L'archivage est un processus essentiel au sein d'une organisation pour la gestion et la conservation de ses documents. Comprendre les 3 grands types d'archives (courantes, intermédiaires et définitives) est crucial pour une stratégie d'archivage efficace. Dans cet article, nous explorerons chacune de ces catégories et comment elles facilitent le travail des entreprises tout en assurant une préservation optimale de l'information.
1. Archives Courantes : Des Documents Vivants à Portée de Main
Les archives courantes sont celles fréquemment utilisées par l'organisation pour ses activités quotidiennes. Elles sont souvent appelées archives "vivantes" car elles sont constamment en circulation ou requièrent un accès rapide.
Caractéristiques des Archives Courantes :
- Durée de conservation: Peu élevée, souvent de quelques mois à un an.
- Accessibilité: Doivent être facilement et immédiatement accessibles.
- Exemples: Factures récentes, correspondances en cours, documents juridiques actifs.
Pour la gestion des archives courantes, la numérisation est une pratique de plus en plus répandue. Elle permet de faciliter l'accès aux documents et d'optimiser le travail collaboratif, surtout avec le développement du télétravail. De plus, l'archivage dans un logiciel GED (Gestion Électronique de Documents) permet un classement automatisé et une recherche simplifiée des documents.
2. Archives Intermédiaires : Un Entre-Deux Essentiel
Venant juste après les archives courantes, les archives intermédiaires, ou semi-vivantes, sont celles dont l'utilisation a diminué avec le temps mais qui doivent être conservées pour des raisons légales, fiscales, ou autres, jusqu'à ce qu'elles deviennent définitives ou soient éliminées.
Caractéristiques des Archives Intermédiaires :
- Durée de conservation: Variable, allant de quelques années à plusieurs décennies.
- Accessibilité: Moins accessible que les archives courantes, rangées souvent dans des lieux spécifiques et sécurisés.
- Exemples: Contrats expirés, comptes annuels clos, procès-verbaux anciens.
La gestion des archives intermédiaires implique souvent une attention particulière en termes de sécurité des données, notamment la protection contre la perte accidentelle ou la destruction.
3. Archives Définitives : Le Patrimoine Historique de l'Organisation
Les archives définitives ou historiques sont des documents qui ont acquis une valeur permanente - administrative, juridique, culturelle ou historique - pour l'organisation ou la société en général. Elles sont destinées à être conservées indéfiniment.
Caractéristiques des Archives Définitives :
- Durée de conservation: Permanente.
- Accessibilité: Généralement limitée, avec des conditions de consultation strictes pour les préserver.
- Exemples: Documents fondateurs de l'entreprise, dossiers de brevets, archives de recherche d'importance.
Cette catégorie d'archives doit être traitée avec le plus grand soin, souvent dans des conditions de conservations contrôlées et avec des procédures d'archivage rigoureuses pour garantir leur intégrité sur le long terme.
Numérisez vos archives physiques avec le Scan Center
La numérisation des archives avec le Scan Center représente une avancée majeure dans la gestion documentaire moderne. Cet outil révolutionnaire offre une multitude d'avantages, permettant non seulement d'augmenter l'efficacité opérationnelle mais aussi d'assurer la pérennité des documents. Le processus de numérisation transforme les documents physiques en formats numériques, facilitant ainsi leur accès, leur partage et leur consultation. Grâce au ScanCenter, la recherche de documents devient instantanée, permettant de gagner un temps considérable. De plus, la numérisation des archives contribue à la réduction de l'espace de stockage nécessaire, permettant aux organisations de réaliser des économies significatives en termes de coûts liés à l'archivage physique.
La sécurité des documents numérisés est également renforcée, ceux-ci étant sauvegardés sur des serveurs sécurisés et protégés contre les risques de détérioration, de perte ou de vol. En somme, l'intégration du ScanCenter dans la stratégie d'archivage d'une entreprise modernise la gestion des archives et soutient la transition vers un environnement de travail plus numérique et durable
Durant tout le cycle de vie des documents d'une organisation, il est impératif de les traiter selon leur nature et leur stade d'archivage. Que ce soit via la numérisation pour simplifier l'accès aux documents courants ou l'archivage dans un logiciel GED pour un suivi optimal, chaque étape est cruciale pour assurer la sécurisation et l'accessibilité de l'information.
Dans notre ère numérique, la gestion électronique des archives devient de plus en plus importante, et notamment pour les archives courantes et intermédiaires. Toutefois, les archives définitives requièrent une approche mixte qui respecte leur valeur patrimoniale.
En somme, la classification des documents en archives courantes, intermédiaires et définitives permet non seulement d'organiser méthodiquement l'information mais aussi de respecter les obligations légales de conservation tout en préservant la mémoire collective de l'entreprise.
