La numérisation de document permet de gagner en productivité et réaliser des économies. Découvrez quels types de document vous pouvez numériser.
Quels documents sont concernés par la numérisation ?
Le document numérique s'impose peu à peu comme la nouvelle norme dans les entreprises. Vous souhaitez adopter le virage de la dématérialisation et vous demandez quels documents il est possible de numériser ? En réalité la plupart des documents peuvent être numérisés. Voici les principaux types de documents numériques.
Qu'est-ce que la numérisation des documents ?
La numérisation des documents consiste à créer une copie numérique d'un document papier, puis de procéder à son archivage. Cela peut se faire à l'aide d'un scanner ou de tout appareil possédant une reconnaissance optique de caractères. La numérisation ne doit pas être confondue avec la dématérialisation. Dans le cas de la dématérialisation, les documents sont produits nativement au format numérique. La numérisation a recours au document pour créer un document électronique. La numérisation de documents présente de nombreux avantages. La gestion documentaire est largement facilitée, les documents circulent en quelques clics. La productivité globale de l'entreprise s'en trouve améliorée. Numériser les documents permet également de créer des archives pérennes et sécurisées.
Les différents types de documents pouvant passer au format numérique
Votre entreprise souhaite numériser ses documents et vous vous demandez quel type de document peut bénéficier d'une copie numérique ? Sachez qu'à priori, tout document peut être numérisé. Cependant, certains types de documents présentent plus d'intérêt à être numérisés que d'autres. Voici les principaux types de documents concernés par la numérisation.
Numérisation des documents des ressources humaines
Les ressources humaines sont directement concernées par la numérisation des documents. Il s'agit pourtant d'un domaine de travail où le document papier est encore très présent. Le bulletin de salaire, notamment, est encore bien souvent émis au format papier sans être numérisé. Mais de nombreux autres documents circulent entre un employeur et ses salariés. Numériser ces documents permet d'assurer un archivage de qualité qui peut être utile en cas de litige. De plus, des outils d'analyse de document permettent de vérifier automatiquement la conformité des documents transmis. Les ressources humaines ont donc tout intérêt à adopter les formats électroniques dans leur processus métier.
Numérisation des documents comptables
Convertir un document papier en image numérique est particulièrement utile pour les services comptables. Les archives des documents comptables doivent pouvoir être consultées à tout moment en cas d'inspection ou de litige. La recherche du bon document papier est un travail fastidieux et souvent long. Un projet de numérisation permettra de créer un archivage numérique optimisé. En quelques clics, n'importe quel document comptable peut être retrouvé. Bilans, factures, livres comptables : la gestion électronique des documents permet de gagner significativement en productivité.
Numérisation des collectivités et mairies
Depuis 2017, les institutions publiques ont l'obligation d'émettre leurs factures au format numérique. Cela traduit la volonté de l'État d'imposer le passage au format électronique. Les collectivités et les mairies ont donc tout intérêt à préparer le virage numérique. Créer des images numériques leur permettra de s'adapter sans efforts aux réglementations futures.
Numérisation des arrêtés et délibérations
De la même manière, les arrêtés et les délibérations seront tôt ou tard concernés par le projet de dématérialisation du gouvernement. Numériser dès maintenant ces documents permet de se préparer au futur tout en profitant des avantages liés à la numérisation.
Numérisation du courrier entrant
L'archivage et le classement des courriers entrants peut-être un véritable casse-tête pour les entreprises. Numériser le courrier entrant permet d'assurer une traçabilité optimale des informations. L'information peut également circuler bien plus facilement. Enfin, la conservation des courriers numérisés est assurée pendant des années, ce qui n'est pas toujours le cas avec le courrier au format papier.
Numérisation de l’urbanisme
Depuis janvier 2020, tout document lié à l'urbanisme doit être publié dans un portail créé spécifiquement par l'État, le Géoportail de l'urbanisme (GPU). Pour obtenir la même valeur légale qu'un document papier, les documents d'urbanisme doivent néanmoins respecter les standards de numérisation imposés par le conseil national de l'information géographique (CNIG). La numérisation des documents d'urbanisme est donc non seulement possible, mais elle est désormais obligatoire.
Numérisation des dossiers clients et fournisseurs
La numérisation des dossiers clients et fournisseurs est probablement l'une des plus intéressantes pour les entreprises. Les documents liés aux dossiers des clients et des fournisseurs font régulièrement l'objet de pertes. En cas de contrôle ou de litige, cette perte peut avoir de lourdes conséquences. Grâce à la numérisation et à l'archivage électronique, les dossiers sont stockés en sécurité. Les informations peuvent être retrouvées en quelques clics. Ce temps économisé peut être utilisé pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. De plus, le client comme le fournisseur peuvent avoir accès à distance à leurs documents et suivre l'évolution de leur traitement. Pour toutes ces raisons, les dossiers clients et fournisseurs gagnent à être numérisés.