« Le fait de s’être débarrassés des archives nous a permis de créer un espace de travail confortable pour le secteur produit frais. » - Monsieur Marrot, Directeur de l'hypermarché Leclerc.

Situation : Hypermarché Leclerc, grande distribution

Nombre de salariés : 140 - 220 employés

Nombre de sites : 1, situé à Porto-Vecchio en Corse-du-Sud

Témoignage : Monsieur Franck Marrot, Directeur de l’hypermarché

Les besoins

Afin de faciliter le traitement, le classement, la recherche et le partage de nos documents, nous souhaitions numériser nos 15 dernières années d’archives et les importer au sein d’une GED. Nous souhaitions passer l’entreprise dans le XXIème siècle tout simplement.

La mise en place

Essentiellement composées de factures fournisseurs, de bons de livraisons (et autres documents d’achats) et de dossiers RH, l’ensemble des archives représentait un linéaire de plus de 75 mètres. (1m linéaire représente généralement entre 4000 et 5000 feuilles).

Le transport de l’ensemble des archives depuis notre site à Porto-Vecchio vers l’atelier de numérisation a été assuré par le personnel du Scan Center, et a nécessité de leur part afin d’en assurer la sécurité et l’intégrité :

• Un inventaire exhaustif sur site des archives à transporter ;
• Un conditionnement des dossiers dans des containers archives ;
• L’acheminement vers le centre de numérisation.

Afin de ne pas immobiliser les archives pour notre personnel, et dû à l’importance des volumes (plus de 150 containers archives de 50cm), 4 rotations ont été mises en place.

À réception, les archives ont été rapprochées du bon d’enlèvement initial, pour ensuite les préparer à être numérisées :

• Création d’un code barre permettant de pré référencer chaque lot et d’éviter la perte de document ;
• Retrait des agrafes, reliures, trombones ou tout autre élément de liaison ;
• Séparation par intercalaires spécifiques de documents.

La numérisation des documents

Les différents lots ont ensuite été numérisés selon un profil de numérisation préétabli (résolution, colorimétrie…) afin d’en assurer une copie fidèle. Le logiciel pilote de Scan a effectué divers traitements afin d’assurer une numérisation de qualité, tels que : le redressement des images, la suppression automatique des pages vierges, la séparation des documents…

Pour finir, des contrôles visuels et exhaustifs sur les scans sont effectués avant la validation de chaque lot de numérisation.

Durant toute la durée de la prestation (étalée sur une période de 6 mois), une procédure de mise à disposition prioritaire a été mise en place de manière à nous permettre d’accéder à tout moment à des documents en cours de traitement dans l’atelier de numérisation. Le(s) document(s) souhaité(s) ont été traités en priorité puis mis à la disposition du demandeur par mail ou directement au sein de notre armoire Zeendoc.

Importation des documents dans une GED

L’ensemble des documents numérisés a été ensuite importé dans le logiciel Zeendoc (Achats et RH) préalablement mis en place, puis indexé par le personnel du Scan Center selon le plan de classement que nous avions défini ensemble.

Des modèles de reconnaissance ont été créés afin de permettre l’indexation automatique des futurs documents que nous déposerions au sein de notre armoire Zeendoc, ce qui nous a permis d’économiser du temps et le coût de main d’œuvre associée.

Dès qu’un document est indexé, il est immédiatement consultable par les salariés autorisés.

Les bénéfices de la numérisation pour la grande distribution

• Un gain de place : Le fait de s’être débarrassé des archives nous a permis de créer un open space de travail confortable pour le secteur produit frais ;
• Un gain de temps dans la recherche : Une fois les documents numérisés et classés automatiquement dans notre solution de GED Zeendoc, l’ensemble des informations contenues dans les documents sont accessibles en un clic ;
• Autonomie dans la recherche : En plus du gain de temps, je n’ai besoin de personne pour rechercher les documents grâce à la recherche sur l’indexation.
• Une sécurisation des archives et des données personnelles : Avant la numérisation des archives, tous les documents contenant les données personnelles de nos salariés étaient rangés dans une armoire, et la clef était facilement accessible à tout le personnel. Désormais, nous ne sommes plus que deux à avoir accès aux documents RH, permettant une conformité au RGPD ;
• Une économie des coûts du papier, de l’impression et du stockage.

Monsieur Marrot assure ne voir que du positif dans la numérisation de ses documents, et se dit prêt à la recommander.