Vos locaux d'archives débordent de papier et vous ne savez plus comment gérer le stockage de toute cette documentation ? Vous envisagez de démarrer la dématérialisation de vos flux par la numérisation des documents papier ? Le moment est peut-être venu de confier ce projet à un prestataire extérieur dont c'est le métier. Nous vous expliquons en quoi consiste un tel processus. Nous passons en revue les avantages d'une stratégie numérique pour votre entreprise ainsi que les atouts d'une externalisation auprès d'un professionnel.
Numérisation des documents d'entreprise : de quoi s'agit-il exactement ?
Le numérique, par définition, correspond à des données dématérialisées par opposition au format papier. Le fait de scanner la documentation fait donc entrer l'entreprise dans l'ère de la digitalisation. C'est le début de sa transformation numérique.
Processus de numérisation d'un document au format papier : définition
L'action de numériser revient à transformer une information analogique dans un format numérique. On rencontre aussi les mots digitaliser et digitalisation. Le processus consiste d'abord à passer un document papier au scanner. Ensuite, les systèmes de numérisation prennent en charge l'archivage sécurisé de ces données numérisées.
Numériser ses documents au format papier entre dans une stratégie de digitalisation de l'entreprise
L'action de numérisation va aujourd'hui généralement bien plus loin qu'un simple scan avec archivage. Grâce aux nouvelles technologies, dont la reconnaissance des caractères, la gestion électronique de documents (GED) se greffe après la numérisation afin de compléter le processus.
Ainsi, numériser ses documents professionnels constitue la première étape de la transformation numérique de l'entreprise. Cette action commence par le traitement des archives existantes au format papier. Ensuite, il s'agit de mettre en place la numérisation de tous les nouveaux documents papier qui arrivent ou qui sont créés chaque jour.
Avec le déploiement généralisé de la facture électronique dans les entreprises, la gestion de la documentation devient de plus en plus numérique. Commencer par traiter le papier permet d'introduire le changement des habitudes et des méthodes de travail.
Numériser des documents professionnels auprès d'une société d'archivage : les étapes
Pour confier le passage du format papier au format numérique à un prestataire, nous recommandons de suivre plusieurs étapes de numérisation. Nous vous les résumons ici :
- déterminer le périmètre d'un tel projet (quelle documentation et pour quels services de l'entreprise) ;
- effectuer l'inventaire de l'ensemble des documents à numériser ;
- décider ce qui se gère en interne et ce qui est confié à un prestataire spécialisé en numérisation ;
- mettre en place la réalisation du scan, pour tous les formats, ainsi que le transfert des archives papier au centre de numérisation choisi ;
- déployer un système de stockage sécurisé des données numérisées ;
- associer un outil de GED pour faciliter l'exploitation des documents numériques (recherche, partage ou annotation de chaque fichier archivé) ;
- contrôler le fonctionnement de l'indexation des documents ainsi que de la bonne sécurisation des données (notamment la gestion des accès).
Quels atouts comporte une stratégie de numérisation des documents au format papier ?
Si vous hésitez à franchir le pas de la numérisation, prenez le temps d'analyser tous les avantages qu'elle peut représenter pour votre organisation.
Numériser les documents papier pour gagner de l'espace physique d'archivage
Imaginez les mètres carrés que vous gagnez en réduisant ou supprimant votre local d'archive interne à l'entreprise. Évidemment, indexer, stocker et archiver des fichiers PDF avec des images et du texte, sur des serveurs hébergés sur le cloud, cela prend bien moins de place. Avec cette économie d'espace, vous pouvez enfin affecter cette place à d'autres activités. Si vous louez un site de stockage externe, le passage à la numérisation apporte immédiatement un gain financier.
Passer au format d'archivage numérique pour améliorer la collaboration dans les entreprises
Le fait de numériser vos documents qui arrivent dans l'entreprise au format papier (factures, contrats, devis, etc.) permet aux collaborateurs d'y accéder plus simplement ensuite et de mieux travailler ensemble. Ils peuvent ainsi réaliser tous les traitements d'un processus achats, de la commande au paiement, de façon dématérialisée. Les contrôles, validations, bons à payer et signatures s'insèrent sur les fichiers numérisés directement. C'est inutile de passer par l'impression de chaque page. Toute l'entreprise gagne du temps avec ces outils.
Numériser pour sécuriser la gestion documentaire dans l'entreprise
Stocker des boîtes d'archives dans un sous-sol, une cave ou un grenier présente des risques. Quelle entreprise n'a pas connu des disparitions d'informations parfois cruciales du fait d'un vol, d'un sinistre, d'incendie ou d'un dégât des eaux ? La mise en place de la numérisation des documents constitue un réel projet d'entreprise qui apporte de la sécurité sur ces points.
En outre, en adoptant ensuite la numérisation de chaque document entrant dans la société, par exemple les factures fournisseurs, vous améliorez encore la sécurisation. Ainsi, vous ne perdez plus de documents qui circulent dans les différents services en vue de leur traitement.
