Le document numérique a de nombreux atouts pour convaincre les entreprises. Découvrez pourquoi mettre en œuvre la numérisation de documents.
Pourquoi vous devriez mettre en œuvre la numérisation de documents dans votre entreprise
La numérisation des documents dans les entreprises est une préoccupation majeure ces dernières années. En effet, la dématérialisation devient la nouvelle norme. Cela s'explique par les nombreux avantages qu'elle offre : une hausse de la productivité, une réduction des coûts de traitement, une sécurité optimale, etc. Découvrez pourquoi vous devriez mettre en place la numérisation de documents dans votre entreprise.
En quoi consiste la numérisation de documents en entreprise ?
La numérisation des documents consiste à créer une copie électronique d'un document papier. Ces documents sont ensuite classés et stockés dans un système d'archivage numérique. La numérisation est une étape de la dématérialisation : dans le cadre de la dématérialisation, les documents sont directement produits au format électronique.
Quels peuvent être les avantages de la numérisation de documents dans votre entreprise ?
Le processus de numérisation en cours dans les entreprises vous inquiète ? Vous ne devriez pas : les documents numériques comme les factures client électroniques, les contrats, les archives etc. ont beaucoup à apporter à votre entreprise. Voici les principaux avantages de la numérisation des documents.
La mise en place de la dématérialisation des documents permet de gagner en productivité
Les différentes équipes consacrent un temps considérable de leur travail à chercher des informations. Avec le document numérique, toute information est à portée de clic. Les collaborateurs peuvent s'échanger des documents en un instant et travailler simultanément dessus. C'est la productivité globale de l'entreprise qui s'en trouve améliorée.
Le document numérique permet aux entreprises d'optimiser leur espace de travail
Les archives de documents papier prennent de la place dans les locaux. La numérisation des documents permet de dédier cet espace à un autre usage.
La numérisation des documents permet d'en faciliter la gestion
La gestion des documents est largement facilitée par la numérisation. Le statut d'un document peut être rapidement consulté, et son traitement est très simple. Les documents numériques entrants se classent automatiquement dans la bonne catégorie.
L'archivage du document numérique propose un meilleur niveau de sécurité que l'archivage des documents papier
La sécurité est l'une des craintes des entreprises concernant la numérisation des documents. Pourtant, l'archivage électronique est une solution beaucoup plus sécurisée que les archives papier. Un document papier peut se perdre, peut être volé ou se détériorer. Les documents numériques sont envoyés dans des systèmes de stockage proposant un haut niveau de protection informatique. Ces coffres-forts numériques sont inviolables et assurent l'intégrité de vos documents pendant de longues années.
Le passage au document numérique est un projet que l'État est en train de mettre en place
L'une des raisons qui pourrait pousser votre entreprise à passer aux documents numériques est que l'État a exprimé sa volonté d'imposer la dématérialisation sur le territoire. À compter de 2024, les entreprises seront notamment dans l'obligation d'émettre et recevoir les factures au format électronique. Numériser les documents de votre entreprise vous permettra de prendre de l'avance et d'aborder sereinement la réglementation documentaire des prochaines années.