Tout savoir sur la numérisation de documents, en moins de 5 minutes

lundi 1 février 2021

Découvrez un service clé en main de numérisation de vos archives en Corse

De nos jours, un nombre considérable d’organisations aimeraient passer le cap du numérique afin d’augmenter leur flexibilité et leur productivité. La numérisation en Corse avec le Scan Center permet de lutter contre le « tout-papier » qui accapare leur espace foncier. De plus, la gestion de cet environnement amène des surcoûts de gestion, de stockage, de partage ainsi que de recherche documentaire.

La numérisation et la gestion de votre patrimoine physique devient un élément primordial pour reprendre le contrôle de vos informations.

D’après l’Association Information et Management (AIM), un employé passe en moyenne 7 H 30 par semaine à rechercher une information, sans garantie qu’elle sera trouvée, ce qui représente 8400 euros de recherche documentaire par an et par employé. Pour continuer dans les statistiques, 1 entreprise sur 4 sait qu’il lui faudra au moins un mois pour retrouver l’ensemble des documents nécessaires en cas d’audit. Cela représente un coût important, tant financier qu’humain. Cette gestion nuit à la productivité et à la qualité de service de votre entreprise.

Ce sont une accumulation de problèmes comme, un dossier mal identifié, des documents originaux perdus ou encore une mauvaise sécurité de vos archives confidentielles qui les rendent vulnérables d’une mauvaise utilisation ou du temps. Tout cela mis bout à bout rend la vie dure à votre organisation.

La numérisation de vos archives est un moyen pour gagner plus en efficience dans votre entreprise. Cette réflexion fait partie d’un projet plus large de dématérialisation et de gestion documentaire. Celle-ci doit être cohérente, bien ciblée et dimensionnée. Elle doit prendre en compte les habitudes et besoins des salariés.

 

Les 4 points forts de la numérisation pour votre entreprise :

  • Accéder et partager plus rapidement vos informations pour faciliter votre quotidien ;
  • Redonner vie à vos archives en facilitant leur diffusion ;
  • Sécuriser le patrimoine documentaire de votre entreprise ;
  • Libérer de l’espace foncier (Stockage physique).

Voir notre article sur : Qu’est-ce que la numérisation de documents ?

 

Voici comment le Scan Center vous accompagne dans votre projet de numérisation :

Schéma de numérisation des documents

  1.  Prise de contact par un responsable de projet Scan Center qui va prédéfinir avec vous un cahier des charges. Ce document déterminera les différentes étapes de la prestation ainsi que le calendrier d’exécution de cette mission ;
  2.  Retrait sur votre site, par nos équipes, ou par nos transporteurs, de vos différents documents ; 
  3.  En fonction du volume ou de la législation, nous mettons en place une chaine de numérisation sur site client ;
  4.  Tous vos documents seront numérisés et indexés, quel que soit leur format. (Du ticket de parking au format A0), en prenant soin de respecter vos besoins en termes de classement ;
  5.  Mise à disposition sur le support numérique de votre choix (Liens de téléchargements sécurisés, applications tierces, disques amovibles, logiciel de gestion électronique de documents) ;
  6.  Restitution de vos archives physiques vers votre organisation ou votre centre de stockage, ou encore, destruction, selon les normes et les obligations en vigueur.
Schéma de méthodologie d'un projet de numérisation

Une fois la numérisation effectuée et les documents classés, toutes vos informations seront plus facilement accessibles. Votre « patrimoine documentaire » reprend ainsi vie et vous offre une base de connaissance et de partage qui vont activement contribuer à votre efficacité et votre productivité.

Pourquoi se faire accompagner pour numériser ses archives ?

La numérisation de vos archives ne consiste pas seulement à scanner des documents physiques. Elle doit permettre d’exploiter parfaitement technologies et savoir-faire afin de permettre un gain de temps optimal.

Avec une expérience de plus de 20 ans en matière de numérisation, dématérialisation et gestion de documents, avec des références de projets dans des domaines multiples :

Nous sommes en mesure de fournir une prestation et un accompagnement total en maîtrisant l’ensemble de la chaine de tous vos projets.

 

Voici nos solutions de numérisation de documents 

  • La numérisation de vos archives dans nos ateliers ;
  • Numérisation sur site ;
  • Numérisation de plans et de livres.

Chaque projet de numérisation conduit à la mise en œuvre de diverses étapes organisationnelles respectant les processus normatifs et permettant d’assurer l’intégrité, la fidélité et la pérennité des documents dématérialisés.

Une copie numérique est la reproduction numérique dun document papier. Selon larticle 1379 du code civil et de son décret d’application du 5 décembre 2016, il en existe deux types : la copie numérique fidèle (processus de numérisation) et la copie numérique fiable (méthode de versement et d’archivage) qui répondent chacune à des exigences et des normes précises.

Voir notre article sur : les différences entre copie fidèle et copie fiable

 

Quels sont les bénéfices à Numériser vos documents ?

Avec le Scan Center, nous vous proposons une solution simple et efficace qui vous permettra une flexibilité, une sécurité et une confidentialité de vos archives mais aussi :

  • Une réduction des coûts de stockage et d’impression ;
  • La pérennisation et la sécurité des documents ;
  • Une optimisation des délais de classement et de recherche ;
  • Une opportunité pour partager votre information n’importe où et n’importe quand.

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