La loi impose la conservation de certains documents d'archives pendant plusieurs années. C'est notamment le cas des factures et des contrats clients et fournisseurs. Au fil du temps, ces documents prennent de la place au sein des locaux. La recherche des informations devient fastidieuse. Scanner ces documents importants pour l'entreprise apparaît alors comme une solution idéale et présente plusieurs avantages. Nous vous expliquons tout ce qu'il faut savoir sur ce processus de numérisation.
Qu'est-ce que la numérisation des documents papier ?
Numériser un document consiste à créer une copie numérique d'un document original sous forme de fichier de données. Celui-ci se consulte sur un ordinateur ou tout autre support numérique. Le texte et l'image sont ainsi préservés et sauvegardés au format choisi (PDF, PDF/A, etc.). Le procédé est simple : scanner chaque page une à une pour obtenir des copies numériques.
Pour conserver leur valeur légale à l'issue de la numérisation, certains documents papier doivent faire l'objet d'une attention particulière. Une copie fiable est parfois nécessaire pour servir de preuve à l'administration fiscale. Il s'agit d'une reproduction à l'identique sans altérations du texte et de l'image dont l'intégrité est préservée dans le temps dans un système d'archivage électronique. Elle inclut l'authentification du signataire, généralement sous forme de cachet électronique. Il est possible que l'original soit tout de même exigé dans certaines situations.
Numériser les archives de votre entreprise : quels avantages ?
Chaque dossier client ou fournisseur contient de nombreuses pages. Année après année, cela correspond à un volume conséquent qu'il faut stocker au sein des locaux de l'entreprise. La numérisation de vos documents professionnels présente l'avantage de libérer de l'espace qui peut être alloué à d'autres fins. En ne conservant que l'original des documents ayant une valeur légale, les archives papier prennent beaucoup moins de place. La recherche d'information se révèle aussi moins fastidieuse.
Entamer son processus de dématérialisation en misant sur la numérisation des archives présente également d'autres avantages :
- l'accès simultané aux documents par tous les collaborateurs, peu importe où ils se trouvent ;
- la possibilité d'envoyer et de transférer les données en quelques clics, quel que soit le système d'exploitation du destinataire (Windows ou Mac) ;
- une gestion simplifiée des dossiers pour un gain de temps considérable ;
- une recherche d'informations facilitée grâce à l'indexation des différentes pages ;
- la possibilité de modifier les documents directement sur Word, un logiciel de gestion électronique des documents (GED) ou autre grâce à l'océrisation (reconnaissance optique des caractères) ;
- la sécurisation des données et la préservation des documents dans le temps.
Quels documents papier une entreprise peut-elle numériser ?
En soi, une entreprise a la possibilité de numériser tous les documents présents au sein des archives. Il peut s'agir de factures, de documents commerciaux et marketing, de plans, de documents patrimoniaux et cadastraux, etc. En faisant appel à un spécialiste de la numérisation, la récupération se fait généralement directement sur place et la restitution sous forme de fichier de données lisible sur un ordinateur (Windows et Mac).
La numérisation des factures : un premier pas vers la dématérialisation
En France, l'État accélère le processus de dématérialisation des entreprises en leur imposant l'utilisation des factures électroniques côté client comme fournisseur. Celles-ci doivent répondre à plusieurs critères, dont celui d'être créé directement sur un support numérique.
Mais, que deviennent les anciennes factures émises ou reçues avant l'application de cette loi ? Elles doivent aussi être conservées pendant une durée minimale de dix ans. Seul le document original est accepté par l'administration fiscale. Une copie numérique peut néanmoins être réalisée au format PDF/A en vue de l'archivage électronique. Le document numérisé est tenu de respecter certaines conditions :
- ne bénéficier d'aucun traitement de l'image et du texte ;
- posséder un horodatage électronique ;
- être certifié à l'aide d'une empreinte numérique (cachet serveur ou signature électronique) ;
- inclure toutes les mentions obligatoires d'une facture.
La numérisation des archives : moins de papier pour davantage d'espace et d'efficacité
De nombreux documents peuvent être numérisés sans qu'il y ait d'incidence au niveau de l'administration fiscale. Au format numérique, ils n'encombrent plus les locaux de l'entreprise. C'est notamment le cas des archives courantes à l'image d'un dossier concernant un client actif ou des fiches de renseignements. De même, la numérisation des feuilles de présence, des différents rapports d'activité et des supports de communication assure un gain de place considérable.
