Les différents types de classement pour organiser les documents de votre entreprise
Au moment de l'archivage des documents, la question du classement se présente. Classer correctement ses dossiers est essentiel. Un bon classement permettra une gestion facilitée de vos archives par l'ensemble des collaborateurs de votre entreprise. Ordre chronologique, alphabétique ou thématique, voici les différents types de classement de documents pour lesquels vous pouvez opter.
Les principaux types de classement des documents
Selon le type de document que votre entreprise produit, certains classements seront plus adaptés que d'autres. Afin de choisir correctement le classement pour lequel vous opterez, voici les principaux types de classement existant.
Le classement alphabétique des documents
Les classements par ordre alphabétique sont probablement les plus courants. La première lettre du nom du document déterminera sa position dans le classement. Le classement par ordre alphabétique est particulièrement indiqué pour les ressources humaines. En effet, de nombreux dossiers portent le nom de la personne qu'ils concernent. Grâce au nom d'un salarié, il est possible de retrouver très facilement le dossier qui lui est affilié. Il s'agit, de manière générale, d'une façon très courante de classer des documents. Par conséquent, il sera aisé pour l'ensemble des collaborateurs d'effectuer une recherche dans les archives.
Le classement chronologique des documents
Une autre façon classique d'organiser des documents est de le faire par ordre chronologique. Cette méthode de classement est particulièrement indiquée si votre entreprise possède des circuits de validation courts. De la sorte, les documents récents apparaîtront en sommet de liste et disparaîtront une fois le traitement achevé. Il existe deux manières de classer les documents par ordre chronologie. La première est de se baser sur la date et l'heure de création. La seconde consiste à se baser sur la date et l'heure de la dernière modification.
La classification thématique des dossiers
Votre entreprise possède de nombreux secteurs différents ? Vos clients ou fournisseurs ont des profils très disparates ? Penser à la classification thématique. Ce type de classement est le plus personnalisé. Il peut s'agir d'une zone géographique, d'un secteur d'activité ou toute autre catégorie identifiée dans vos processus métier.
Quels sont les critères d'un bon classement ?
Les critères d'un bon classement sont assez subjectifs, mais il y a certaines constantes. Un bon classement doit être un classement efficace. L'objectif principal est de retrouver une information le plus rapidement et facilement possible. D'autre part, les intitulés des documents doivent être clairs et uniformisés de sorte à permettre de les classer. Enfin, un contrôle et une mise à jour régulière doivent être appliqués afin de conserver un classement de qualité. Un bon classement reste avant tout un classement adapté aux besoins de l'entreprise.
Comment classer les dossiers clients ?
Les dossiers client seront nommés en fonction du nom du client. Par conséquent, le classement alphabétique vous permettra de classer efficacement vos dossiers client. À partir du nom du client, vous retrouverez aisément le dossier qui lui est associé. Une autre manière d'utiliser le classement alphabétique est d'octroyer un numéro à chaque dossier. À l'aide du numéro de dossier, vous pourrez naviguer aisément à travers les différents dossiers client pour trouver l'information dont vous avez besoin.