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mardi 14 septembre 2021

Tout savoir sur la numérisation de documents

La question de la gestion proactive des archives physiques est une réalité que les entreprises affrontent au quotidien. En effet, la plupart des structures professionnelles consacrent un temps considérable à la recherche documentaire, avec une garantie de résultat souvent mitigée pour un coût qui demeure important sur le plan financier comme humain. C’est pourquoi il peut être intéressant pour les entreprises qui le souhaitent de réfléchir progressivement à ce que l’on nomme « la transition numérique », ou la capacité des professionnels à négocier le virage vers la dématérialisation. L’objectif à terme est de reprendre le contrôle sur l’information et sa transmission entre collaborateurs et clients.

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur la numérisation des documents, nous vous proposons d’approfondir le sujet  : pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’avoir recours à la numérisation, et pour quel résultat ? Quels sont les principaux outils informatiques, ainsi que les normes permettant aux entreprises d’aborder sereinement le sujet de la numérisation de documents ? Si vous êtes vous-même un professionnel à la recherche de solutions efficaces pour reprendre le contrôle de vos archives, cette publication vous sera certainement utile.

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Pourquoi numériser ses documents pour une entreprise ?

La numérisation des documents d’entreprise correspond le plus souvent à un besoin en matière d’efficacité et de productivité, dans un contexte budgétaire et concurrentiel difficile. Au travers de cette partie, nous allons voir quels sont les avantages réels que la transition numérique peut offrir aux collaborateurs d’une même structure. Nous verrons que la simple génération d’un document numérique permet la simplification du travail en mobilité et favorise le travail collaboratif.

L’optimisation dans la gestion et le traitement des documents

Les documents au sein d’une entreprise passent invariablement par plusieurs étapes : de l’acquisition jusqu’au traitement puis l’archivage, il peut être difficile de manipuler une quantité croissante de papier (contrats, factures, bons de commande, etc…). La numérisation des documents offre un avantage indéniable en termes de gestion, par le biais de l’automatisation des tâches de production, de suivi, de traitement ou de stockage. C’est également un formidable moyen de réduire les coûts de traitement des documents, jusqu’à 91% dans la plupart des situations (sources : Appvizer). Il convient également de noter la mobilité accrue procurée par cette méthodologie : les employés ont ainsi la possibilité d’accéder à l’information par le biais de n’importe quel support informatique, et avec un simple accès à Internet (Portable, téléphone, tablette, etc..).

Un gain important en matière de productivité

Grâce à l’automatisation des tâches, les entreprises gagnent un temps considérable et donnent la possibilité à leurs collaborateurs de se consacrer à d’autres tâches essentielles. On pourra également noter que la numérisation permet de réaliser une véritable économie l’achat de papier en grande quantité.

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Libération de l’espace et mètre linéaire

Les documents sous forme de papier prennent de la place, et peuvent rapidement se révéler encombrants – notamment pour toutes les entreprises confrontées à un volume d’archives important. On parle ici plus volontiers de « mètre linéaire », ou la capacité des entreprises à stocker un volume important d’archives dans un espace donné. Ainsi, le stockage d’un kilomètre d’archives nécessitera le plus souvent une surface de 170 m2. Selon la définition donnée par le Dictionnaire de terminologie archivistique des Archives de France (2001), « le mètre linéaire fait référence à une unité de mesure correspondant à la quantité de documents rangés sur une tablette d’un mètre de longueur ». Ainsi, une simple armoire de bureau est en capacité d’accueillir 5 à 6 mètres linéaires de documents.

Pour résoudre la difficulté du stockage, les entreprises peuvent avoir recours à la dématérialisation, qui permet de libérer les espaces de travail. Cette méthodologie permet également à terme de réaliser de véritables économies sur l’achat de papier et autres consommables d’impression.

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La protection informatique des données

Très souvent, les entreprises disposant d’archives papier se retrouvent obligées de mettre en place un système de protection physique, de façon à mettre les documents archivés à l’abri. En effet, de nombreux phénomènes peuvent se produire, susceptibles de mettre à mal l’organisation « physique » de l’entreprise, comme un départ d’incendie, un dégât des eaux ou encore des actes de malveillance. La numérisation des documents permet ainsi de mettre les données à l’abri, et de rentabiliser la question de l’archivage. La mobilisation des compétences d’un prestataire spécialisé dans l’archivage numérique peut avoir son intérêt, et ne représente pas une dépense plus importante par ailleurs.

Numérisation : une solution pour les entreprises

Par définition, la dématérialisation des documents d’entreprise consiste à remplacer un support physique par un format numérique. À ce stade, la mobilisation des compétences d’une société spécialisée dans la numérisation des documents peut s’avérer essentielle et indispensable. Scanner des documents demande cependant de suivre et respecter plusieurs étapes successives :

  • Dans un premier temps, les documents sont pris en charge à l’intérieur d’un centre professionnel, puis font l’objet d’un traitement avant de passer par la phase numérisation.
  • Les documents passent ensuite par un scanner documents papier, et peuvent faire également l’objet d’un traitement via des outils de capture, ceci afin d’extraire des informations ou des contenus pour faciliter la recherche documentaire par la suite. Parmi ces outils, on pense notamment à la LAD (Lecture Automatique des Documents), la RAD (Reconnaissance Automatique des Documents) ou l’OCR (Reconnaissance Optique des Caractères). À ce stade, et afin de scanner des documents dans les meilleures conditions possibles, le Centre de numérisation utilise plusieurs équipements adaptés au support (documents et dossier, livres, magazines, supports reliés, etc…).
  • Les documents numérisés font l’objet d’une restitution à l’entreprise. À ce stade, il est possible d’obtenir auprès d’un tiers la reconstitution et l’archivage des documents, ainsi que leur intégration dans une solution logicielle de type Gestion Électronique de documents (GED).

