La mise en place du système d'archivage électronique
Si vous souhaitez que vos documents électroniques fassent office de preuve aux yeux de la loi, ils doivent être placés dans un système d'archivage électronique. Ce système d'archivage électronique peut être développé en interne ou être fourni par une entreprise externe. Pour être en règle, il doit respecter des normes de sécurité strictes.
Qu'est-ce qu'un système d'archivage électronique ?
Un système d'archivage électronique est un espace virtuel permettant la conservation des documents numériques. Ce système d'archivage doit permettre de garantir la sécurité des documents et une conservation longue et pérenne. De nombreuses normes permettent d'accorder à un système d'archivage électronique une reconnaissance légale. Pour préserver leur intégrité, les documents doivent être placés dans un système d'archivage électronique. Le document numérique peut ainsi posséder une valeur probante. Le SAE ne doit pas être confondu avec la GED (Gestion électronique des documents). La gestion électronique des documents permet de manipuler et de traiter des documents numériques. En autant cas la GED n'accorde de valeur probante à une copie numérique.
Comment mettre en place le système d'archivage électronique dans votre entreprise ?
La mise en place d'un SAE ne peut donc pas être faite n'importe quand. En cas de contrôle, si vos documents sont stockés dans des archives numériques dont le niveau de sécurité n'est pas suffisant, ils n'auront pas de valeur aux yeux de la loi. Voici comment mettre en place un système d'archivage numérique dans votre entreprise.
Définir quels documents seront concernés par le système d'archivage électronique
Avant toute chose, vous devez délimiter votre projet et cibler les documents devant être placé dans vos archives numériques. Chaque type de document doit également être identifié Ce travail préliminaire vous donnera une idée du type de solution dont vous avez besoin et du budget à prévoir.
Opter pour une SAE en interne ou pour un système d'archivage électronique externe
Vous devez ensuite décider si vous créerez votre propre système d'archivage électronique. Si tel n'est pas le cas, vous devrez vous orienter vers une solution d'archivage numérique externe. Si votre entreprise est de taille moyenne ou petite, il est déconseillé de réaliser un SAE en interne. Les normes sont exigeantes et les moyens à mettre en œuvre pour les respecter sont conséquents. Les systèmes d'archivage électronique proposés par des prestataires vous feront économiser du temps et de l'argent. Ils vous assureront de plus de bénéficier d'archives en conformité avec le droit.
Choisir le bon prestataire pour votre système d'archivage électronique
Si vous décidez de profiter du service d'un prestataire, choisissez-le bien. Vérifiez que son système d'archivage électronique bénéficie de toutes les certifications nécessaires. Choisissez de préférence un SAE vous permettant une grande personnalisation. Pouvoir établir votre propre nomenclature de classement vous permettra de retrouver n'importe quelle information en quelques clics. Enfin, n'hésitez pas à comparer les prix proposés.
Effectuer un audit de conformité régulier
Même si vos archives numériques sont de qualité, il est possible que certains de vos documents ne respectent pas la norme. Pensez ainsi à effectuer un audit de conformité de façon régulière. Sélectionnez un échantillon significatif de documents numériques et vérifiez qu'il respecte la norme. Mieux vaut découvrir que vous avez commis une erreur par vous-même que lors d'un contrôle.