainsi que toutes les pièces justificatives.

De l’autre, on retrouve la législation fiscale qui prévoit une durée de conservation des factures d’achat et de vente égale à 6 ans, à partir de la date de leur établissement ou de la dernière opération comptable indiquée sur les livres de l’entreprise :

Pour plus d’informations à ce sujet, on renverra à l’arrêté du 22 mars 2017 entré en application à partir du 30 mars de la même année, et qui précise les modalités de numérisation :

• La reproduction du support papier vers un support informatique doit se faire dans des conditions garantissant une reproduction à l’identique.

• L’archivage des documents numériques obtenus doit pouvoir se faire selon une organisation prédéfinie, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures, et ce, durant toute la période de conservation. Le choix d'un logiciel de gestion des factures entrantes et sortantes devra être idéalement fait.

• L’intégrité des fichiers issus de la numérisation doit être assurée par une conservation sous un format PDF (Portable Document Format), ou sous un format de type PDF A/3 (ISO 19005-3).

Jusqu’au 30 juin 2018, l’administration fiscale faisait preuve d’une certaine tolérance à l’égard du « double électronique », une pratique couramment répandue dans les entreprises. Cela consistait à créer une facture de vente sous format électronique dans des conditions spécifiques, puis à en éditer une version papier envoyée au client. Cette version pouvait ensuite faire l’objet d’une conservation sous format dématérialisé. Actuellement, cette procédure n’est plus autorisée.

La conservation des factures soumise à des conditions

La doctrine fiscale autorise donc, depuis le 30 mars 2017, la numérisation des factures dans l’entreprise et, par extension, toutes les factures antérieures à cette disposition. Il existe cependant plusieurs conditions à remplir pour réussir cette opération et obtenir une reproduction à l’identique. Ces conditions font l’objet d’un développement dans le Livre des Procédures Fiscales (voir les dispositions contenues dans l’article A 102-B) :

• La numérisation des factures ne doit pas donner lieu à l’utilisation d’un outil ou d’un quelconque dispositif de traitement de l’image. Toutefois, l’administration peut se montrer tolérante envers un document ne respectant pas le code couleur, uniquement si ces couleurs ne sont pas porteuses de sens (comme par exemple dans le cadre de la reproduction d’un logo).

• Si la numérisation donne lieu à une compression informatique, celle-ci ne doit pas occasionner de perte.

• L’horodatage des fichiers est obligatoire, et doit se faire idéalement par le biais d’une source d’horodatage interne. Ceci afin de dater les différentes opérations réalisées, et d’apposer une date fiable sur le document dans le but d'en garantir l’intégrité.

• Le fichier numérisé doit être conservé au format PDF ou PDF A/2, répondant à la norme ISO 19005-3. Ce faisant, un dispositif de sécurité minimum doit être attaché au document (avec apposition d’une empreinte numérique, d’une signature électronique ou d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au référentiel général de sécurité niveau une étoile).

Vous comprenez mieux désormais l’importance prise par la numérisation dans la politique de dématérialisation de l’entreprise. Cette nouvelle manière d’appréhender le rapport au document et à son traitement ne présente que des avantages à l’heure actuelle :

Une amélioration de votre productivité

La numérisation des factures a un impact décisif sur votre productivité, en vous libérant du temps pour d’autres tâches à forte valeur ajoutée. A titre d’exemple, sachez que le coût d’une facture électronique représente moins d’un euro dans la plupart des cas. Avec une facture papier, ce coût s’élève à un peu plus de 10 euros en moyenne et jusqu’à 17 euros dans certains cas ! Imaginez donc le nombre de tâches associées au traitement de ces documents papier, et le temps perdu que vous pourriez consacrer à d’autres ouvrages.

Une alternative fiable contre la fraude fiscale

La fraude à la TVA est une difficulté que l’administration fiscale cherche à éradiquer, notamment grâce à la digitalisation des processus en entreprise. Rien que pour l’année 2019, l’Union Européenne déclare avoir perdu près de 134 milliards d’euros sur les recettes liées à la TVA – une somme qui représente près de 4 000 euros par seconde, selon un rapport émis par la Commission européenne. En France, sur l’année 2021, ce sont près de 13,4 milliards d’euros qui auront fait l’objet d’une notification auprès des particuliers comme des entreprises. On comprend donc mieux l’intérêt de la numérisation, dans une optique de transparence totale.

Cette politique de lutte contre la fraude permet ainsi aux pouvoirs publics de générer des actions de e-reporting, grâce à la transmission des données de facturation. En jouant le jeu de la numérisation, vous permettez également à l’administration fiscale de piloter plus précisément les actions gouvernementales, en matière de contrôle et de politique et économique et fiscale.

Vous savez maintenant que la numérisation de vos documents comptables ne doit pas être prise à la légère, et peut représenter une extraordinaire opportunité de développement pour votre service, ainsi que pour votre entreprise. C’est pourquoi il est impératif de confier votre stratégie de numérisation à un prestataire externe, spécialisé dans la mise en place de stratégies digitale. Vous disposerez à chaque instant des conseils précieux et de l’accompagnement d’un référent avec lequel vous pourrez commencer à construire véritablement votre projet de dématérialisation en toute sérénité. Voici quelles sont les principales étapes rencontrées lors de la conduite du projet :

• Prise de contact avec un chef de projet : vous élaborez conjointement un cahier des charges qui rassemblera les étapes à la fois fonctionnelles et techniques, ainsi qu’un calendrier d’exécution.

• Retrait, transport et traitement de vos archives sur un site externalisé : en accord avec vous, vos archives documentaires et documents légaux sont pris en charge par une équipe dédiée jusqu’au centre de numérisation. Cette prestation peut également s’exécuter en partie dans les murs de votre entreprise, à votre demande, et pour des raisons de confidentialité.

• Numérisation et indexation : vos documents sont analysés par des outils informatiques, quelle que soit leur typologie (format A3, A4, grand format et plan d’architecte). Un classement est ensuite exécuté selon les besoins que vous aurez édicté au préalable.

• Mise à disposition et restitution : vos documents sont ensuite mis à votre disposition via le support de votre choix – idéalement, une solution informatique de type GED. Puis, vos archives papier peuvent transiter jusqu’à votre centre d’archivage, ou être détruites selon les normes et obligations en vigueur.

Vous disposez désormais d’une perspective plus large concernant vos droits et vos devoirs en matière de conservation de vos documents papier. Pour vous éviter d’avoir à réagir dans l’urgence et ne pas attendre les prochaines échéances réglementaires, confiez dès maintenant l’ensemble de vos documents comptables à un prestataire de confiance. Celui-ci sera en mesure de vous indiquer comment numériser au mieux vos factures, dans le respect de la réglementation. La numérisation des factures n'est plus une option, mais une nécessité. Avec l'entrée en vigueur de la loi de finances pour 2020, toutes les entreprises en France doivent passer à la facturation électronique d'ici 2024. La numérisation des factures est donc une étape cruciale pour se conformer à cette nouvelle réglementation.

La numérisation des factures est la première étape vers la conformité à la facturation électronique en 2024. En numérisant vos factures avec Scan Center, vous pouvez non seulement vous préparer à la nouvelle réglementation, mais aussi améliorer l'efficacité de votre gestion des factures, réduire les coûts et faciliter l'accès et la recherche de vos factures. Commencez dès maintenant à numériser vos factures pour une transition en douceur vers la facturation électronique.