La numérisation des documents en entreprise n’est pas uniquement une question technique, mais aussi philosophique. En effet, de plus en plus d’organisations souhaitent mettre en place une logique de dématérialisation de leurs contenus documentaires, ceci afin de répondre à des impératifs environnementaux et réglementaires. Que vous soyez directeur ou responsable de services RH, vous connaissez et comprenez l’importance d’une telle démarche, dans un but productif. Nous allons découvrir ci-dessous pourquoi numériser sur Marseille peut s’avérer essentiel à la pérennisation de votre activité sur le long terme.
Qu’est-ce que la numérisation et quels sont ses avantages ?
La numérisation de vos archives documentaires est tout simplement un moyen sûr, rapide et efficace de gagner en productivité. Contrairement à la gestion traditionnelle des archives papier, une politique systématique de dématérialisation de vos contenus vous permet d’optimiser le traitement de vos données, et améliore grandement vos rapports avec vos collaborateurs et salariés.
La numérisation, au cœur d’une politique de réduction des coûts
Vous l’aurez compris : la numérisation est l’acte de transformer un document papier en un document numérique, exploitable par la suite par le biais d’une solution informatique sécurisée. Vous obtenez ainsi une reproduction « fidèle », c’est-à-dire recevable auprès d’un certain nombre d’organismes. Mais cela peut aller beaucoup plus loin ! Car les documents, une fois numérisés, peuvent être stockés et classés dans une solution de gestion documentaire de type GED : ainsi, en quelques clics seulement, vous retrouvez vos documents archivés selon une méthode prédéfinie, répertoriés à l’intérieur d’un coffre-fort virtuel. Pour en savoir plus à ce sujet, n’hésitez pas à en parler à votre prestataire au moment de numériser sur Marseille.
Les avantages de la numérisation en quelques mots
Le premier avantage de la numérisation documentaire réside dans la réduction significative des coûts et charges administratives diverses (achat de papier et consommables, affranchissement et envois postaux, etc…). Vous réalisez ainsi dans le même temps un véritable geste pour l’environnement ! Ensuite, la numérisation permet de valoriser votre patrimoine documentaire, en permettant de retrouver très rapidement des informations par le jeu des métadonnées (date, numéro de fichier, numéro de client, attributs divers, etc…).
Numériser ses documents à marseille
Des bénéfices concrets et mesurables
Réduire les coûts de stockage, d'impression
Pérenniser et sécuriser les documents
Optimiser les délais de classement et de recherche
Partager l'information
Quelle entreprise contacter, et sur quelles bases ?
Pour obtenir des documents propres, lisibles et recevables auprès des diverses institutions ou organismes, vous avez besoin de l’accompagnement et de l’assistance d’une société spécialisée. Cette société doit pouvoir mettre à votre disposition un certain nombre de compétences essentielles à la pérennisation numérique de votre activité.
Une implantation commerciale en France métropolitaine
Le choix de confier la dématérialisation de votre patrimoine documentaire à un prestataire externe doit pouvoir se faire en totale confiance, et dans une totale transparence. Scan Center, dont le siège social est basé à Ajaccio, intervient désormais en France métropolitaine. L’objectif étant de « couvrir les besoins des organisations de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur ».
Des équipements à la pointe de la technologie
La numérisation de vos archives documentaires suppose la mise en œuvre de moyens techniques particuliers. En effet, selon votre domaine d’activité, vous pouvez avoir à gérer des formats spécifiques : du format A4 (le plus classique), jusqu’aux documents « grand format » (plans d’architecte, organigrammes, etc…). Les équipes de Scan Center disposent des outils nécessaires à la lecture de l’ensemble de vos documents particuliers, vous garantissant ainsi un format de numérisation adéquat.
Une adaptabilité systématique à vos process
La numérisation documentaire suppose une amélioration de votre activité quotidienne, de vos habitudes de travail et de vos process. C’est pourquoi il est impératif de réfléchir en amont à la meilleure stratégie, de manière à ne pas perturber la bonne marche de votre organisation. Un prestataire tel que Scan Center vous proposera dès lors de numériser vos archives dans les murs de votre entreprise (de manière à ce que vous puissiez accéder à tout moment à vos documents les plus sensibles), ou externaliser l’ensemble du processus dans un centre spécialisé.
Un prestataire externe spécialisé dans la numérisation documentaire doit être en mesure d’intervenir sur bon nombre de problématiques rencontrées par les entreprises. Ces problématiques couvrent bien entendu un aspect organisationnel important (optimisation de l’espace, gestion informatique améliorée, etc…). Mais il peut également arriver que certaines organisations soient confrontées à des questions de sécurité et de confidentialité.
Dans ce cas précis, votre prestataire peut vous proposer la mise en place d’un système de gestion informatique pour garantir la traçabilité et l’archivage électronique de vos documents numérisés. Pensez à cette dimension particulière de l’archivage documentaire, au moment de numériser à Marseille avec votre interlocuteur privilégié !