Scanner et archiver de façon dématérialisée pour simplifier la recherche d'informations
Le fait d'associer une gestion électronique des documents à un outil de numérisation facilite grandement le travail dans l'entreprise. Chaque fichier généré est indexé selon des règles claires et connues de tous. Sa recherche devient simple. Il existe une seule version de chaque facture, contrat, devis, bon de commande, bulletin de salaire, etc. Plus personne n'effectue de copie après l'opération de scan, vu que l'information reste accessible en quelques clics.
Adopter la dématérialisation et la gestion électronique des documents : une réduction du coût administratif
La numérisation de la documentation papier conduit aussi à des économies financières pour l'entreprise. Comme évoqué, vous gagnez de la place avec la disparition de vos archives physiques. C'est la possibilité de les réaffecter à une autre utilisation ou de supprimer une location de locaux extérieurs le cas échéant.
La manipulation d'informations scannées ou de fichiers électroniques améliore l'efficacité et la collaboration. Le temps de recherche d'un document numérisé diminue sensiblement par rapport au papier. Tous ces paramètres font gagner de l'argent aux entreprises qui optent pour des formats dématérialisés.
Pourquoi confier la numérisation des documents de l'entreprise à un prestataire ?
Allez-vous réaliser la numérisation de la documentation vous-même ou pas ? En dehors du fait que cela suppose de s'équiper d'un logiciel et du matériel adéquat, la gestion de documents numérisés constitue un vrai métier. Voici les avantages que comporte son externalisation.
Numérisation du papier et archivage numérique : des normes et de la sécurité à respecter
Archiver un contenu, du texte ou une image, en couleur ou en noir et blanc, au format PDF par exemple, cela semble simple. Mais la numérisation ne se limite pas à cela. En effet, les professionnels qui prennent en charge cette action vous assurent de respecter la valeur légale de vos documents. Ils travaillent en conformité avec les règles de l'article 1379 du Code civil ainsi que les suivants, notamment en matière de valeur probante.
Avec un prestataire, vous avez l'assurance que vos données numérisées sont intègres, fidèles à l'original et non falsifiables. Il utilise des outils ou logiciels qui sécurisent aussi les accès à l'information, tant au niveau de la reproduction que de la conservation du contenu scanné.
Dématérialisation des documents au format papier : un processus qui prend du temps au quotidien
Les entreprises ne disposent pas toujours des ressources internes pour traiter chaque jour les documents qui arrivent au format papier afin de les convertir en fichiers numériques. Or, les processus de travail, par exemple pour une chaîne achats, exigent de la régularité. L'externalisation auprès d'un professionnel de la dématérialisation facilite cette gestion documentaire.
Décider de numériser ses archives papier existantes c'est bien. Mais, idéalement, nous recommandons d'organiser la digitalisation de chaque document qui arrive ensuite dans l'entreprise, ou que génèrent les collaborateurs.
Utilisation de la reconnaissance des caractères par océrisation (OCR) : une technique de professionnels
En confiant le travail de numérisation à un prestataire spécialisé, vous allez plus loin que le simple scan d'un document et son archivage sous la forme d'un fichier numérique. Bien plus que de stocker des images, ce type de logiciel utilise la technique OCR, soit en français la reconnaissance optique de caractères.
Ainsi, cet outil traduit puis extrait le texte d'un document numérisé. Vous pouvez alors générer automatiquement les écritures pour la comptabilité. Chez Scan Center, nous offrons ces processus complets grâce à notre partenariat avec Zeendoc, notre solution de gestion électronique de documents (GED).
Numérisation des archives existantes au format papier : un projet qui exige temps et organisation
Enfin, nous sommes convaincus que se lancer dans la gestion de documents numérisés constitue un vrai projet organisationnel. Toute l'entreprise est concernée et pas seulement les services administratifs. Que ce soit l'étape de numérisation des archives existantes ou celle qui consiste à scanner au fil de l'eau chaque nouveau document, ne négligez pas l'aspect préparation.
En associant un prestataire comme Scan Center à votre projet, vous gagnez en temps, en efficacité et en structuration. Nos experts sont de bon conseil pour vous orienter vers les solutions les plus adaptées à vos besoins. Nous vous aidons à définir les critères d'indexation de vos fichiers numérisés afin d'optimiser la recherche. Nous offrons plusieurs techniques pour vous mettre à disposition vos documents. Nous étudions avec vous le devenir de la documentation papier que nous avons numérisée.
Vous avez désormais les cartes en main. Vous pouvez approfondir votre réflexion sur la mise en place d'une gestion numérisée de vos documents, quels que soient le contenu, image ou texte. Scan Center est un spécialiste français des archives numériques ainsi que de la gestion documentaire grâce au logiciel Zeendoc. Nous intervenons dans le déploiement de tels projets depuis plus de 20 ans. Nous apportons des solutions sur-mesure à chaque PME.
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