Pour que la numérisation soit rentable, il est essentiel qu'elle soit ciblée. Découvrez comment cibler la numérisation de documents.
Délimiter et cibler son projet de dématérialisation de documents
La numérisation de document doit permettre aux entreprises de gagner en productivité et d'économiser de l'argent. Si vous ne ciblez pas votre projet de numérisation, vous gaspillerez vos ressources et votre budget. En fonction de l'importance des documents, de leur durée de vie ou de leur caractère sensible, vous pourrez effectuer un cadrage.
Pourquoi faut-il cibler la numérisation de documents ?
Bien que numériser un document soit moins cher que le traitement d'un document papier, la numérisation a un coût. Par conséquent, votre entreprise perdra de l'argent chaque fois que vous créerez une copie numérisée inutile. Cibler la numérisation de document vous permettra d'optimiser vos dépenses et de ne pas modifier inutilement vos processus métier.
Comment cibler les bons documents dans votre projet de numérisation ?
Plusieurs critères permettront un ajustement de votre projet de numérisation. Ils vous permettront de cibler uniquement les documents importants.
Réalisez un audit des documents de votre entreprise
Avant tout projet de numérisation, il est nécessaire de réaliser un audit des documents de votre entreprise. Vous devez avoir une idée précise de leur quantité et de leur nature. Ce travail préliminaire vous permettra d'identifier facilement chaque document pouvant bénéficier d'une copie numérique.
Impliquez les collaborateurs dans le projet de numérisation
Une bonne manière de savoir quels documents numériser est d'impliquer les collaborateurs. Ils sont les mieux placés pour sélectionner les documents à prioriser. C'est en fonction de leurs besoins que les copies numérisées seront créées. Recueillir ces besoins permettra d'effectuer un premier cadrage.
Définissez le budget que vous souhaitez consacrer à la numérisation de document
Avoir une idée du budget que vous pouvez consacrer à la numérisation de documents vous permettra également de la cibler. Si votre budget est conséquent, peut-être pourrez-vous numériser l'ensemble de vos documents. Dans le cas contraire, votre budget vous donnera une idée du cadrage à effectuer.
Sélectionnez les documents les plus mobilisés
Certains documents ne sont presque jamais sollicités. Une fois placés dans les archives, ils ne bougent plus pendant des années. Ce type de document n'est pas prioritaire. Un document numérique est intéressant car il peut être partagé et manipulé en quelques clics. Il est plus pertinent de sélectionner un document papier souvent mobilisé par votre activité.
Sélectionnez les documents les plus sensibles
La numérisation de document permet de stocker les fichiers dans des espaces de haute sécurité. Par conséquent, si vous possédez des documents sensibles, incluez-les dans votre projet de numérisation. Un document numérique ne s'abîme pas, ne se perd pas et ne tombera pas entre de mauvaises mains.
Sélectionnez les documents dont la conservation doit être assurée pour longtemps
Certains documents ont une durée de vie très courte. Les informations qu'ils contiennent ne sont utiles que pour quelques jours. En revanche, d'autres documents doivent impérativement être conservés pendant des années. Numériser un document à faible durée de vie ne présente que peu d'intérêt. Il est plus judicieux de sélectionner les documents qui exigent une longue conservation.