Tout savoir sur la numérisation de documents, en moins de 5 minutes

Numérisation de plans

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La numérisation de documents représente désormais un enjeu majeur pour les entreprises. Cette nouvelle méthodologie organisationnelle se présente moins comme une concurrente directe de l’archivage physique, mais comme un complément nécessaire et indispensable. L’objectif ultime de la numérisation se présente de la sorte : accéder à une information juste au moment où l’on en a besoin. De nombreuses sociétés privées passent dorénavant par des solutions de type Gestion Electronique de Documents (GED), ou par un Système d’Archivage Electronique (SAE).

numérisation-plans

On dénombre actuellement 3 grandes familles de documents qui peuvent faire l’objet d’une politique de numérisation :

  • Les documents très colorés : ce sont généralement des affiches ou des posters ;
  • Les documents artistiques : ils sont généralement imprimés sur du papier épais avec des matières plus diversifiées ;
  • Les documents techniques : ce sont des documents généralement destinés à certaines professions bien particulières que nous vous proposons de voir ci-dessous.

Comme vous pouvez le constater, les plans et autres documents techniques particuliers ne font pas exception en matière d’archivage numérique. Leur grande particularité par rapport à d’autres documents administratifs est de se présenter sous la forme de documents grand format (souvent A2 ou A0). De nombreuses professions ont recours à l’utilisation de plans dans la réalisation de leurs projets. Parmi celles-ci : les ingénieurs, mais aussi les architectes et les urbanistes, en passant par les promoteurs. Mais comment fonctionne la numérisation de plans techniques et surtout, quels en sont les bénéfices ? Toutes les questions à ces réponses se trouvent ci-dessous.

Qu’est-ce que la numérisation de plans techniques ?

Concrètement, la numérisation est un processus qui vise à « digitaliser » un document papier – voire des éléments analogiques dans certains cas. Ainsi, dans le cadre administratif, la numérisation des archives va consister en la conversion de documents physiques vers des fichiers de nature informatique. L’un des formats les plus populaires pour convertir un document demeure encore à ce jour le format PDF, par exemple. Cependant, si la numérisation correspond à une véritable politique d’optimisation documentaire pour les entreprises, elle se doit de respecter certaines règles, afin d’assurer un retour sur investissement.
Vous l’aurez compris : la numérisation n’est utile que si elle fait l’objet d’une véritable réflexion de fond, et si elle s’avère réellement indispensable pour l’entreprise. Pour s’en assurer, les entreprises peuvent mener une véritable étude sur les habitudes des utilisateurs, ainsi que sur la manière dont les documents techniques sont archivés.

numérisation de plans

Pourquoi numériser ses plans techniques ?

Un plan technique ou plan d’architecte se présente généralement en grand format du A3 jusqu’au plan A0 : il va reproduire, par exemple, le plan de construction de votre maison avec la forme de l’édifice, ses dimensions et l’orientation du terrain. On utilise généralement une imprimante de type « traceur » pour réaliser des impressions grand format de ce type. Évidemment, le caractère volumineux du plan technique représente une contrainte, qui peut être éliminée grâce à la numérisation. De cette manière, le document peut être échangé plus facilement, et il peut même faire l’objet d’un envoi par Internet, via un grand nombre de terminaux différents (ordinateur de bureau mais aussi objets connectés, du smartphone à la tablette).

 

 

 

Quels sont les différents types de plans ?

Notre service de numérisation de plans s'occupe de tout, quelle que soit la quantité, le transport, le format ou l'état du document.

  • LA NUMERISATION DE PLANS TECHNIQUES  
  • LA NUMERISATION DE PLANS INDUSTRIELS
  • LA NUMERISATION DE PLANS DE GÉOMÈTRES
  • LA NUMERISATION DE PLANS CADASTRAUX
  • LA NUMERISATION DE PLANS D'URBANISME
  • LA NUMERISATION DE PLANS D'ARCHITECTES
  • LA NUMERISATION GRANDS FORMATS
    • AFFICHES ET POSTERS 
    • DESSINS, PEINTURES ET ŒUVRES D'ART

 

Dématérialiser ses plans

Des bénéfices concrets et mesurables

Réduire les coûts de stockage, d'impression

Pérenniser et sécuriser les documents

Optimiser les délais de classement et de recherche

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Quels sont les avantages de la numérisation de plans ?

