Votre entreprise souhaite passer au document numérique ? Voici tout ce que vous devez savoir sur la numérisation.
En quoi consiste la numérisation ?
À partir de 2024, progressivement, les entreprises seront contraintes de passer à la facture numérique. Concernant en premier lieu les Grandes entreprises en 2024, puis les ETI en 2025 et pour finir les PME et TPE en 2026. Cela traduit une volonté plus globale de l'État français d'imposer le document électronique comme la nouvelle norme. En effet, la numérisation propose de nombreux avantages, pour peu qu'elle soit mise en place correctement.
La numérisation : une étape de la digitalisation
La numérisation ne doit pas être confondue avec la digitalisation ou la dématérialisation. La digitalisation est un projet global visant à numériser l'ensemble des processus et des documents des entreprises. La digitalisation prévoit notamment la production de documents directement au format numérique. La numérisation consiste à créer, à partir d'un processus ou d'un document analogique, une copie électronique. L'étape de la numérisation est essentielle pour une transformation électronique globale. Les documents papier doivent en effet pouvoir avoir une copie numérique avant de passer à une solution totalement digitale.
Qu’est-ce qu’une entreprise peut numériser ?
La dématérialisation tend à numériser tout ce qui peut l'être dans une entreprise. Cela comprend un grand nombre d'éléments. Ceux-ci peuvent se diviser en deux catégories principales.
La numérisation des documents
Quand on parle de numérisation, on pense en priorité à la numérisation des documents. En effet, les entreprises produisent chaque jour des milliers de documents papier. Ces documents, en plus d'être polluant, engendre des coûts de production, de traitement et de gestion conséquents. Les documents numériques permettent de pallier ces problèmes. C'est pour cela que les entreprises sont de plus en plus nombreuses à numériser leurs documents papier.
La numérisation des procédures
La numérisation peut également concerner les processus d'une entreprise. La transformation numérique permet de créer une copie électronique d'un processus métier. Les ressources humaines et la gestion comptable sont les premières concernées par cette numérisation. Les processus sont plus rapides, plus fiables et peuvent souvent être autonomisés.
Pourquoi la numérisation est-elle intéressante pour les entreprises ?
Si la transformation numérique est plébiscitée par les entreprises et largement encouragée par l'État, c'est qu'elle propose de nombreux avantages. Le document numérique est moins cher à produire et permet d'économiser de l'espace dans les locaux d'une entreprise. La numérisation permet également une gestion fluide et instantanée des documents. L'archivage numérique propose quant à lui un niveau de sécurité optimal. Enfin, les documents numériques sont moins nocifs pour l'environnement que les documents papier. Toutes ces raisons font que la conversion au numérique a tout pour devenir la nouvelle norme.
Comment mettre en place la numérisation ?
Pour profiter de tous les avantages du document numérique, encore faut-il savoir mettre en place la numérisation. En suivant un certain nombre d'étapes, toute entreprise est néanmoins en mesure d'adopter les documents électroniques.
Première étape : définir son projet
Avant toute chose, toute entreprise souhaitant passer au document numérique doit avoir une vision claire de son projet. Avoir une ligne directive vous permettra de ne pas vous égarer et d'engendrer des dépenses inutiles. Quels sont les objectifs que votre entreprise cherche à atteindre en adoptant la numérisation ? Est-ce un gain de productivité, la création d'archives pérennes ou une gestion facilitée des flux documentaires ? Réunir ces informations au préalable facilitera la recherche d'une solution adaptée.
Deuxième étape : inventorier les documents et processus à numériser
La quantification des documents à numériser et l'identification de leur nature permettront également de délimiter ce projet. Un audit vous permettra de connaître précisément quels documents feront l'objet d'une numérisation. Tout document ne nécessite pas une copie numérique. Les documents obsolètes ou à durée de vie très courte ne doivent pas être concernés par la numérisation. Identifiez également les processus que vous pouvez numériser dans votre entreprise, et quels collaborateurs seront concernés.
Troisième étape : choisir de numériser seul ou de faire confiance à un service de numérisation
La numérisation des documents tout comme leur archivage est un projet ambitieux. Si votre entreprise produit de nombreux documents, scanner chaque document et procéder au classement et à la conservation des fichiers générés est un effort considérable. Si vous ne possédez pas la technologique nécessaire, il est plus simple de faire confiance à un prestataire externe. Ces experts en numérisation peuvent réceptionner vos documents, les numériser avec leurs propres appareils et vous livrer les données sous un format facilement exploitable.
Quatrième étape : archivage des données
La solution d'archivage que vous choisirez pour vos fichiers numérisés à une importance capitale. En effet, la conservation des données liée à vos documents est essentielle. Il s'agit d'ailleurs d'une obligation légale si vous souhaitez que votre copie numérique acquière le même statut qu'un document papier. Vous devez proposer un niveau de sécurité informatique assurant que vos données sont inviolables. Cette solution d'archivage doit être pérenne et garantir que les documents seront conservés pendant de nombreuses années sans être altérés. Les prestataires spécialisés dans la numérisation peuvent vous fournir des systèmes d'archivage électronique parfaitement sécurisés.