En plus de la réduction de la superficie allouée aux archives et des coûts liés au papier, la numérisation permet une meilleure gestion documentaire au sein de l'entreprise. En moyenne, un collaborateur passe environ 7 h 30 par semaine à la recherche de documents papier dans les archives. Avec la numérisation, ce temps peut être consacré à d'autres activités plus productives telles que la gestion des relations clients ou la production de biens et de services.
Comment se déroule concrètement le processus de numérisation des documents ?
Scanner un document sur un ordinateur à l'aide d'un scanneur est à la portée de tout un chacun. Toutefois, une entreprise traite une multitude de documents. Les numériser un à un prend énormément de temps et nécessite parfois du matériel spécifique. Passer par un professionnel de la numérisation vous assure non seulement un gain de temps, mais aussi une mise en conformité avec les exigences de l'administration fiscale. Le processus se déroule en plusieurs étapes.
Étape 1 : la récupération sur place des documents à scanner
Avant de scanner les documents, l'entreprise a tout un travail d'inventaire à réaliser. Les différentes pages sont classées par dossiers et répertoriées au sein d'un document récapitulatif. Celui-ci est très important si vous souhaitez recourir au service d'un professionnel. Il faut ensuite préparer les archives en vue de leur acheminement vers le centre de numérisation.
À l'issue de cet inventaire préalable, la récupération des documents se fait directement sur place au sein de vos locaux par l'équipe de Scan Center. Elle les achemine vers notre atelier de numérisation. Il est également possible de les envoyer via un transporteur externe.
Étape 2 : la numérisation des documents et le traitement des images
La numérisation de vos documents a lieu au sein de notre atelier de plus de 1000 m² équipé des dernières technologies. Nous sommes à même de numériser tous types de documents, quel que soit leur format : A5, A4, A3, grands formats, plans, etc. Nous pouvons vous fournir une reproduction à l'identique d'œuvres d'art, de grandes affiches et de plans techniques ou cadastraux. Une attention particulière est portée au traitement et à la colorimétrie des images, notamment lorsqu'une copie fiable est requise.
Étape 3 : l'indexation et le classement des fichiers pour faciliter la recherche
Une fois numérisés, les documents sont indexés et classés en fonction du système de classement établi par votre entreprise pendant l'inventaire. L'indexation fera gagner un temps considérable à vos collaborateurs lors de la recherche d'informations. Ils n'auront qu'à indiquer le mot clé souhaité dans la barre de recherche pour trouver le fichier voulu.
Également appelée reconnaissance optique des caractères, l'océrisation facilite aussi l'accès aux informations des différents fichiers. Ce procédé permet d'extraire automatiquement sous un format texte les données des documents numérisés. Ainsi, la recherche se fait dans le contenu de chaque document.
Étape 4 : La mise à disposition des fichiers sur la solution de stockage choisie
Les documents numérisés peuvent être restitués de plusieurs façons. Ils sont livrés dans le format de données choisi par l’entreprise, à savoir la plupart du temps un fichier PDF ou PDF/A. Vous pouvez les consulter que vous soyez sous Mac ou sous Windows.
La mise à disposition des données peut se faire sur une clé USB ou un disque dur, mais ce n'est pas la solution la plus optimale. En effet, de cette façon, il s'avère difficile de consulter un même document simultanément par plusieurs utilisateurs. Des solutions plus ergonomiques et sécurisées existent : un stockage sur le cloud, un logiciel de gestion électronique des documents (GED) ou un système d'archivage électronique (SAE).
Étape 5 : La restitution ou la destruction du document original
Avec Scan Center, vous bénéficiez d'une récupération sur place des archives. Les documents papier originaux sont aussi restitués dans les locaux de l'entreprise à l'issue du processus de numérisation. L'inventaire préalable permet de vérifier que chaque dossier est bien présent.
Dans certains cas, vous avez aussi la possibilité de détruire le document original lorsque la copie numérique est réalisée. Cela vous permet de libérer une grande partie de l'espace dédié aux archives. Nous procédons à la destruction des originaux selon les normes en vigueur en France. Faites néanmoins attention, pour conserver sa valeur juridique, il est parfois nécessaire que la copie numérique soit fiable.
Comment optimiser la gestion des documents numérisés avec un logiciel de GED
Stocker les fichiers de données des documents numérisés sur un disque dur n'est pas vraiment optimal. A contrario, un logiciel de gestion électronique des documents (GED) tel que Zeendoc vous permet de mettre en place une véritable gestion documentaire. Les informations et les documents sont accessibles simultanément et modifiables par tous les collaborateurs autorisés. Ainsi, l'archivage, la gestion et le traitement des données s'en trouvent simplifiés.
