Comment mettre en place l'archivage des documents de votre entreprise ?
Depuis l'arrivée du document numérique, l'archivage des documents n'a jamais été aussi essentiel. En effet, les archives électroniques permettent d'organiser efficacement ses documents en toute sécurité. Voici comment mettre en place l'archivage des documents dans votre entreprise.
Identifiez les différents documents que vous désirez archiver
La première chose à faire avant d'opter pour une nouvelle méthode d'archivage des documents est d'identifier quels documents seront concernés. En effet, tous les documents ne gagnent pas à être placés dans une archive électronique. Sélectionnez en priorité les documents les plus sollicités dans vos processus métier. Sélectionnez également tout document comportement des informations sensibles susceptibles de mettre en péril votre entreprise. À l'inverse, les documents papier dont la durée de vie n'excède pas quelques jours ou semaines ne gagnent pas vraiment à être stockés dans un système d'archivage électronique. Intégrer les collaborateurs dans le projet d'archivage numérique des documents permettra d'identifier les documents les plus pertinents.
Numériser ses documents et créer des archives électroniques
Une fois les documents identifiés, il faut les numériser. Créer des archives numériques ne revient pas qu'à créer une copie numérique d'un document papier. Pour que celui-ci ait une valeur probante, il faut l'horodater, identifier son émetteur et le doter d'une empreinte numérique. Une fois le document numérique en conformité avec le droit, il faut l'archiver dans un système d'archivage électronique. Ce système, respectant des normes internationales, permet de garantir l'intégrité, la confidentialité et la pérennité des documents. Une fois toutes ces conditions réunies, les archives numériques possèdent la même valeur juridique que les archives papier.
Le classement des documents contenu dans les archives
Classer ses documents numériques de manière judicieuse est essentiel. En effet, les archives électroniques permettent une gestion facilitée des documents. Il serait dommage de ne pas profiter de ce potentiel à cause d'un classement mal ordonné. Classement par ordre alphabétique, par date, par thématiques... Les méthodes sont nombreuses pour classer des documents. Choisissez celle qui convient le mieux à votre entreprise et veillez à ce que votre classement soit scrupuleusement respecté.
L'élimination des documents inutiles
Archiver correctement ses documents électroniques permet de se passer totalement du papier. Par conséquent, si vous vous êtes assuré que toutes les règles juridiques sont respectées, vous pouvez supprimer vos documents papier. Soyez néanmoins scrupuleux : en cas d'erreur, certains documents papier ne pourront pas être reproduits.
Extérioriser l'archivage électronique de ses documents ou la confier à une entreprise ?
Organiser l'archivage de ses documents peut être complexe pour les petites et moyennes entreprises. Les normes juridiques concernant la conservation des documents numériques sont sévères et il peut être compliqué de mettre en place une solution adéquate. Fort heureusement, de nombreuses sociétés se sont spécialisées dans l'archivage de documents. Ces entreprises peuvent se déplacer pour numériser vos documents, puis les placer dans un système d'archivage électronique reconnu par l'État. Vous vous assurez ainsi que vos documents électroniques sont conservés en sécurité tout en respectant la loi en vigueur.