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Quelle est l’importance de l’archivage des documents ?

Pourquoi les archives de documents sont essentielles pour votre entreprise

Une entreprise ne peut songer à passer au document électronique sans se doter d'une solution d'archivage des documents de qualité. En effet, une solution d'archivage de qualité est le seul moyen d'octroyer à un document numérique une valeur probante. Assurer la conservation des documents a ainsi une importance cruciale.

Pourquoi votre entreprise devrait accorder toute son attention à l'archivage des documents ?

Archiver ses documents numériques est une étape obligatoire pour les entreprises. La dématérialisation en cours incite les professionnels à se doter de solutions fiables pour conserver leurs documents. Voici pourquoi l'archivage des documents est aussi important.

Archiver les documents et en assurer la conservation est une obligation légale

La conservation de certains documents d'entreprise est encadrée par la loi. La durée d'utilité administrative (DUA) indique la durée de vie escomptée pour un document. Cela concerne notamment les bulletins de paie ou les factures. En cas de contrôle, l'entreprise doit pouvoir fournir ces documents. Il est donc essentiel que les documents numériques soient en permanence accessibles. Un archivage électronique de qualité permet de se doter d'un espace de stockage pérenne pour ses documents.

L'archivage électronique des documents est nécessaire pour qu'ils aient une valeur probante

Votre entreprise souhaite se débarrasser des documents papier ? Vous serez dans l'obligation de vous doter d'un archivage de documents de qualité. Appelé système d'archivage électronique, cet espace de stockage encadré par la loi assure une conservation optimale. Confidentialité, intégrité, pérennité : avec le système d'archivage électronique, vos documents sont en sécurité pour des années. Une fois intégré dans un système d'archivage numérique, un document électronique peut obtenir une valeur similaire à un document papier. Sa valeur probante permet alors à une entreprise de se débarrasser du papier.

Quels types de documents sont archivés ?

Tous types de documents peuvent être archivés. Les documents de comptabilité comme les bilans et les factures. Les dossiers client et fournisseurs peuvent également être archivés. Les ressources humaines gagnent également à archiver numériquement leurs documents. Tout document possédant une durée de vie longue et comportant des informations importantes doit être archivé. À terme, la dématérialisation s'imposera comme la nouvelle norme. La France prévoit dès 2024 l'obligation pour les entreprises d'émettre leurs factures au format numérique. Par conséquent, les entreprises gagnent à archiver numériquement l'ensemble de leurs documents d'entreprise.

Pourquoi l'archivage numérique ?

L'archivage numérique est à préférer à l'archivage papier pour de nombreuses raisons. La première est la place : les archives papier prennent énormément de place dans les locaux des entreprises. Cette place peut être utilisée à meilleur escient en optant pour l'archivage numérique. Le deuxième avantage de l'archivage numérique par rapport à l'archivage papier, c'est qu'il permet une gestion facilitée des documents. Les informations peuvent circuler en quelques clics, et il est possible de travailler à plusieurs sur un même document. Les entreprises connaissent ainsi un gain significatif de productivité en optant pour l'archivage numérique. Il s'agit en outre d'une solution plus sécurisée : les données sont stockées dans des espaces inviolables. À l'inverse, un document papier peut facilement être égaré, volé ou détérioré. Enfin, la numérisation permet de faire d'importantes économies de papier et, ainsi, de préserver la planète.

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