Les entreprises sont autorisées à procéder à la numérisation et à l'archivage électronique de leurs documents papier (documents comptables, documents fiscaux, etc.). Cependant, pour qu'une copie numérique ait la même valeur juridique que le document original, il faut que son processus de dématérialisation et de conservation réponde à certaines exigences.
On appelle copie fidèle un document numérisé selon son niveau de fiabilité. N'importe quelle information ou document électronique peut constituer une preuve numérique et être utilisée lors d’un contentieux. Mais avant qu'une entreprise procède à la destruction de ses archives papier, il faut qu'elle s'assure que ses documents numérisés soient conservés de manière fiable.
Copie fidèle + Copie durable = Copie Fiable
Copie fidèle + copie fiable = Destruction du papier*
* Destruction des documents papier / article 1379 : « La copie fiable a la même force probante que l’original. La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge. Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État ».
La copie fidèle : la précision du contexte de numérisation et l'empreinte électronique
Pour qu'un document au support numérique soit considéré comme une copie fidèle, il doit suivre des règles liées à la réplique des données originales et à la spécification du contexte de numérisation. Selon le décret d'application du 5 décembre 2016 de l'article 1379 du Code civil, il doit être la reproduction à l'identique du contenu du document papier et préciser sa date de création ainsi que son auteur. La copie numérique doit aussi obligatoirement disposer d'une empreinte électronique qui permet de détecter toute modification de son contenu.
L'horodatage qualifié précise la date et l'heure de création d'un document numérisé. Utiliser une signature électronique qualifiée et/ou un cachet électronique (cachet serveur) permet en plus d'identifier formellement son auteur et de sceller le document. Pour être certain de remplir le cahier des charges de la copie fidèle, une entreprise peut se référer à la norme NF Z42-026. Elle décrit les exigences légales en matière de numérisation et d'archivage des documents papier, ainsi que les contrôles de suivi à mettre en place par la suite.
La copie fiable : l'importance de l'archivage numérique
La copie fiable doit avant tout respecter les mêmes exigences que la copie fidèle concernant le respect des données du document original et son contexte de numérisation. Pour qu'une copie fidèle devienne une copie numérique fiable, elle doit être sauvegardée dans un Système d'Archivage Électronique (SAE) permettant d'assurer son inaltérabilité dans la durée.
- Authenticité des documents : Horodatage et scellement (la signature électronique optionnelle)
- Intégrité des documents (données, figées, stockage dédié, confidentialité, traçabilité)
- Intelligibilité (Formats standards PDF/A, Tiff) lisibles dans le temps, avec signature si conversion
Copie fidèle et copie fiable : les différentes normes
Plusieurs normes existent. Connaître et suivre ces normes est une preuve incontestable qu'une entreprise respecte les exigences de l'article 1379 du Code civil et de son décret d'application. Dans le cas des copies numériques, il en existe 2 :
- la norme Z42-026 qui décrit le processus de dématérialisation et d'archivage
- la norme Z42-013 qui décrit les processus d’archivage, consultation, réversibilité et destruction dans un Système d'Archivage Électronique (SAE)
Il existe aussi de multiples certifications qui augmentent la complexité du sujet : Entre copie fidèle et copie fiable, dématérialisation et archivage, on peut vite s'y perdre.
C'est pourquoi Scan Center accompagne les entreprises dans leurs projets de numérisation et plus globalement de dématérialisation en leur proposant des solutions adaptées à leurs besoins et à leur budget, y compris une solution d’archivage dans Zeendoc, tout en suivant les normes.
