Numérisation Ajaccio

Offrez une nouvelle vie à vos documents

Nombreuses sont les organisations qui, aujourd’hui, voudraient améliorer la flexibilité et la productivité de leur activité en optant vers le cap du numérique. L’environnement papier continue d’envahir leur espace foncier, sa gestion entraine des surcoûts de stockage, de gestion, de recherche, de partage, dont elles voudraient, et pourraient se passer. Pour autant, dématérialiser l’ensemble de son patrimoine papier n’est vraisemblablement pas la solution la plus économique, voire  la plus accessible pour la plupart.

Conscient de ces besoins et contraintes, Scan Center est en mesure de proposer des solutions rationnelles et en adéquation avec les capacités de votre organisation, sans pour cela s’engager sur des projets de masse utopiques, en raison de leurs processus complexes, longs, et surtout de leurs coûts élevés

Méthodologie

Les phases d’un projet de numérisation

  • Prise de contact par un chef de projet Scan Center qui défini avec vous un cahier des charges pour la prestation. Ce document identifie les étapes fonctionnelles, techniques nécessaires à vos attentes, le calendrier d'exécution.
  • Retrait sur votre site, par nos équipes, ou par transporteur, de vos différentes archives.
  • Numérisation et indexation de tous vos documents, quel que soit leur format, dans le respect de vos besoins de classement.
  • Mise à disposition numérique sur le support de votre choix (Disques amovibles, liens de téléchargement sécurisés, applications tierces, Gestion électronique de documents).
  • Restitution de vos documents papiers vers votre entreprise, votre centre d'archivage, ou possibilité de destruction, selon les normes et obligations en vigueur.

Notre chaine de dématérialisation s’appuie, dans ses procédures de numérisation,  sur les préconisations de la récente  norme Afnor Z042-026, dont la finalité est de produire une image numérique dite ‘fidèle’ au document papier d’origine :

Ces processus ne se limitent pas à traiter le sujet sur un aspect purement technique mais abordent de manière exhaustive cette transformation numérique du document papier, en partant de la collecte et l’inventaire des documents, leur préparation, leur numérisation, leur contrôle qualité, leur post –traitements (Indexation, Ocr) pour enfin terminer par la constitution des livrables numériques de copies  fidèles en y associant tous les éléments de traçabilité de leurs traitements.

Cicle de numérisation

Archivage numérique

Scan Center numérise toutes vos archives

Ces documents peuvent être ensuite stockés dans notre solution de gestion documentaire en mode Saas, Zeendoc.

Cette alternative permet la consultation et l'exploitation de vos archives à tout moment, en tout lieu depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone.

Pourquoi choisir le Scan Center

  • Numérisation de vos documents quels que soient leurs formats : A4/A3, plans et formats supérieurs, documents patrimoniaux et/ou cadastraux.
  • Une solution de numérisation sécurisée et française
  • Près de 20 ans d’expérience
  • Des conseils de spécialistes. Nos équipes vous proposent des solutions sur-mesure adaptées à vos besoins.
  • Un atelier de numérisation de 1000 m2, équipé des dernières technologies de numérisation pour garantir des travaux à valeur ajoutée.
  • Un traitement express de vos travaux.
ScanCenter corse

Rappel des délais légaux de conservation

Comment l'espace que vous consacrez à vos archives augmente chaque année ?

Des documents comptables

10 ans à partir de la clôture de l'exercice :

  • Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d'inventaire, etc.
  • Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc

Des documents RH

  • 5 ans : Bulletin de paie, Registre unique du personnel, Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite.
  • 3 ans : Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires, Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait
  • 1 an : Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation
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Des documents civils et commerciaux

  • 30 ans : Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers
  • 10 ans (à partir de la livraison ou de la prestation) : Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)
  • 5 ans : Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...), Contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale, correspondance commerciale, Document de transport de marchandises, Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) - 5 ans à partir de la fin de la protection, Dossier d'un avocat (5 ans à partir de la fin du mandat)

Des documents fiscaux

  • 6 ans : Impôt sur le revenu et sur les sociétés , Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...), Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel, Impôts sur les sociétés pour l'EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d'exercice libéral), Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public), Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE.
fiscal social

Documents sociaux (société commerciale)

  • 10 ans (à partir de la clôture de l'exercice) : Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...)
  • 5 ans : Statuts d'une société, d'un GIE ou d'une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts), Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée), Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration.
  • 3 dernières années : Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d'administration. Rapport des commissaires aux comptes.

Délais de conservation de vos documents