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jeudi 20 janvier 2022

Du format papier au numérique, les différentes étapes de la numérisation

Factures, dossiers clients, documents comptables : la production documentaire des entreprises augmente de manière exponentielle. Or le processus de traitement, de gestion et d'archivage des documents papier est fastidieux. La numérisation permet de faciliter grandement ces processus et faire circuler l'information efficacement. Cependant, certaines étapes doivent être respectées si votre entreprise souhaite créer des archives sécurisées et exploitables. Du transport de vos documents papier au scanner jusqu'aux systèmes de stockage, voici les différentes étapes de la numérisation des documents.

Qu’est-ce que la numérisation des documents ?

Avant de se lancer dans un projet de numérisation, votre entreprise doit comprendre en quoi consiste la numérisation.

La numérisation : passer d’un document papier à un document numérique

La numérisation consiste à transformer un document papier, ou n'importe quel support physique, en document électronique. Les données ainsi obtenues sont ensuite placées dans un espace de stockage numérique. L'indexation des fichiers numérisés en permet ensuite la gestion et le traitement. Les entreprises qui souhaitent utiliser la numérisation pour se débarrasser de leurs archives physiques doivent néanmoins respecter différents critères établis par l’article 1379 du Code civil et que nous développons plus loin dans cet article.

La numérisation des documents s’inscrit dans une démarche de dématérialisation

La définition de la numérisation est souvent confondue avec la définition de la dématérialisation. Ces deux processus ont pourtant des objectifs bien différents. La numérisation consiste simplement à créer un système cohérent à partir de copies de documents papier. La dématérialisation, quant à elle, a pour objet de se passer définitivement du papier. Factures, fiche de paie et dossiers clients sont générés nativement dans des formats électroniques. La numérisation n'est ainsi qu'une étape de la dématérialisation.

La numérisation du document d’entreprise : de nombreux avantages

Transformer l'ensemble de ses documents papier en données est un projet d'envergure. Mais, si de plus en plus d'entreprises amorcent ce virage, c'est que la numérisation propose un certain nombre d'avantages.

  • Les informations circulent rapidement et efficacement entre les collaborateurs.
  • La gestion et le traitement des documents papier sont onéreux. La numérisation permet ainsi de réaliser des économies
  • Le traitement documentaire peut se faire simultanément, les équipes peuvent travailler de concert sur un même dossier.
  • Le temps que les équipes ne consacrent plus à la recherche d'informations peut être utilisé pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
  • La conservation des documents au format numérique est plus sécurisée qu'un archivage physique.
  • La mise en place de l'archivage numérique permet de gagner de la place.
  • Enfin, la numérisation limite la production de papier et participe à préserver l'environnement.

Pour toutes ces raisons, les entreprises sont chaque année plus nombreuses à solliciter la numérisation de leurs documents.

La numérisation des documents

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Quelles sont les étapes à suivre pour la numérisation des documents de votre entreprise ?

Transformer ses archives papier en données ne peut pas se faire d'un coup de baguette magique. Il s'agit d'un processus long et fastidieux pour une entreprise souhaitant numériser ses documents en interne. Certaines étapes doivent être respectées pour obtenir un archivage électronique de qualité.

Première étape : délimiter le périmètre de votre projet de numérisation

Avant toute chose, votre entreprise doit cadrer son projet. Quels sont les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à la numérisation ? Souhaitez-vous numériser l'ensemble de votre fond documentaire ? Si non, quels services de votre société seront concernés ? Quelles ressources souhaitez-vous numériser en priorité ? Délimiter votre projet vous permettra d'établir un budget et de répondre précisément à vos besoins. Indirectement, cette étape préliminaire vous fera gagner du temps et de l'argent.

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Deuxième étape : effectuer un inventaire des documents à numériser

Il s'agira ensuite de réaliser l'inventaire des documents numériques que vous souhaitez créer. Pour cela, impliquez les services concernés dans le projet. Les collaborateurs sont les personnes les mieux placées pour inventorier les documents papier à scanner en priorité. Avoir un inventaire exhaustif de tous les documents à numériser, de leur format et leur type de support est essentiel. Il s'agit donc de l'une des étapes de la numérisation des documents les plus importantes. Cette information est notamment cruciale si vous souhaitez faire confiance aux services d'un prestataire externe.

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Troisième étape : choisir de numériser en interne ou de faire confiance à une entreprise spécialisée

En effet, c'est à ce moment que votre entreprise doit se demander si elle souhaite procéder elle-même à la numérisation de ses documents ou pas. La numérisation d'un ensemble documentaire nécessite des ressources humaines et matérielles considérables. Externaliser ce projet permet d'éviter de nombreuses déconvenues et, bien souvent, de réaliser des économies. Vos archives de fichiers numérisés deviendront vos futurs outils de travail. De leur qualité dépendra donc la productivité de vos différents services. Votre entreprise ne devrait se lancer seule dans la numérisation de ses documents qu'à condition d'être certaine d'avoir les connaissances et ressources nécessaires.

