[TOP 7] Les questions courantes sur la numérisation

mercredi 17 mars 2021

Les avantages et les inconvénients de la numérisation de documents

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Alors qu’un certain nombre d’organisations ont adopté le télétravail et la dématérialisation, certaines d’entre-elles hésitent encore à passer à la numérisation et ainsi adopter une politique éco-responsable de dématérialisation vers le « Zéro Papier ». Dans cet article, nous vous présentons, pour nous, experts depuis plus de 20 ans sur le marché de la numérisation et de la gestion électronique de documents, les avantages de la numérisation des fonds documentaires de votre entreprise ainsi que ses inconvénients.

Les 11 avantages de la numérisation de documents

 

  • Partagez facilement des documents. 

Il est plus rapide de partager des documents numérisés que d'envoyer des documents papier par courrier, par fax ou d’attendre de les remettre en main propre. La numérisation rationalise également le processus de partage de documents, ce qui améliore l'efficacité et la productivité de l’entreprise et de ses collaborateurs. La numérisation permet à de nombreuses personnes et à plusieurs services en fonction des autorisations, d'accéder simultanément et immédiatement, au même document, améliorant ainsi le travail d’équipe.

 

Partage de documents
  • Stockez les informations en toute sécurité. 

La numérisation ou dématérialisation permet le stockage numérique de façon sécurisée. Les fichiers numériques peuvent être stockés ou sauvegardés en toute sécurité sur des serveurs distants disposant de protocoles de haute sécurité (ISO 27001). De plus, contrairement aux documents papier, il n'y a pratiquement aucun risque de perdre ou d'égarer des documents numériques, et vous pouvez les archiver et les gérer de manière structurée.

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  • Incorporez des éléments numériques (OCR).

La numérisation ne permet pas uniquement de passer du papier au numérique, elle permet aussi de capturer des informations à partir de n’importe quel fichier grâce à l’océrisation (Reconnaissance optique de caractères). Les informations numérisées peuvent être transformées pour être utilisées avec des systèmes de gestion électronique de documents et d’autres applications métiers (ERP).

L’extraction des métadonnées via la numérisation d’un document facilite l’identification de celui-ci dans des logiciels de gestion électronique de documents (GED, GEIDE ou ECM). Ces informations « descriptives » vont faciliter l’identification du document ou d’un groupe de documents.

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  • Économisez du temps et de l'argent. 

Vous pouvez retrouver et utiliser tous les documents numérisés en quelques clics, ce qui signifie que vous n'avez plus besoin de perdre du temps à chercher des heures dans des tas de papiers. Il est estimé qu’un collaborateur passe en moyenne 7h30 par semaine à la recherche d’une information (source : Association information et management) . La dématérialisation de vos documents et de vos processus documentaires optimise votre temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cette gestion dans le cloud vous donne l’opportunité de vous affranchir de votre pièce ou de votre entrepôt dédié au stockage des papiers afin de faire des économies.

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  • Améliorez le service client. 

Les documents numérisés peuvent être indexés avec différentes métadonnées, ce qui permet à votre personnel et vous-même de trouver plus facilement et plus rapidement les informations pour les fournir à vos clients. La réactivité est un atout très important dans une entreprise pour assurer un service client de qualité. Plus l’entreprise arrivera à répondre rapidement et avec la bonne information, plus celle-ci sera prospère et développera son capital sympathie.

  • Minimisez l'espace de stockage. 

Le cumul des feuilles stockées dans des chemises ou des classeurs prend au final une place considérable. Au fil des années, les dossiers s’accumulent sur les étagères. Avec la numérisation de documents, vous n'avez plus besoin de conserver l’intégralité des documents physiques. Vous pourrez aussi vous affranchir de votre espace de stockage séparé pour conserver vos données. Les dépenses liées au stockage des fichiers physiques peuvent donc être fortement diminuées.

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  • Respectez les réglementations de conformité et de conservation légales.

Les entreprises sont sujets à des obligations légales de conservation de documents sous peine de sanctions. Le stockage physique des archives peut être très onéreux et il n’empêche pas la détérioration avec le temps. Il n’est pas non plus simple et rapide de retrouver les documents souhaités dans des archives physiques. La numérisation des documents légaux et des archives en général, peut favoriser cette conservation « optimisée » à moindre coût. À savoir aussi que certaines industries ont des normes de conformité statutaires exigeant que certains documents soient envoyés et conservés dans un format numérique. D’après une étude menée par l’Association Information et Management (AIM), 1 mois est le temps nécessaire pour 1 entreprise sur 4 pour trouver l’ensemble des documents en cas d’audit.

Afin de connaître les délais légaux de conservation de vos documents, n’hésitez pas à consulter notre article : Archivage des documents légaux

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  • Réduisez le gaspillage de papier. 

Au fur et à mesure que les documents sont numérisés, le gaspillage de papier est progressivement éliminé. Cette démarche éco-responsable est un premier geste contre la déforestation abusive. Cela permet aussi d'économiser de l'argent. Ce geste vous fera économiser toutes les dépenses liées au papier et à l’impression.

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  • Augmentez l'accessibilité des fichiers. 

La numérisation de documents et le dépôt dans un espace cloud unique et sécurisé permet d’y accéder plus facilement. Cela signifie que les personnes disposant des identifiants et des droits peuvent y accéder à partir de n’importe quel lieu en un instant. Effectivement, fini les recherches dans différentes pièces, classeurs ou encore l’attente du retour d’un collègue pour retrouver la bonne information. Dorénavant, vous aurez la possibilité de retrouver vos documents en un clic depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone avec une simple connexion internet.

