Qu'est-ce que la numérisation des archives ?
La numérisation est un processus qui consiste à rendre numériques des processus analogiques ou des documents papier. La numérisation des archives est le premier pas pour une entreprise dans une optique d’optimisation documentaire. Cet objectif est souvent nommé comme la dématérialisation ou la transformation digitale d’une entreprise.
Dans un cadre administratif, la numérisation des archives est une conversion des documents physiques en fichiers informatiques. La plupart du temps ces fichiers sont convertis en format PDF.
La numérisation des archives doit être pertinente et bien délimitée dans le cadre de l’entreprise. Afin d'assurer un retour sur investissement, elle doit avoir fait, au préalable, l’objet d’une véritable réflexion sur les besoins et les habitudes des utilisateurs afin d’éliminer les tâches rébarbatives.
POURQUOI Numériser ses ARCHIVES ?
L’évolution des demandes de vos clients et de vos fournisseurs, la compétitivité accrue et constante dans votre domaine d’activité ainsi qu’un nombre considérable de tâches à faible valeur ajoutée constituent au quotidien un véritable défi pour votre entreprise.
De plus, les archives administratives, dans tous les secteurs professionnels, nécessitent une attention particulière et une gestion documentaire chronophages. Cette gestion documentaire peut nécessiter plusieurs personnes et représente donc de véritables coûts.
La numérisation des documents administratifs répond à deux besoins fondamentaux d’une entreprise :
- L’optimisation de la gestion documentaire ;
- La sécurisation des documents.
Sécuriser et valoriser ses informations, c’est évaluer son existant documentaire. La numérisation des archives est une étape indispensable pour les entreprises ou collectivités qui veulent donner une plus-value à leurs documents, en permettant la diffusion et la valorisation de l’information papier.
Une fois les documents numérisés et classés, l’ensemble des informations sera facilement accessible. Les documents et leur contenu reprennent ainsi vie au sein de l’entreprise et offrent une base de connaissance et de partage qui va activement contribuer à l’efficacité de l’entreprise.
Scan Center dispose d’une chaine de dématérialisation adaptée à tout type de documents papier. Chaque projet de numérisation conduit à l’organisation de différentes étapes techniques et fonctionnelles, tout en respectant les processus normatifs.
Dématérialiser ses archives
Des bénéfices concrets et mesurables
Réduire les coûts de stockage, d'impression
Pérenniser et sécuriser les documents
Optimiser les délais de classement et de recherche
Partager l'information
Un accès direct à vos documents numérisé
Une fois le document numérisé et de préférence stocké dans une solution de Gestion électronique de documents (GED), la numérisation de documents permet de faciliter les échanges d’informations entre les collaborateurs. Ils ont accès aux informations qui leur sont nécessaires En tout lieu et à toute heure, quel que soit le support utilisé (ordinateur, tablette, smartphone). Vous et vos collaborateurs n’aurez plus à attendre pour recevoir ou rechercher une information.
Un partage de documents simplifié
La réactivité est le nerf de la guerre pour toute entreprise. Le partage de documents numérisés est plus efficient qu’une recherche manuelle des documents pour les envoyer par courrier, par fax ou encore de les remettre en main propre. La numérisation des archives permet de rationaliser le partage de documents, ce qui apporte une productivité et une efficacité à l’ensemble des collaborateurs. La possibilité d’avoir accès et de pouvoir partager un document en quelques clics selon les autorisations améliore le travail d’équipe.
La dématérialisation des archives facilite votre gestion documentaire
Avec la numérisation des archives, vous récupérerez les différentes informations ou métadonnées. Cela vous permettra à vous et vos collaborateurs de retrouver plus facilement et plus rapidement les informations peu importe votre méthode de classement ou de recherche. Vous serez à même de fournir rapidement, en interne comme en externe, les données nécessaires.
L'ensemble des collaborateurs n'auront plus à perdre un temps considérable dans des tâches de gestion documentaire physique, chronophage et à faible valeur ajoutée.
De plus, la numérisation des archives et le dépôt dans un espace centralisé et sécurisé permet d'y accéder plus simplement. Vous pourrez dire adieu aux recherches dans différents bureaux, classeurs. Dorénavant, vous aurez accès à toute la documentation administrative de votre entreprise sur un seul et unique logiciel de GED
La numérisation des archives, un geste écoresponsable
En plus de la préservation de votre patrimoine documentaire, la numérisation des archives documentaire vous permet de faire un geste pour l’environnement. En numérisant vos archives et en dématérialisant vos processus documentaires, vous diminuerez fortement votre consommation de feuilles, de cartouches d'encre... Vous aurez donc un impact carbone considérablement réduit. En plus d’un impact écologique positif, cette action vous permettra également d’effectuer des économies et de gagner du temps.
Scanner vos archives pour faire des économies
Il est estimé qu’un salarié passe en moyenne 7 h 30 par semaine à la recherche d’un document ou d’une information (source : Association Information & management). La gestion documentaire physique a donc un coût considérable sur vos ressources.
La numérisation des documents permet de retrouver en quelques clics les informations recherchées et ainsi s’affranchir du temps perdu passé à les rechercher dans différents classeurs. La numérisation et la dématérialisation des processus vous offre l’opportunité de récupérer l’espace autrefois dédié au stockage des documents physiques, qui peut-être une ou plusieurs pièces, ou encore un entrepôt. Elle permettra aussi aux salariés de se concentrer aux tâches à plus forte valeur ajoutée. En plus des économies de coût de gestion documentaire, la numérisation des documents et la dématérialisation des processus administratifs vous permettra de passer au zéro papier. Vous pourrez donc considérablement diminuer votre parc d’imprimante afin de diminuer le papier gaspiller ainsi que l’encre.
Le déroulement d’une prestation de numérisation des archives
La numérisation des archives est un processus qui se doit d’être préparé, réfléchi et structuré. Selon la nature des documents à traiter, vos objectifs, vos contraintes ou encore votre organisation, la démarche ne sera pas la même. Notre équipe d’experts saura vous orienter vers la démarche la mieux adaptée à vos besoins dans la gestion et la numérisation de votre fonds documentaire. Pour cela, un audit est effectué au préalable, permettant d’optimiser votre archivage et de définir la meilleure stratégie documentaire globale.
Ensuite, nous assurons une prestation complète :
- Prise en charge de vos archives, réalisation de l’inventaire ;
- Enlèvement et transport des archives :
- Le transport des archives vers notre centre de dématérialisation pourra être effectué par le choix du transporteur et à la charge du client ;
- Dans le cas contraire, nous sommes en mesure d’assurer l’enlèvement et la restitution de vos archives sur site.
- Préparations des documents et numérisation personnalisée ;
- Extractions, saisies, traitement des données nécessaires (Index, références etc.) selon le mode de classement requis ;
- Contrôles qualité : mise en place d’une structure de vérification et de contrôle tout au long de la chaîne de production ;
- Mise à disposition des fichiers numériques dans un outil dédié sécurisé et simple à utiliser, ou sur un autre support de votre choix ;
- Restitution de vos documents papiers.
Notre chaine de numérisation est établie en conformité avec les normes en vigueur concernant les systèmes d’archivage. Concernant nos processus de capture documentaire, ils ont été validés par eFutura (Association professionnelle de l’information et du document numérique en France) comme garantissant la conformité avec ce cadre normatif. Ce cadre technique nous permet d’assurer l’intégrité, la fidélité ainsi que la pérennité des documents dématérialisés.
