Les nombreux avantages que peut apporter l'archivage électronique à votre entreprise
Le document numérique s'impose peu à peu dans les entreprises. Ce processus de dématérialisation ne peut néanmoins pas se faire sans un archivage électronique à la hauteur. Cet archivage numérique doit notamment respecter des normes strictes. Mais cet effort permet de nombreux bénéfices : hausse de la productivité, gain de place et sécurité optimale convainquent les entreprises.
Qu'est-ce que l'archivage électronique ?
L'archivage électronique consiste à placer des documents numériques dans un espace de stockage informatique dédié. Ces archives peuvent prendre deux formes :
- Le SAE : le SAE (Système d'archivage électronique) est un coffre-fort numérique dans lequel les documents sont stockés. Une fois placés, ils ne peuvent plus être modifiés. Le but d'un système d'archivage électronique est de garantir l'intégrité et la confidentialité des documents électroniques. Ce type d'archivage est obligatoire pour que les documents numériques aient une valeur probante.
- La GED : une solution de GED (Gestion électronique des documents) permet la manipulation des documents numériques. Elle permet de dématérialiser les processus métier.
Ces deux archives sont souvent complémentaires et utilisées conjointement.
Les avantages de l'archivage électronique des documents
Si l'archivage électronique des documents séduit de plus en plus d'entreprises, c'est qu'il apporte de nombreux avantages. Voici les principaux.
L'archivage numérique des documents permet d'en faciliter la gestion
La gestion documentaire papier est une activité extrêmement chronophage. L'archivage numérique permet en deux clics de retrouver les informations dont les collaborateurs ont besoin. À l'aide d'un logiciel de GED, il est également possible de travailler à plusieurs sur un document, de le valider, de l'envoyer ou d'y apposer une signature. Le workflow de nombreux secteurs peut être accéléré, voire automatisé. C'est la productivité globale de l'entreprise qui est améliorée.
Les archives numériques prennent très peu de place
Le support papier prend beaucoup de place. Archiver des documents papier peut occuper une partie considérable de l'espace de travail. Les données numériques, elles, ne prennent aucune place. L'espace alloué aux archives papier peut être mobilisé à d'autres fins.
L'archive électronique permet une conservation avec un niveau de sécurité
Les documents papier sont facilement perdus, égarés voire volés. Les données, une fois stockées dans un système d'archivage électronique de qualité, sont en parfaite sécurité. Leur durée de vie légale est également assurée, tout comme leur confidentialité. L'archivage électronique est ainsi une solution bien plus sûre que l'archivage papier.
Les archives numériques sont bonnes pour la planète
Il est courant qu'une entreprise produise des centaines, voire des milliers de documents par mois. Cette consommation de papier est extrêmement néfaste pour la planète. Passer à l'archivage électronique permet de ne plus avoir recours à l'imprimante à chaque fois qu'un document doit être partagé. Dans un contexte de dématérialisation complet, les documents sont même produits nativement au format numérique. Les économies de papier sont alors considérables et permettent de préserver notre environnement.