Quels sont les différents types d'archivage électronique pour vos documents ?
La conservation des documents est un enjeu majeur pour le passage au tout numérique des entreprises. Les archives électroniques doivent remplir de nombreux critères. Elles doivent pouvoir permettre de stocker en sécurité les documents, mais également permettre une gestion facilitée. Deux principaux types d'archivage électronique existent : la GED (Gestion électronique de documents), le SAE (Système d'archivage électronique). Découvrez en quoi ils consistent.
Qu'est-ce que l'archivage électronique des documents ?
Avant toute chose, il s'agit de comprendre ce qu'est l'archivage électronique des documents. Tout comme avec un document papier, une entreprise est tenue par la loi de procéder à la conservation de certains documents. Pour des raisons pratiques, elle a d'ailleurs tout intérêt à procéder à l'archivage de la totalité de ses documents. L'archivage électronique repose sur ce principe : en complément ou en substitution du papier, les documents sont stockés dans un espace numérique. Pour cela, les documents peuvent être produits directement au format numérique (on parle de dématérialisation). Sinon, l'on produit des copies électroniques des documents papier (ce que l'on appelle la numérisation). L'archivage électronique permet à une entreprise de gagner en productivité, en sécurité des données, d'économiser de la place, etc.
Les différents types d'archivage électronique des documents
Pour l'archivage des documents numériques, il n'existe pas qu'une seule solution. Voici les deux principaux types d'archives électroniques.
Le SAE (système d'archivage électronique)
Le SAE, ou système d'archive électronique, est un espace de conservation numérique garantissant l'intégrité d'un document Le SAE est un système ultra-sécurisé au sein duquel aucune modification n'est possible. Le système d'archivage électronique possède un statut juridique et doit respecter une norme internationale pour être mis sur le marché. Parce qu'il permet de garantir la conservation et l'intégrité d'un document numérique, le système d'archivage électronique peut accorder une valeur probante à un document numérique. C'est-à-dire qu'une fois stocké dans un SAE, il est possible de supprimer la version papier de ce document. Le SAE n'est néanmoins conçu que pour le stockage des documents.
La GED (gestion électronique des documents)
Si vous souhaitez posséder des archives vous permettant d'effectuer des manipulations, le logiciel de GED est la meilleure option. Ce type d'archivage numérique est conçu pour pouvoir traiter les documents numériques. Il est possible de les créer, de les envoyer, de les annoter, etc. Un logiciel de gestion électronique des documents permet ainsi de numériser de nombreux processus métier. La GED permet également d'automatiser certaines tâches et de gagner en productivité. En revanche, les archives de GED ne permettent pas d'accorder une valeur probatoire à un document numérisé.
SAE et GED : deux types d'archivage électronique complémentaires
Vous l'aurez compris, ces deux types d'archivage numérique proposent de nombreux avantages. Fort heureusement, il est tout à fait possible de profiter de ces avantages simultanément. Système d'archivage électronique et logiciel de gestion électronique des documents sont en effet compatibles. Ces archives complémentaires sont d'ailleurs souvent proposées par les mêmes fournisseurs de solutions d'archivage électronique. Pour tirer le plein potentiel de vos documents numériques, dotez-vous de ces deux types d'archivage électronique.