La numérisation des archives en entreprise ne présente que des avantages : cette politique permet non seulement de gagner en efficacité, mais contribue également à redéfinir une politique d’optimisation documentaire plus adaptée pour chaque structure. Un accompagnement par un prestataire externe s’avère bien souvent nécessaire, pour obtenir des documents conformes et répondant aux normes réglementaires les plus exigeantes. Si votre entreprise est basée dans le sud de la France, vous pourriez avoir recours aux services des équipes de Scan Center, le service de numérisation de SAGES Informatique. Découvrez toutes les explications pour numériser sur Nice en toute simplicité.
Pourquoi procéder à la numérisation de vos archives ?
Vous disposez actuellement d’archives au format papier, et vous ne savez pas comment effectuer votre transition digitale sans perturber le bon fonctionnement de votre activité ? Pour cela, il existe diverses solutions vous permettant de gagner en productivité et en efficacité. Tout d’abord, vous devez savoir que la numérisation de vos documents est plus que jamais une nécessité, et répond à une demande de plus en plus forte d’optimisation à tous les niveaux (que ce soit en matière d’impression, de stockage, d’affranchissement, de distribution mais aussi d’automatisation).
Conséquemment, la réglementation encourage désormais les entreprises à opter pour la dématérialisation documentaire. Ceci afin d’optimiser les rapports avec l’administration fiscale, et de limiter au maximum les situations frauduleuses. En d’autres termes, vous n’avez que des avantages à confier votre transition digitale à un prestataire externe, à proximité du lieu de votre activité. Numériser sur Nice n’a jamais paru aussi simple.
Optimiser votre organisation
L’optimisation de la gestion documentaire de l’organisation figure en bonne place parmi les besoins les plus urgents de l’entreprise : comment réussir à être plus efficace et productif au quotidien, tout en gérant une masse toujours plus importante de documents archivés ? La réponse à cette préoccupation est dans la numérisation et dans l’automatisation de vos processus métier : grâce à la numérisation, vous accédez plus rapidement aux informations essentielles, et vous apprenez dans le même temps à valoriser votre fonds documentaire au quotidien.
Protéger vos documents
La numérisation documentaire n’est pas seulement une histoire d’optimisation : c’est aussi et surtout un moyen de préserver dans la durée vos archives ainsi que vos documents originaux, en réalisant par exemple des copies numériques. De plus, grâce à cette politique et l'enjeu de la numérisation de documents, vous renforcez le caractère conforme de l’ensemble de vos documents, vis-à-vis de la réglementation.
Numériser ses documents
Des bénéfices concrets et mesurables
Réduire les coûts de stockage, d'impression
Pérenniser et sécuriser les documents
Optimiser les délais de classement et de recherche
Partager l'information
Quelles solutions pour la numérisation de vos documents ?
Numériser sur Nice suppose d’avoir recours aux compétences d’un prestataire externe, spécialisé dans la digitalisation des documents, comme notre atelier de numérisation, le Scan Center. Nous vous proposons ensuite, selon le niveau de confidentialité de vos dossiers, de procéder à la numérisation de vos archives sur place ou dans un centre à proximité du lieu de votre activité.
La numérisation « dans les murs »
Pour permettre la poursuite de votre activité dans les meilleures conditions possibles, une équipe détachée du Scan Center peut être mise à votre disposition et travailler en interne, « dans les murs » de votre entreprise. Numériser sur Nice et à l’intérieur de vos locaux permet ainsi de réduire drastiquement les opérations logistiques ainsi que le nombre d’intervenants chargés du transport et de la manutention.
Cette solution est toujours plus intéressante à tous les niveaux que si vous choisissiez de confier cette tâche à l’un de vos collaborateurs. Le coût de la prestation peut paraître couteux à première vue, mais l’expertise dont vous bénéficiez en échange est sans commune mesure. Les experts du groupe Scan Center mobilisent ainsi le matériel adéquat, permettant de préserver le caractère confidentiel de vos documents sans avoir besoin de les sortir de l’entreprise.
La numérisation dans un centre dédié
La plupart des entreprises confrontées à un important volume d’archives confient la responsabilité de la transition numérique de leur activité à un prestataire externe. Celui-ci se charge ensuite d’acheminer les documents vers un authentique centre de numérisation, à proximité du lieu de l’activité. Ce faisant, les documents sont scannés et traités grâce à des outils de capture spécifiques (Lecture automatique LAD, reconnaissance automatique RAD ou reconnaissance optique par technologie OCR).
À noter que notre procédure de numérisation s'appuie sur les exigences en vigueur. Les technologies utilisées par nos collaborateurs ainsi que notre procédure respectent les critères nécessaires à la mise en œuvre d'une chaîne de dématérialisation "fidèles" selon la norme NF Z42-026. Nous prenons également en charge la numérisation de tous documents, quels que soient leurs formats (A4/A3, livres et plans et grands formats...).