Qu’est-ce que la numérisation de documents ?

Qu'est ce que la numérisation

La numérisation de documents consiste à créer la copie électronique d'un document au format papier. On crée une photo fidèle des données du document original (texte, images…) à l'aide d'un scanner. On procède ensuite à l'archivage du fichier numérique en ligne ou en local.
Numériser un document présente de nombreux avantages :

  • Échange de données simplifié ;
  • Espace d'archives physiques réduit ;
  • Réduction des coûts de gestion et de stockage, etc.

Cependant, pour qu'un fichier PDF puisse constituer une preuve probante et être utilisé lors d'un contrôle de l'URSSAF ou d'un contrôle fiscal, la numérisation de documents doit suivre des règles strictes. Le Code civil liste les conditions de numérisation et de conservation des fichiers nécessaires pour constituer une "copie fiable" et être légalement acceptable. Obtenir une certification de l'Association Française de Normalisation (AFNOR) permet aux entreprises de prouver leur application de la législation et de garantir la reconnaissance de leurs données par l'administration fiscale.

À qui s'adresse la numérisation de documents ?

Pendant longtemps, une entreprise était condamnée à stocker toutes ses informations sur des documents papier. Avant pour les petites structures, ranger ses quelques dossiers dans une étagère pouvait être une solution suffisante. Mais aujourd'hui, comme pour un grand groupe, la quantité de documents à préserver et le traitement des informations qui y sont liées nécessitent souvent un espace foncier important.
Depuis le 10 février 2016, l'article 1379 du Code civil confère à la copie au format numérique la même valeur que le document papier original, sous certaines conditions (qualité de numérisation, gestion des archives…). Cette reconnaissance permet à une entreprise d'économiser de l'espace foncier, du temps et des coûts dans la gestion de ses documents.
La numérisation de documents concerne donc en premier lieu le monde de l'entreprise et les institutions publiques. Le milieu professionnel demande en effet la gestion d'une grande variété de dossiers et documents :

  • Documents fiscaux ;
  • Documents RH ;
  • Documents comptables ;
  • Documents sociaux ;
  • Etc.

Néanmoins, les particuliers peuvent eux aussi profiter de la numérisation de documents et d'un archivage dématérialisé. Bénéficier de ces services peut notamment être très utile pour :

  • Les documents d'identité ;
  • Les documents d'assurance ;
  • Les déclarations d'impôt ;
  • Etc.

Preuve numérique et copie fidèle : de quoi s'agit-il ?

 

Preuve numérique probante

Toutes les données et les informations au format électronique peuvent servir de preuve numérique, quelle que soit leur source (mail, document PDF, image JPEG). Mais pour qu'un document texte numérique ait une valeur probante en cas de contrôle ou dans une affaire judiciaire, il doit :

  • Avoir un auteur clairement identifiable ;
  • Et pouvoir garantir son intégrité lors de sa création et de sa conservation.

Dans le cas de la numérisation d'un document au format papier, on utilise 2 termes :

  1. "Copie numérique fidèle", qui a une valeur probatoire ;
  2. "Copie numérique fiable", qui a une valeur probante.

Pour bénéficier de l'une de ces appellations, la numérisation de documents doit répondre à certaines exigences, décrites dans l'article 1379 du Code civil et dans son décret d'application du 5 décembre 2016.

Copie numérique fidèle

Pour créer une copie numérique fidèle, il faut numériser le document papier de façon à le reproduire à l'identique (texte, qualité de l'image, couleurs, etc.). Le fichier électronique obtenu doit pouvoir prouver son contexte de numérisation et disposer d'une empreinte électronique. Différentes solutions existent pour y parvenir : la signature électronique qualifiée, le cachet électronique qualifié ou encore l'horodatage électronique qualifié. Il est possible de se référer à la norme NF Z42-026 pour réaliser une copie fidèle.

Quelles sont les exigences légales pour créer une copie numérique fiable ?

Pour que ses fichiers numérisés soient reconnus comme des copies numériques fiables, une entreprise doit tout d'abord les scanner et les sauvegarder au format électronique, en suivant les exigences de la copie fidèle. Cependant, ce n'est pas suffisant pour que le fichier PDF obtenu soit considéré comme une copie fiable et ait la même valeur que le document papier original.
Les conditions à la reconnaissance d'une copie numérique fiable sont précisées par le décret d'application du 5 décembre 2016 de l'article 1379 du Code civil. En voici un aperçu :

  • Le procédé de numérisation de documents doit être testé et contrôlé ;
  • Le contexte de numérisation doit être précisé (date, auteur…) ;
  • Une empreinte électronique doit garantir l'intégrité des données du fichier ;
  • Les conditions d'archivage (local ou en ligne) du fichier doivent empêcher sa modification.

