Externaliser la numérisation de vos documents : Les atouts !

L'atelier du digital raconté par ses utilisateurs du secteur Institutionnel.

Témoignage de la Mairie de Bonifacio

Nous avons numérisé tous nos documents d’urbanisme depuis 1950, soit un peu plus de 158 mètres linéaires, ce qui représente près de 18 000 dossiers.

Madame FABY Maëva

Situation :

Bonifacio est une ville d’environ 3 000 habitants située dans l’extrême sud de la Corse. Le service d’urbanisme traite un volume conséquent de demandes d’autorisations d’urbanisme par an, ainsi que des demandes de renseignements quotidiennes en matière de droits des sols.

  • Nombre de salariés : 119
  • Nombre de sites : 2
  • Témoignage : Madame Faby Maëva, directrice, du service d’urbanisme en tant qu’attaché territorial. Elle y assure des missions fonctionnelles encadrant 3 agents. Au niveau opérationnel, elle assure la partie « contentieux administratifs », et participe de façon transversale à la réalisation de projets menés par la ville.

 

Les Besoins :

 

A l’heure de la dématérialisation, la question de l’archivage numérique était primordiale. Il fallait se mettre en adéquation avec la modernisation de l’action publique et plus concrètement trouver un moyen de faciliter nos recherches, le classement et l’exploitation de nos documents. Nos plus anciennes archives datent de 1950 et notre système de classement n’avait pas évolué avec son temps. Il était parfois difficile de s’y retrouver et d’accéder à nos ressources puisque les archives étaient dispersées dans plusieurs salles, ce qui rendait d’autant plus chronophage nos recherches.

 

La Numérisation des documents :

 

Avant l’intervention de Sages Informatique, il a fallu faire un tri en interne, se poser certaines questions : que faut-il archiver ? que faut-il supprimer ? Ensuite, la numérisation a eu lieu en deux temps à la vue du volume de documents conservés. Et à chaque fois l’équipe de leur département de numérisation, le Scan Center, s’est occupée de tout ! Les boites d’archives ont d’abord été envoyées en amont via un transporteur, puis le jour de l’intervention deux personnes ont emballé tous nos documents. Chaque carton était codé puis photographié.

Il aura fallu 2 sessions de 2 jours pour tout empaqueter et quelques semaines de travail pour la numérisation. Si nous avions besoin d’avoir accès aux documents en cours de numérisation, un simple mail suffisait et quelques minutes plus tard le document était mis à disposition dans leur solution de Gestion Électronique Zeendoc. Nos interlocuteurs étaient toujours à l’écoute et très réactifs. Nous avons numérisé tous nos documents d’urbanisme depuis 1950 jusqu’à 2022, soit un peu plus de 158 mètres linéaires, ce qui représente près de 18 000 dossiers de 40 pages en moyenne. Autorisations d’urbanisme (Permis de construire, déclaration préalable…), certificats d’urbanisme, dossiers de pré consultation avec l’Architecte des bâtiments de France ainsi que tous nos dossiers contentieux, ont pu être numérisés.

Nous sommes très satisfaits. Une équipe sympathique, toujours à l’écoute, disponible et qui a su s’adapter à l’ensemble de nos problématiques.

 

La Restitution des Documents :

Nos versions papiers nous ont été restituées et se trouvent désormais stockées dans une salle d’archivage et conditionnées dans des cartons numérotés afin de les retrouver plus facilement si besoin. Quant aux versions numériques, elles sont désormais disponibles dans Zeendoc, regroupées dans une armoire commune.

Gain de place : Nous avons pu récupérer deux pièces autrefois entièrement consacrées au stockage des archives.
Gain de temps : La numérisation des documents d’urbanisme nous permet de gagner un temps considérable au quotidien. En effet, tous les jours, des notaires, des particuliers ... nous sollicitent pour leur transmettre des copies d’autorisations d’urbanisme. Aujourd’hui, en quelques clics, nous retrouvons le document recherché, nous le téléchargeons et leur envoyons. Même eux sont surpris de la rapidité avec laquelle nous leur répondons !
Meilleure conservation : Nous disposons de très anciens documents qui malgré tous nos efforts, se sont dégradés dans le temps et ils risquaient de ne plus être lisibles d’ici quelques années. Désormais, nous disposons d’une version numérique ad vitam aeternam !
Économie papier – impression : Les envois de documents, qui peuvent parfois représenter une centaine de pages, se font désormais par email, ce qui d’une part satisfait nos interlocuteurs car cela est plus rapide, et d’autre part nous permet d’éviter de nombreuses impressions inutiles.
Meilleure efficience dans nos recherches : Avant la numérisation, lorsque nous devions rechercher tous les dossiers se rapportant à un élément commun, les recherches étaient fastidieuses, et… poussiéreuses ! Désormais, avec Zeendoc et la recherche par mot clef, en un clic nous retrouvons toutes les informations souhaitées.

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