  • Favorisez une démarche RSE

La numérisation documents entreprises est aussi un geste pour l’écologie. En numéris­ant et en franchissant le cap de la dématérialisation de vos processus (Dématérialisation du processus client ou fournisseur) vous allez réduire fortement votre consommation de feuilles pour finir par arriver au zéro papier. Cette diminution d’utilisation du papier apporte aussi une diminution d’utilisation de ressources comme l’encre, l’énergie, etc… Par la suite, votre empreinte carbone sera considérablement réduite.

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  • Préservez le patrimoine de votre entreprise

Une des priorités de la numérisation de documents est la « préservation du patrimoine matériel (documentaire) de l’entreprise ». Que ce soit le savoir-faire ou autres documents relatifs à l’activité de l’entreprise, sa sauvegarde est capitale.

Ce patrimoine est souvent mal identifié et le fond documentaire très mal optimisé. Toutefois, les fonds documentaires peuvent constituer une réelle opportunité pour les entreprises afin d’unifier, de protéger et de partager le patrimoine unique, commercial et culturel de l’organisation.

Le temps, les sinistres, les pertes, etc… Une entreprise qui perd le patrimoine qui lui appartient peut encourir de graves problématiques.

La numérisation n’est pas que de l’optimisation de l’existant, c’est aussi le respect de l’héritage documentaire qui fait partie intégrante de l’histoire de l’entreprise.

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Les 4 inconvénients de la numérisation de documents

 

  • La gestion du projet. 

La numérisation des fonds documentaires (vivants ou non) d’une entreprise peut être un vrai défi. Celle-ci demande les compétences et le savoir-faire d’un atelier de numérisation… Quels documents numériser en priorité ? Quels sont les documents sujets à des réglementations ? Comment numériser avec efficience sans perdre trop de temps ?

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Avis d’expert numérisation :

Scan Center, spécialiste dans le domaine de la numérisation de documents et de la dématérialisation des processus métiers accompagne toutes les entreprises ou collectivités qui souhaitent mettre en place un tel projet de A à Z. Conseil, plan d’archivage, numérisation, avec l’expertise de Scan Center, gagnez du temps.

  • Le coût de la numérisation de documents.

Dans 70% des cas (AIM), le coût représente le plus gros frein pour une entreprise, quel que soit le projet. La numérisation peut avoir un coût très important en fonction du volume de documents d’une organisation. Celui-ci peut être encore plus onéreux si le projet de numérisation n’est pas réalisé correctement et sans les connaissances adaptées. Le coût en ressources humaines risque d’être d’autant plus important et risqué si l’entreprise décide de réaliser le projet elle-même.

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Avis d’expert numérisation :

Le coût direct selon le « volume de numérisation » peut être un frein pour une entreprise. Cependant ce coût sera très rapidement rentabilisé :

  • Gain de temps dans la recherche de documents
  • Diminution des dépenses liées à la gestion documentaire physique (Papier, parc d’imprimantes, encre, frais postaux, courriers éditiques)
  • Gain d’espace foncier
  • Pérennité et sécurité des archives

La numérisation et la dématérialisation des processus est une réelle opportunité pour une entreprise.

  • La perte de documents ou de la fraude.

La perte, la dégradation, ou la modification (fraude) des archives est sujet à beaucoup de craintes de la part des entreprises concernant les projets de numérisation. Si le projet n’est pas réalisé par des experts, il peut faire courir un risque à l’entreprise, notamment sur les archives à valeur légale. Mais aussi sur la valeur patrimoniale du fond documentaire.

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Avis d’expert numérisation :

Gérer la numérisation de documents papier peut s’avérer être un véritable défi lorsqu’on est chef d’entreprise. En plus de vos tâches quotidiennes, vous devrez vous former à ce savoir-faire spécifique. En effet, lorsque nous ne sommes pas experts dans ce domaine, une erreur peut vite arriver et avoir des conséquences plus ou moins importantes.

Nous nous engageons ainsi à prendre cette mission afin que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel. Scan center vous accompagne, et prend la responsabilité de vos documents pour booster votre efficacité.

  • Le changement de process.

De nature, l’être humain est réticent au « changement ». Ainsi, sortir de sa zone de confort peut effrayer. C’est pourquoi il est totalement normal de constater des réticences dans une entreprise lorsqu’un projet innovant fait son apparition au sein de cette dernière. La numérisation de documents amène obligatoirement un changement, même si celui-ci est positif et amène un confort de travail non négligeable.

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Avis d’expert numérisation :

Adhérer à Scan center, ce n’est pas se voir imposer une méthode de travail. Nous vous écoutons, et conservons VOTRE méthode de travail, afin de vous rendre les tâches plus accessibles. Ce sont votre organisation et votre logique qui sont conservées avec efficience.

 

La numérisation de documents et la dématérialisation des processus métiers pour une entreprise est une réelle opportunité pour gagner en productivité. Cette transition numérique apportera un confort de travail non négligeable pour l’ensemble de l’entreprise. Elle permettra aussi de faire un certain nombre d’économies. Vous aurez l’opportunité de faire vivre plus rapidement votre fond documentaire afin d’améliorer votre relationnel clients et partenaires. Vous aurez aussi la possibilité de sécuriser votre existant et de rentrer en conformité. Tous cela en plus d’un gain de place et d’une réelle optimisation éco-responsable. Ce sont là les principaux avantages de la numérisation.

Notre atelier de numérisation de documents sera s’adapter à votre budget et vos besoins pour transformer vos freins en opportunités.

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