Vous souhaitez mettre en place la numérisation dans votre entreprise ? Découvrez quel est le coût d'un tel projet.
Quels sont les coûts liés à un projet de numérisation des documents ?
La numérisation et la dématérialisation en général, proposent bien des avantages. Mais passer aux documents numériques a un coût. Ce coût sera néanmoins différent selon le périmètre du projet et que vous fassiez appel à un prestataire ou non.
Qu'est-ce qu'un projet de numérisation des documents ?
La numérisation de document consiste à créer des copies numériques à partir de documents papiers. Ce processus implique également la mise en place d'un système d'archivage fiable et permettant une gestion facilitée des documents électroniques.
Le coût d'un projet de numérisation des documents
De la création du document numérique à son archivage, des coûts sont à prévoir. Ils différeront néanmoins selon votre entreprise. En moyenne, le traitement d'un document papier coûte entre 15 et 20 €, un document électronique 4 €. Ce coût est donc intéressant dans la plupart des cas.
Un coût différent en fonction du périmètre du projet de numérisation
Le coût de la numérisation dépend largement de la nature et de la quantité de documents concernés. Veillez à numériser uniquement les documents utiles.
Les coûts liés à la numérisation en interne
Si vous choisissez de numériser vous-mêmes vos documents, plusieurs coûts sont à prévoir. Un scanner est un outil indispensable. Mais le coût le plus significatif sera lié aux ressources humaines engagées. Numériser les documents et développer un système d'archivage interne sécurisé nécessite un temps de travail considérable. Ce temps de travail a un prix. De plus, tous les projets de numérisation de documents ne se ressemblent pas. Certaines fois, les types de documents numérisés, le volume et le format (plans, cadastres, etc…) obligent les entités à obtenir du matériel technique très spécialisé ainsi qu’un savoir-faire unique. Dans la majorité des cas, ce n’est pas qu’une histoire de Scanner et de temps…
Le coût d'un projet de numérisation assuré par un prestataire extérieure
Pour les petites et moyennes entreprises, il est plus intéressant de faire appel à un service de numérisation des documents. Ces prestataires prennent en charge la réception de vos documents papier, leur numérisation, et vous fournissent d'un système d'archivage électronique clé en main. Le prix d'une solution de numérisation de documents externe est nettement moindre que ce que doivent dépenser les entreprises de petite taille pour numériser en interne.