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Qu’est-ce qu’un système d’archivage électronique ?

Découvrez en quoi consiste un système d'archivage électronique

Les archives numériques sont essentielles dans le cas de la numérisation des documents. En effet, pour que ces documents aient une valeur légale, ils doivent être considérés comme des "copies fiables". Ce statut ne peut être octroyé que si les documents sont stockés dans un coffre-fort numérique. Ce coffre-fort, ultra-sécurisé, est appelé système d'archivage électronique.

 

En quoi consiste un système d'archivage numérique ?

L'objectif d'un SAE, ou système d'archivage numérique, est de veiller à la conservation des documents numériques. En effet, de nombreux documents d'entreprise comportement une information sensible. Ils ne peuvent donc pas être stockés n'importe où. Un système d'archivage électronique propose une solution informatique inviolable pour entreposer des documents. Tout document numérique déposé dans un SAE ne peut ensuite plus être modifié. Cela permet d'assurer l'intégrité du document électronique. Placer un document numérique dans un système d'archivage électronique est une des conditions nécessaires pour lui octroyer une valeur probante.

 

Le système d'archivage numérique : une dénomination encadrée par la loi

Le système d'archivage électronique est strictement encadré par la loi. Le SAE est défini par la norme internationale ISO 14721 (OAIS) et par le MOREQ (spécification européenne). En France, ce sont les règles énoncées dans la norme AFNOR NF Z 42-013 qui le garantissent. En d'autres termes, un système d'archivage électronique doit remplir de nombreux critères pour obtenir son statut juridique. Ce cadre juridique assure néanmoins les entreprises que le prestataire de SAE lui fournira une solution fiable pour le stockage de ses documents.

 

Les objectifs du système d'archivage électronique

Le SAE a une importance cruciale dans le processus de dématérialisation. La qualité des archives électroniques et la sécurité des données sont en effet des conditions essentielles pour se passer du document papier. Voici les principaux objectifs que doit remplir tout système d'archivage électronique.

 

La sécurité des documents numériques

La sécurité des données est le caractère le plus essentiel pour tout SAE. En effet, si l'infrastructure informatique n'est pas à la hauteur, les archives électroniques pourraient être vulnérables. Or de nombreuses entreprises possèdent des documents sensibles qui ne doivent pas tomber entre de mauvaises mains. C'est pourquoi tout SAE doit proposer un niveau de sécurité optimal et procéder à la mise à jour régulière de sa solution de stockage.

 

La pérennité des documents électroniques

Tout document possède une durée d'utilité administrative (DUA). Pour de nombreux documents, comme les factures, la conversation du document pendant cette durée est une obligation légale. Par conséquent, le système d'archivage électronique doit assurer une durée de vie suffisante au document numérique. Le SAE doit assurer la pérennité des archives électroniques. La lisibilité du format d'archivage doit faire l'objet de procédures de contrôle régulières.

 

La confidentialité des documents numériques

Les archives électroniques ne doivent pas pouvoir être consultées par n'importe qui. Des droits doivent pouvoir être accordés aux utilisateurs en fonction de leurs besoins. Un document ne doit être rendu accessible qu'à un utilisateur identifié avec certitude. Dans le cas contraire, l'information pourrait facilement être compromise.

 

La traçabilité du document numérique

Pour être en conformité avec la loi, le SAE doit mettre en place des solutions de traçage d'activité. Toute connexion d'un utilisateur, toute consultation d'un document ou modification des archives doit être traçable. En cas de faille dans le système d'archivage, ces mesures permettront d'identifier rapidement la source du problème.

 

L'intégrité des documents électroniques

Les informations contenues dans un système d'archivage électronique sont souvent sensibles. Les documents doivent impérativement ne pas être falsifiés. Pour cette raison, tout document placé dans un système d'archivage numérique ne doit plus pouvoir être modifié. L'intégrité des documents doit être garantie grâce à des mesures empêchant que le document soit corrompu.

 

Quelles sont les différences entre la gestion électronique des documents et le système d'archivage électronique ?

Il existe une confusion commune entre le SAE et la GED (Gestion électronique des documents). Bien que complémentaires, la fonction de ces deux services est bien différente. La fonction du SAE est d'offrir aux données un espace de stockage parfaitement sécurisé et d'offrir une valeur probante aux documents numérisés. La GED, quant à elle, n'offre pas de valeur juridique à un document. La gestion électronique des documents, comme son nom l'indique, vise à faciliter le traitement des fichiers. Elle permet de créer un document nativement numérique, de l'annoter, de numériser des processus métier, de créer un circuit de validation, etc. Une solution de GED complétera donc parfaitement un SAE. Le système d'archivage numérique permet de sécuriser les documents et de leur offrir une valeur légale. Quant à la solution de GED, elle permettra de manipuler des documents et de simplifier les flux d'information. C'est la raison pour laquelle il est courant qu'un prestataire proposant un système d'archivage électronique propose également une solution de gestion électronique des documents.

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