Situation : Opheor est un bailleur social ancré dans le territoire roannais depuis plus de 60 ans, devenu un acteur immobilier incontournable en termes de politique publique locale et un partenaire important pour l’activité économique et le maintien du pouvoir d’achat sur le territoire. Opheor c’est 5000 logements et 12 000 locataires.

Nombre de salariés : 80 employés

Nombre de sites : 3

Témoignage : Madame Vincente VIAL, Directrice Générale

Partenaire : Témoignage réalisé grâce au soutien de notre partenaire Elan

Les besoins

5 000 logements équivalent à 15 000 dossiers papier (1 dossier technique par logement, 1 dossier contrats et autres docs par locataire, 1 dossier comptable par locataire).

Face à la place nécessaire pour l’archivage de ces nombreux dossiers et après lecture des règles de protection de la donnée personnelle, nous avons engagé une réflexion autour de la gestion des documents au sein d’Opheor et avons opté pour la mise en place d’un dossier locataire numérique qui rassemblerait en un lieu l’ensemble des pièces obligatoires à conserver.

LA Numérisation des documents

En premier lieu, il a fallu prévoir des espaces de stockage serveur suffisant pour anticiper l’arrivée de cette masse de données numériques.

Ensuite, il a fallu réfléchir à la méthode de hiérarchisation de ces données, tant dans le classement que dans les droits d’accès à ces documents.

Enfin, il a fallu trouver les bons partenaires et les bons prestataires pour nous accompagner dans cette démarche de digitalisation.

Les volumes numérisés ont été très importants, à raison de 10 pages en moyenne par dossier, notre volume a probablement avoisiné les 50 000 pages numérisées. Mais le plus difficile n’a pas été la numérisation, au préalable il a fallu extraire chaque dossier de son lieu de stockage, et engager une démarche de tri.

La restitution des documents

L’ensemble de nos données nous ont été restitués dans notre logiciel de GED, elles ont été intégrées rapidement dans l’arborescence voulue et mise en place avant l’intégration des documents numérisés.

Aujourd’hui, nous nous inscrivons dans la continuité de cette démarche de GED et de l’intégration en masse de notre historique.

Les bénéfices de la numérisation

Nous n’avons pas encore tiré le bilan des économies faites sur les impressions, mais le contrat avec notre prestataire impression arrive bientôt à son terme et son renouvellement sera l’opportunité pour nous d’en mesurer le bénéfice.

Malgré cela, nous comptons de nombreux autres bénéfices, c’est indéniable !

Nous avons libéré de nombreux mètres linéaires de stockage, aujourd’hui nous accédons à nos données patrimoniales d’un simple clic avec un écran et un ordinateur. Fini les heures de recherche et d’archivage, ce travail est devenu moins contraignant.

Mais le bénéfice se situe surtout sur la sécurité autour de l’accès à ces données qui pour certaines relèvent de la confidentialité.

Avec l’archivage numérique, nous savons qui accède à quels documents, nous avons même une lecture, en cas de besoin, sur l’historique des consultations.

Enfin, la sécurité ne s’arrête pas à la seule sécurité de consultation, puisque c’est aussi d’avoir une sauvegarde de l’ensemble des données vers un serveur distant, ce qui met en perspective un retour rapide à l’activité et l’accès à l’ensemble des données en cas de sinistre incendie ou autres.

Je recommanderais la numérisation sans aucune hésitation. Après ce retour d’expérience et face à la simplicité et la fluidité des démarches, ce qui nous paraissait insurmontable au début de la réflexion et devenu comme évidence dans nos process. La question que l’on se pose, c’est pourquoi ne l’avons-nous pas fait avant !