Un historique des opérations liées à la numérisation des documents et à leur archivage doit être conservé pendant la même durée que la copie numérique et dans les mêmes conditions. Tous les systèmes et outils utilisés dans ce processus (scanner, système d'archivage électronique, logiciels de gestion électronique des documents…) doivent également être détaillés dans un document archivé de la même manière. Enfin, des mesures de sécurité doivent être mises en place pour garantir la numérisation, l'archivage et le traitement de la copie électronique.

Quelles sont les normes à respecter lors de la numérisation de documents ?

Pour prouver qu'elle respecte le décret d'application du 5 décembre 2016, la meilleure option d'une entreprise est d'obtenir une certification de l'AFNOR (Association Française de Normalisation) en se conformant à ses normes.

La norme NF Z42-026

Indispensable à la reconnaissance de la copie fidèle d'un document papier, cette norme concerne le processus de numérisation et d'archivage des fichiers numérisés. Une entreprise qui respecte chaque étape telle qu'elle est décrite peut demander la certification NF 544 à l'AFNOR.

La norme NF Z42-013

Cette norme décrit les paramètres à respecter lors de l'archivage en ligne des documents numérisés pour créer une copie fiable. On peut y notamment y retrouver des solutions concernant :

  • La procédure d'archivage ;
  • Le contrôle des fichiers numérisés ;
  • Les mécanismes de scellement numérique ;
  • Le fonctionnement du Système d'Archivage Électronique ;
  • Les conditions de conservation des fichiers ;
  • La conservation d'une documentation décrivant les opérations de numérisation et d'archivage.

Numériser et sauvegarder un document dans des archives en suivant ces recommandations permet d'obtenir la certification NF 461 auprès de l'AFNOR. Elle suffit à elle seule à prouver que la qualité de la numérisation et du traitement des fichiers respecte les exigences du décret d'application de l'article 1379 du Code civil. Ce n'est pas le cas de la norme NF Z42-026, qui ne traite pas des paramètres de conservation des fichiers PDF.

Quelle est la durée légale de conservation des documents numérisés ?

Les entreprises ont l'obligation de respecter des durées minimales de conservation précises pour tout document reçu ou émis durant l'exercice de leur activité. Les délais varient selon la nature du document, mais la législation ne fait aucune différence entre un fichier PDF enregistré sur Windows et une pile de dossiers rangée dans des archives physiques. Que l'on choisisse l'option de la numérisation de document et de l'utilisation d'un logiciel GED ou non, voici une petite piqûre de rappel sur les durées légales.

Ressources humaines

Le délai de conservation des données dans des archives sécurisées varie entre 1 an (comptabilisation des horaires des salariés) et 5 ans (bulletins de paie, contrats de travail).

Pièce comptable

Délai de 10 ans à partir de la clôture de l'exercice.

Document social (société commerciale)

La durée minimale de conservation du fichier texte ou du document papier varie entre 5 ans – à partir de la fin de l'utilisation du document (ex : ordre de mouvement) – et 10 ans (ex : compte annuel). Pour certains documents (ex : rapport des commissaires aux comptes), il faut conserver les 3 derniers exercices.

Document civil et commercial

Une garantie au format papier ou numérique doit être conservée seulement 2 ans dans les archives. Le délai légal peut atteindre 30 ans pour un contrat d'acquisition ou de cession de biens fonciers et immobiliers, par exemple.

Document fiscal

Délai de conservation légal de 6 ans.

Que se passe-t-il en cas de contrôle de l'URSSAF ?

Utiliser un document au format numérique lors d'un contrôle

La numérisation de dossiers et l'utilisation d'outils et logiciels de GED (gestion électronique des documents) sont possibles depuis longtemps dans le monde de l'entreprise. Mais depuis le 1er juillet 2019, les sociétés ont enfin l'option d'utiliser un fichier numérique comme pièce justificative en cas de contrôle. Il faut pour cela numériser et archiver les fichiers et dossiers selon les exigences de la copie fiable. Le fichier obtenu, enregistré au format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3), a la même valeur que le document original.

Détruire les documents originaux au format papier

L'article 1379 du Code civil et son décret d'application n'abordent pas clairement l'option de la destruction d'un document original. Cependant, il précise que "si l'original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée". Cela revient à dire qu'il est possible de jeter les dossiers papier et autres pages volantes après une numérisation de documents. Mais avant de se ruer sur son destructeur de document, mieux vaut réfléchir à deux fois.
Il est conseillé de procéder à la destruction de documents étape par étape. Un document contenant des données à faible enjeu peut être détruit rapidement. En revanche, pour un document important ou devant être conservé longtemps, il vaut mieux garder l'original en plus du fichier PDF, pour obtenir une double sécurité.

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