Les entreprises disposant de documents sensibles peuvent également avoir recours à la numérisation fiable. Cette méthodologie doit permettre de reproduire fidèlement des documents originaux papier, dans une logique de vocation probatoire. Ceux-ci peuvent ensuite rejoindre un Système d’Archivage Électronique (SAE), dont le but est de regrouper et référencer divers flux documentaires au sein d’un seul et unique outil informatique. Ce qui facilite grandement le classement et contribue à réduire le temps de restitution des documents.

Les copies numériques et la loi

La question de la valeur légale des documents numérisés est tout à fait légitime, et mérite d’être posée. En premier lieu, on renverra à l’article numéro 1366-1 du Code Civil, dispose que « « l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ». La seule contrainte ici consiste à identifier la personne responsable de l’édition de ce document, et permettre une conservation du dit-document dans des conditions garantissant son intégrité. Dans tous les cas, la valeur légale du document est susceptible d’évoluer selon l’origine de sa production, sur support numérique ou sur support papier :

  • Si le document est produit par un logiciel à l’origine : dans ce cas, il doit être considéré comme le seul et unique document original.
  • Si le document est « numérisé » : dans ce cas de figure, le document numérisé est considéré comme une copie du document papier. Étant donné qu’il n’est pas possible de prouver son authenticité, on dira que la production de ce document n’a aucune valeur légale. Ainsi donc, on recommandera de conserver le document papier qui est le seul à faire office de preuve.

Néanmoins, il convient de réaliser une distinction entre copie fidèle et copie fiable au regard de la loi. En effet, si la copie fidèle s’apparente à une reproduction d’un document papier à l’identique, la copie fiable dispose d’une preuve d’intégrité supplémentaire – en plus d’être conservée de manière pérenne. En d’autres termes, il est toujours possible de présenter une copie fiable, notamment lors d’un contentieux, du moment que ce document fait l’objet d’une conservation « fiable » - une notion réservée à l’appréciation du juge. Ainsi, selon l’article 1379 du Code Civil, le document numérisé doit être « la reproduction à l’identique du contenu papier ». Ici, on précisera simplement la date de création ainsi que le nom de l’auteur. Également, afin de détecter toute modification du contenu, la copie fidèle devra obligatoirement disposer d’une empreinte électronique.

La numérisation des archives et la GED

La gestion électronique des documents (ou GED) permet aux entreprises qui passent le cap de la transition numérique de réaliser des économies importantes en matière d’archivage. Plus besoin de recourir aux services d’un personnel dédié, puisque toutes les données sont regroupées dans une base unique et accessible en quelques secondes. Pour cela, on utilise soit un logiciel résident, soit une application dans le cloud. Voici quelques avantages de recourir à des logiciels GED pour les entreprises :

  • La fluidification de la recherche de contenus : grâce à une simple requête (à la manière d’une recherche sur Google), les entreprises accèdent très rapidement et facilement aux documents demandés. Grâce à un logiciel de GED, les différents collaborateurs de l’entreprise ont la capacité d’afficher toutes les factures liées à un même client, par exemple.
  • L’amélioration de la productivité : vos collaborateurs ne sont plus contraints de passer un temps conséquent à la recherche d’informations. Grâce à un logiciel GED, non seulement les processus de recherche sont raccourcis, mais les délais d’attente également – ce qui améliore la relation avec vos clients.
  • La réduction du flux d’informations entre services : l’utilisation d’un logiciel GED pour les entreprises simplifie grandement la communication interne, et permet de réduire le nombre de copies attribuées aux différents services constitutifs de la structure.
  • La gestion des autorisations : en faisant le choix d'un logiciel de gestion des documents, les structures professionnelles contribuent à renforcer le caractère confidentiel des documents qui circulent. Seuls les salariés autorisés à lire celui-ci disposent d'un accès.
  • La prévention des risques : parmi tous les avantages procurés par la GED, on pourra évoquer la sécurisation des données permettant de se passer d'espaces de stockage résistant aux catastrophes naturelles - des investissements particulièrement coûteux. Non seulement les documents numérisés sont en sécurité, mais ceux-ci restent accessibles en ligne à tout moment, avec une capacité de sauvegarde simplifiée.
  • L'impact (positif) sur l'environnement : en optant pour la dématérialisation, les entreprises font le choix d'une réelle avancée vers la consommation zéro. Ce qui ne peut qu'améliorer l'image de l'entreprise, dans une configuration ou les stratégies environnementales des entreprises sont valorisées.

Nous venons de regarder ensemble dans le détail les principales caractéristiques ainsi que les avantages de la transition numérique pour les entreprises. Si la dématérialisation se révèle particulièrement utile sur le plan de la communication interne et externe, elle requiert toutefois quelques ajustements selon la nature des documents – on pense bien entendu au caractère indispensable de la signature électronique, du moins sur le plan légal. Pour le reste, on ne saurait trop vanter les mérites de la gestion électronique de documents via un logiciel dédié, qui optimise largement le temps de travail des salariés, et permet à ceux-ci d’accéder simultanément à de nombreux documents numérisés depuis une base de données unique.

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