La numérisation, solution pour valoriser vos documents et optimiser l’espace de stockage
Les services de numérisation comme le Scan Center permettent d’obtenir des copies numériques de qualité de vos documents papier, afin de mieux organiser et valoriser les données. Le Scan center vous accompagne tout au long de votre projet de numérisation et vous offre des solutions complètes et personnalisables pour en assurer sa réussite.
La numérisation de documents : c’est-à-dire ?
Dans l’entreprise, la numérisation des documents et des archives est une étape clé de la transformation digitale. Pour la protection de contenus qui peuvent être sensibles ou confidentiels ; mais également pour optimiser la productivité : les collaborateurs peuvent accéder aux informations ou aux documents dont ils ont besoin, rapidement et en toute simplicité.
Tous les différents services d’une entreprise sont en effet potentiellement touchés par les difficultés à trouver un dossier, et les collaborateurs perdent parfois du temps à retrouver des documents mal identifiés, ou des archives qui pourraient être mieux indexées.
Par ailleurs, au fur et à mesure du temps, les documents s’accumulent. Le stockage traditionnel finit par prendre de la place. La numérisation permet un gain substantiel d’espace sans pour autant perdre des données.
La numérisation des archives et des documents doit alors s’inscrire dans un processus personnalisé, selon les besoins d’une organisation ou d’une entreprise. Concrètement, elle permet d’exploiter un document papier en une version digitale. Il s’agit donc de transformer un élément papier en un document électronique, le plus souvent en utilisant un scanner.
Cela donne lieu à un archivage électronique puissant. Quand l’archivage traditionnel consiste à classer les documents papiers, le numérique permet de sauvegarder et de stocker un document dématérialisé de manière très organisée selon une indexation précise. C’est-à-dire une manière de trier ou de retrouver les fichiers grâce, par exemple, à une nomenclature standardisée ou des caractéristiques techniques comme le type de fichier, le contenu, la date de création ou de modification du fichier.
Les solutions de numérisations
Numérisation de documents
Le Scan Center numérise aussi les plans : techniques, industriels, de géomètres, cadastraux, d’urbanisme ou d’architectes qui peuvent se présenter sous des formats moins communs, du A3 jusqu’au A0. Cela nécessite des outils spécifiques, tels que scanners de plan et scanners d’ouvrages reliés qui ne sont pas similaires à un scanner standard.
La numérisation permet ici de réduire significativement les coûts de stockage, de pérenniser les documents grands formats, et de les partager plus facilement entre vos collaborateurs internes ou externes à l’entreprise.
Numérisation des factures
La numérisation des factures n'est plus une option, mais une nécessité. Avec l'entrée en vigueur de la loi de finances pour 2020, toutes les entreprises en France doivent passer à la facturation électronique d'ici 2024. La numérisation des factures est donc une étape cruciale pour se conformer à cette nouvelle réglementation. La 1ère étape pour beaucoup d'entreprises sera de commencer par numériser les factures N-1 et antérieures. La numérisation des factures comporte 3 avantages :
- Conformité réglementaire (facturation électronique obligatoire à partir de 2024)
- Efficacité Opérationnelle
- Réduction des Coûts
Numérisation des archives
Indispensable à la transition digitale d’une entreprise, la numérisation des documents administratifs vise l’optimisation de la gestion documentaire et la sécurisation des informations.
Permettant naturellement un gain de place, la numérisation des archives offre un classement efficace pour éviter une gestion documentaire chronophage, et une mise à disposition des documents directe à tous les collaborateurs.
Numérisation fidèle
Il ne suffit pas de scanner un document officiel pour pouvoir utiliser sa copie numérique avec la même valeur que sa version papier – qu’il est tout de même conseillé de conserver.
Pour qu’une copie numérique ait une valeur légale, elle doit être totalement identique, c’est la numérisation fidèle. Scan Center propose des outils et des processus respectueux des règlementations en vigueur. Les modalités techniques d’une copie dite fidèle permettent d’obtenir un document numérisé considéré comme une copie officielle répondant à la norme NF Z42-026. Elle indique quatre critères pour assurer une chaine de numérisation fiable : la qualification de la chaîne de numérisation probante pour identifier les risques en termes de fidélité, la justification de la fiabilité de la numérisation probante par un PV de conformité, un système complet de traçabilité et l'utilisation de moyens cryptographiques pour assurer l’intégrité des copies numériques.
