Pour numériser les documents de votre entreprise, le plus simple est de faire confiance à une entreprise. Découvrez comment la choisir.
Les critères à prendre en compte pour choisir la meilleure entreprise de numérisation de documents
Pour numériser les documents, avoir recours à une société spécialisée dans la numérisation documentaire est souvent la meilleure option. Outre les très grandes entreprises, les autres entreprises engageront trop de frais pour des résultats moyens en numérisant elles-mêmes leurs documents. Encore faut-il choisir la bonne entreprise de numérisation. Voici les critères à prendre en compte pour choisir la meilleure entreprise.
Un service de numérisation de documents sur-mesure
Chaque projet de numérisation est différent. Les entreprises possèdent des documents de nature très différente et n'ont pas tous les mêmes processus métier. Choisissez un prestataire à votre écoute, vous proposant des services sur-mesure. Vérifiez notamment que l'entreprise de numérisation sera en mesure de constituer une nomenclature personnalisée pour le classement de votre archivage électronique.
Une entreprise de numérisation de document capable de numériser sur place ou hors site
Offrez-vous les services d'une entreprise de numérisation vous laissant le choix du lieu pour numériser. Si vous ne possédez pas de scanner, vous aurez besoin d'un service vous permettant de numériser hors site. En revanche, si vous possédez un ou plusieurs scanners faites appel à une société proposant de se déplacer sur place.
Une solution de numérisation de documents respectueuse de la réglementation en vigueur
Si vous souhaitez que vos documents numériques aient une valeur légale, ceux-ci doivent respecter un certain nombre de réglementations. Le système d'archivage de document numérique doit notamment proposer un niveau de sécurité optimal. Vérifiez que l'entreprise de numérisation de votre choix respecte les réglementations en vigueur.
Une entreprise de numérisation de document proposant une solution de GED complète
Vous souhaitez adopter le virage de la dématérialisation et produire directement vos documents au format numérique ? Faites appel à une entreprise capable de numériser vos documents tout en vous proposant une solution de GED. La gestion électronique des documents vous permettra d'obtenir un système d'archivage unifié. Chaque document numérisé ira se classer avec les documents produits nativement au format électronique.
Une entreprise de numérisation de documents proposant un juste prix
Méfiez-vous des tarifs trop avantageux. La numérisation a un coût. Le traitement de chaque document (retirer les agrafes, les trombones, déplier les documents) est fastidieux et donc onéreux. En revanche, il est inutile de dépenser des fortunes pour numériser ses documents. Comme chaque projet est différent, exigez de votre entreprise de numérisation une totale transparence sur le prix de ses prestations. Vous vous assurerez ainsi de payer le prix juste.
Une entreprise avec des machines de qualité
Les meilleures entreprises de numérisation de documents possèdent des machines pointues. Équipées d'un logiciel de reconnaissance de caractères, ces machines sont capables de restituer proprement un document même détérioré. Elles proposent également une qualité d'image optimale, utile pour les documents précis comme les plans. Pour des archives claires et de qualité, renseignez-vous donc d'abord sur le matériel utilisé par le service de numérisation.