Quatrième étape : créer une copie numérique de chaque document papier

Une fois votre projet délimité et votre inventaire effectué, vous pourrez passer à la numérisation de vos documents. Pour un document classique tel qu'une facture au format A4, un scanner suffit. Un appareil photo doté d'un logiciel de reconnaissance de caractères peut également faire l'affaire. En revanche, les choses se compliquent pour tout document au format inhabituel. Les documents au grand format comme les plans techniques ou les œuvres d'art nécessitent un matériel particulier. Il vous faudra soit acquérir ces machines onéreuses, soit vous rendre dans un centre de numérisation. Ces centres proposent tout le matériel nécessaire pour scanner n'importe quel format de documents. Reste la question du transport jusqu'à ces centres, certains documents étant fragiles. Les prestataires de numérisation prennent en charge l'ensemble de ce processus.

Cinquième étape : mettre en place un archivage numérique sécurisé et performant

Les données générées par la numérisation de vos documents peuvent être stockées dans une simple clé USB ou un disque dur. Elles perdraient néanmoins une grande partie de leur intérêt puisqu'elles ne seront pas organisées. La recherche documentaire ne sera pas facilitée. De plus, seul un système de stockage parfaitement sécurisé et en conformité avec le droit vous permettra de supprimer vos documents papier. La mise en place d'un archivage numérique sécurisé et parfaitement organisé est donc une étape quasi-obligatoire. Un prestataire vous proposera une solution de stockage adaptée à vos besoins et répondant aux exigences de sécurité établies par le Code civil.

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Sixième étape : mettre en place un logiciel de gestion électronique des documents (GED)

Cette étape est facultative mais vous permettra de profiter pleinement de tout le potentiel de votre ensemble de données. Un logiciel de gestion électronique des documents (GED) est conçu pour permettre le traitement de vos documents électroniques. En ligne, vos collaborateurs peuvent valider une facture, laisser des notes sur un dossier client ou encore transmettre en quelques clics des informations aux services concernés. En d'autres termes, la GED vous fournit l'espace de travail idéal pour exploiter votre nouvel ensemble documentaire numérique.

Septième étape : vous assurer de la valeur légale de vos documents numériques

Si votre entreprise souhaite se débarrasser totalement du format papier, la numérisation de vos documents doit respecter un certain nombre de critères. Ces normes ont pour objet de garantir la fidélité des données et éviter qu'elles puissent être falsifiées. Le respect de ces normes permet à toute facture, bulletin de paie et autres documents d'entreprise d'obtenir une valeur probatoire. Ces règles, énoncées par l’article 1379 du Code civil, sont les suivantes.

  • Le procédé de reproduction par voie électronique doit produire des informations liées à la copie et destinées à l'identification de celle-ci (en particulier la date de création de la copie) ;
  • L'intégrité est attestée par une empreinte électronique. Cette condition est présumée par l'usage d'un horodatage qualifié ou signature électronique ;
  • Copie conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou son contenu ;
  • L'accès aux dispositifs de reproduction et conservation fait l'objet de mesures de sécurité appropriées.

Destruction des documents papier / article 1379 : « La copie fiable a la même force probante que l’original. La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge. Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État ».

Huitième étape : effectuer un contrôle régulier de votre système d’archivage numérique

Enfin, une fois vos documents numérisés, un contrôle régulier doit être effectué. Il s'agit de vérifier que l'indexation est toujours optimisée, que des droits d'accès n'ont pas été attribués par erreur, qu'aucun document n'a été dégradé, etc. Réaliser un audit régulier vous permettra d'identifier rapidement d'éventuels problèmes. Dans le cas contraire, ces problèmes pourraient entraîner des répercussions sur tout votre ensemble documentaire. Les ressources à mettre en œuvre pour corriger le problème peuvent rapidement devenir conséquentes. Si vous souhaitez que vos documents numériques aient une valeur probatoire, effectuer des audits réguliers vous assurera également d'être en règle en cas de contrôle.

Vous l'aurez compris, numériser vos documents papier n'est pas un projet à prendre à la légère. Respecter toutes les étapes de la numérisation des documents est essentiel si vous souhaitez profiter de tous ses avantages. Pour cela, le mieux reste d'être accompagné par un prestataire qualifié. Vous vous dirigerez alors sereinement vers l'objectif zéro papier au cœur des préoccupations des entreprises.

Méthodologie de numérisation des documents du Scan Center

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