Comme nous avons pu l’entrevoir ci-dessus, la numérisation de documents grand format peut avoir un intérêt pratique et logistique déterminant. Pourtant, il existe bien d’autres avantages à la numérisation de plans techniques ou de plans d’architecte.

Un accès direct à vos documents numérisés

Lorsque le document est numérisé (et stocké de préférence au sein d’une solution de Gestion électronique de documents de type GED par exemple), les échanges entre vous, vos collaborateurs et vos clients s’en trouvent grandement facilités. Ainsi, à n’importe quelle heure, en tout lieu et en tout temps, vous accédez aux informations qui vous sont nécessaires.

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solution archivage simple

Un partage des documents simplifié

Si vous êtes un professionnel en recherche d’une solution d’archivage simple, rapide et pratique, vous apprécierez grandement les services rendus par la numérisation des documents. Plus besoin d’effectuer à chaque instant une recherche manuelle de vos plans techniques (qui sont généralement classés dans des dossiers, boites d'archives et pochettes suspendues). Grâce à l’archivage numérique, vous réalisez une simple recherche manuelle de vos documents que vous envoyez ensuite très facilement par courrier électronique ou par fax. De fait, la productivité de votre activité s’en trouve renforcée, et vos collaborateurs gagnent en efficacité.

Une gestion documentaire facilitée au maximum

La gestion documentaire est un avantage particulier au cœur de l’archivage numérique. Grâce à différentes informations ou métadonnées en lien avec vos plans techniques, vous retrouvez plus facilement et plus rapidement les données relatives à un ou plusieurs documents. Peu importe ici votre méthodologie personnelle pour le classement de vos archives numériques, puisque les informations spécifiques à vos documents numériques suffisent à les trouver rapidement. Le gain de temps pour vous ainsi que pour vos collaborateurs est inestimable.

archivage numérique
gestion numérique des archives documentaires

Un geste pour l’environnement

On l’oublie souvent, mais la gestion documentaire papier signifie souvent imprimer une quantité (trop) importante de plans techniques. Ce qui a un impact non négligeable sur l’environnement et sur la production de matières premières. Grâce à la gestion numérique des archives documentaires, non seulement vous dématérialisez les données papier, mais vous diminuez fortement votre consommation de feuilles et de cartouches d’encre ! Votre entreprise réalise donc un geste essentiel et positif en relation étroite avec des questions de développement durable.

Des économies à la clé

Selon l’étude menée par l’Association Information & Management, il semblerait qu’un salarié passe en moyenne 7h30 par semaine à rechercher des documents ou une information au gré des différents supports physiques à sa disposition. Ce qui représente un coût réel pour l’entreprise, qui peut être optimisé par la gestion électronique des documents. Comme nous l’avons vu plus haut, une simple recherche permet de retrouver en quelques clics les informations requises, sans perdre du temps à rechercher ces mêmes données dans différents classeurs.

gain de temps

Comment se déroule la numérisation de plans techniques ?

La numérisation de plans et documents techniques, comme tout processus de digitalisation, doit faire l’objet d’une réflexion stratégique. En effet, selon la nature des documents et de votre organisation, vous n’aurez pas à traiter la question de la digitalisation de vos activités de la même façon. Pour cela, il peut être utile voire essentiel de se faire assister par une entreprise spécialisée dans le traitement des plans et l’identification des points du processus de numérisation de vos plans d’architectes comme le Scan Center. Voici quelles peuvent être les solutions de numérisation qu’une société professionnelle peut mettre à votre service :

  • Prise en charge des archives papier et réalisation de l’inventaire, puis enlèvement des archives pour transport vers le centre de dématérialisation.
  • Numérisation personnalisée selon vos directives et recommandations.
  • Procédure d’extraction, saisie et traitement des données selon le mode de classement requis (réalisation d’un index, références, etc…).
  • Contrôle qualité, puis mise à disposition des fichiers numériques via un outil dédié et sécurisé.

POURQUOI CHOISIR notre atelier de numérisation de plans

  • Numérisation de vos documents quels que soient leurs formats : A4/A3, plans et formats supérieurs, documents patrimoniaux et/ou cadastraux.
  • Une solution de numérisation de plans sécurisée et française
  • Plus de 20 ans d’expérience
  • Des conseils de spécialistes.
  • Un atelier de numérisation de 1000 m2, équipé des dernières technologies de numérisation pour garantir des travaux à valeur ajoutée.
  • Un traitement express de vos travaux.

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