Tout savoir sur la numérisation de documents, en moins de 5 minutes

À quoi sert la numérisation de documents ?

La numérisation des documents est plébiscitée tant par les entreprises que par l'État français. Découvrez ce qui la rend si attractive.

 

Quelle est l’utilité de la numérisation de documents ?

La numérisation se présente de plus en plus comme la nouvelle norme dans les entreprises. Numériser un document papier apporte en effet de nombreux bénéfices. Le document numérique permet de gagner en productivité et en espace. La dématérialisation permet également un archivage plus sécurisé. Les documents numériques sont en effet meilleurs pour l'environnement.

 

Quels sont les avantages de la numérisation ?

Scanner les documents papier pour créer des copies numériques est au cœur des préoccupations des entreprises. Et pour cause : les bénéfices de la numérisation sont aussi nombreux qu'intéressants. À terme, le document papier devrait peu à peu disparaître.

 

Une gestion des documents facilitée

Le premier avantage considérable des documents numériques par rapport aux documents papier est leur gestion et leur traitement. Contrairement au document au format analogique, le document numérique peut être classé, validé ou annoté en quelques clics. Grâce à un archivage systématisé et précis, les processus sont accélérés, et la recherche simplifiée. C'est la productivité globale d'une entreprise qui s'en trouve améliorée.

 

Un archivage de document parfaitement sécurisé

En plus de proposer une gestion optimisée des documents, l'archivage électronique offre un excellent niveau de sécurité et de traçabilité. Les informations sont contenues dans des archives inviolables et inaltérables. En comparaison, le document papier est très vulnérable. Ces documents peuvent être volés, perdus, abîmés, etc. Une fois un système d'archivage électronique fiable mis en place, vos documents sont en sécurité. Ils resteront en place pendant de nombreuses années et seront disponibles à tout moment quand vous en aurez besoin.

 

Des documents partagés en quelques clics

Partager un document papier peut parfois prendre plusieurs jours, avec les frais de traitement que cela induit. La numérisation permet d'échanger en quelques secondes une copie d'un document. Les données peuvent également être mises à disposition de tous les collaborateurs ayant un droit d’accès au document. En toute autonomie, ils peuvent avoir accès aux informations dont ils ont besoin pour avancer dans leur projet. Plusieurs collaborateurs peuvent également travailler simultanément sur un même document. La numérisation des documents permet de gagner significativement en productivité.

 

La numérisation des documents permet de préserver l'environnement

Les entreprises produisent chaque année des millions de documents papier. La facture écologique de cette production de documents est catastrophique. Scanner et numériser les documents permet d'éviter d'avoir recours à une imprimante à chaque fois qu'une copie doit être générée. À ce titre, la numérisation permet une forte économie de papier et, par extension, de préserver la planète.

 

Qui est concerné par la numérisation ?

Les nombreux bénéfices apportés par la transition numérique concernent la plupart des entreprises. Documents techniques, documents clients, gestion des ressources humaines, communication, logistique et comptabilité : tous ces domaines trouvent des nombreux intérêts à la numérisation. Quelle que soit l'activité de votre entreprise, scanner et numériser vos documents vous permettra de faciliter considérablement vos processus. Il n'y a donc aucune raison d'attendre avant d'adopter le virage de la dématérialisation.

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