Numérisation sur site
Vous voulez numériser des brevets, des contrats sensibles, des dossiers RH ou n’importe quel document qui n’est pas censé sortir de votre bâtiment ? La numérisation sur site est la solution. L’intervention se fait directement sur place et permet d'empêcher la sortie de vos documents confidentiels en dehors de vos locaux.
Les 5 différentes étapes de la numérisation
Étape 1 : Se faire conseiller
Un chef de projet Scan Center vous contacte pour définir le cahier des charges. Il s’agit d’un travail de co-conception pour définir vos besoins (techniques, objectifs, planning…) et les étapes nécessaires au déploiement.
Étape 2 : Le retrait des documents à numériser
Nos équipes se présentent dans vos locaux pour réceptionner les documents à numériser. Cette étape peut également se faire via transporteur.
Étape 3 : La numérisation proprement dite
Nos équipes procèdent en premier lieu au “nettoyage” de vos documents. Il s'agit de trier et de retirer les agrafes ou les trombones de vos documents papiers. Un code barre pré-référentiel est créé pour pointer les documents, et une séparation par intercalaire est réalisée. Nous procédons ensuite à la numérisation de vos documents, archives ou plans.
Étape 4 : La mise à disposition
Disques externes, gestion électronique de documents (GED), applications tierces, vos documents sont mis à votre disposition par le canal que vous aurez choisi lors de l’élaboration de votre cahier des charges. Il peut s’agir de liens de téléchargement, de disques amovibles, d’applications tierces ou via notre solution de Gestion Électronique Zeendoc.
Étape 5 : La restitution des documents papiers
Les éléments que vous avez fournis sont reconditionnés à l’identique et sont ramenés sur le site d’origine. Ils peuvent également être supprimés, avec un certificat de destruction, sur demande de votre part et en fonction des documents à numériser.
Les 4 bénéfices immédiats de la numérisation
1- Oubliez la gestion des documents papiers
L’exploitation des documents sera facilitée pour les responsables administratifs, mais aussi pour tous les collaborateurs. La productivité de l’entreprise est aussi améliorée par la gestion de documents grâce au stockage numérique indexé.
2- Trouvez vos documents en quelques clics
On vous demande un ancien contrat d’assurance ? Vous devez transmettre d’anciennes fiches de paie ? Vous devez retrouver une facture dont vous ne vous souvenez plus ? Un de vos collaborateurs à besoin de son contrat de travail ? Vous voulez transférer un document que vous n’avez pas consulté depuis longtemps ? Tous les documents dont vous pourriez avoir besoin sont soigneusement triés, et à votre disposition en quelques clics grâce à la gestion électronique des documents.
3- Une authenticité maximale
Vous pouvez conserver et consulter vos documents avec une traçabilité sans faille et un contrôle de qualité.
4- Vous sécurisez vos documents
Vous avez un accès permanent à vos documents officiels et vous vous assurez de ne jamais les égarer. Les documents confidentiels ou avec des informations sensibles peuvent être sécurisés, sur un serveur dédié ou via d’autres solutions. Avec Scan Center les documents numérisés sont stockés sur le support de votre choix.
La numérisation de vos documents est donc un enjeu pour la transformation digitale de votre entreprise, mais aussi pour la sécurité de vos documents personnels. Il s’agit de faciliter l’accès à ces documents, d’obtenir des copies fidèles aux originaux dans le cas de perte, d’offrir un espace de stockage numérique organisé et de permettre un meilleur partage des informations.
Mais cette démarche ne s’improvise pas, il faut s’entourer de professionnels, pour une numérisation de documents globale, organisée et efficace.
Scan Center vous aide pour trouver la meilleure solution de numérisation de vos documents sur-mesure, que vous cherchiez une solution globale à une problématique d’information au sein de votre organisation, ou que vous souhaitiez libérer de l’espace chez vous.
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