Pourquoi une entreprise a-t-elle tout intérêt à numériser ses archives papier ?
La numérisation des archives consiste à réaliser une reproduction numérique des documents papier. Ils sont conservés au format souhaité au sein d'un système d'archivage électronique en ligne sur Internet ou en local. A contrario, un document électronique se génère, se transmet et se sauvegarde directement à l'aide de l'outil informatique.
Aujourd'hui, le gouvernement entend accélérer la numérisation des entreprises, en témoigne l'obligation de la facturation électronique en France. Numériser ses archives d'entreprise n'est qu'une étape du processus de dématérialisation, et présente de nombreux avantages :
- un véritable gain de place au sein des locaux ;
- une diffusion simple, rapide et efficace des documents par Internet ;
- une durée de conservation illimitée ;
- moins de chances de perdre les documents ;
- des coûts d'impression et d'acheminement réduits ;
- la préservation des documents papier originaux qui n'ont plus besoin d'être manipulés (documents paroissiaux, registres d'état civil, plans cadastraux, etc.).
7 questions à se poser pour anticiper la numérisation des archives de l'entreprise
La numérisation des archives papier suppose de revoir tout le processus d'archivage documentaire au sein de l'entreprise. Quels documents devez-vous conserver ? Comment les classer et les indexer pour faciliter la recherche d'information des collaborateurs ? Répondre à ces questions en amont vous fera gagner du temps pour mettre en place un système d'archivage électronique optimisé et efficace.
1. Avez-vous besoin de numériser tous vos documents papier ?
L'un des principaux enjeux de la numérisation des archives pour une entreprise consiste à délimiter le périmètre d'intervention. Tous vos documents papier ne nécessitent pas forcément d'être conservés. Les dossiers professionnels obsolètes peuvent être détruits. Certains documents possèdent cependant une durée légale aux yeux de l'État. Vous devez les garder pendant un certain nombre d'années en fonction du type de document.
Avant d'entamer le processus de numérisation, vous devez mobiliser les équipes pour statuer sur les documents à numériser. Quels sont ceux dont vous avez besoin de façon urgente et sous quels délais ? Devez-vous réaliser une copie fidèle de certains documents ? Le service comptable n'est pas le seul concerné. Définir précisément le projet de numérisation facilite l'estimation du budget et vous fait gagner énormément de temps.
2. Comment allez-vous gérer l'inventaire des documents à numériser ?
Une fois le projet de numérisation délimité, vous savez quels types de documents vous allez conserver. Vient alors l'étape de l'inventaire des archives à numériser. Il vous faut répertorier chaque document, son format (A4, A3, plans et grands formats) et le type de document dont il s'agit : factures, dossiers clients ou fournisseurs, documents d'état civil et paroissiaux, plans, etc. Cela vous fera également gagner un temps précieux pour l'indexation et l'organisation de vos archives numériques.
Pour cette étape, il convient d'impliquer tous les collaborateurs concernés par la numérisation des archives. Chaque service est le plus à même de déterminer quels documents il a besoin de conserver et ses priorités. De même, ce sont les mieux placés pour réaliser l'inventaire. Ils savent où les documents sont rangés et connaissent leur contenu.
3. Quel est le format des documents papier à conserver de façon numérique ?
Réalisée durant l'inventaire, l'identification du format des documents à scanner permet d'identifier quels matériels sont nécessaires. Si vous n'avez que des documents A4, cela ne pose aucune difficulté puisqu'il s'agit d'un format classique pour les scanners professionnels. Vous avez donc la possibilité de procéder à la numérisation vous-même. Cela vaut également pour le format A3 ou A5.
Par contre, cela se complique si vous avez des documents papier au grand format ou des plans. Un matériel de numérisation onéreux se révèle alors indispensable pour une utilisation ponctuelle. Recourir aux services d'un professionnel de la numérisation peut vous faire économiser un certain budget.
Aussi, certains documents papier nécessitent un traitement particulier pour conserver leur valeur juridique. C'est généralement le cas des documents paroissiaux, des plans cadastraux et des registres d'état civil. Il vous faut alors une copie fidèle ou une copie fiable qui soit archivée au sein d'un système d'archivage électronique (SAE).
4. Quelle solution d'archivage électronique souhaitez-vous adopter pour la conservation des données ?
Les documents numérisés peuvent être conservés sous différents formats numériques. Le plus courant reste indéniablement le format PDF. Le format PDF/A a également fait son apparition. Il constitue une version normalisée ISO idéale pour l'archivage et la conservation des documents. Si vous retenez ce format de données, il vous faudra passer par des professionnels de la numérisation certifiés.
De plus se pose la question du système de conservation des archives numériques. Restituer les données sur un simple disque dur n'est pas vraiment optimisé pour la recherche documentaire. Pour que les archives soient accessibles simultanément par tous les collaborateurs, utiliser une solution en ligne ou en réseau se révèle plus approprié. Nous recommandons généralement aux entreprises la mise en place d'un système d'archivage électronique (SAE) ou d'un logiciel de gestion électronique des documents (GED).
>5. Comment allez-vous classifier, indexer et organiser vos archives numériques ?
À l'instar des archives papier, les documents numérisés doivent être organisés pour que celui qui les consulte s'y retrouve. Imaginez que le service ressources humaines ait besoin de se procurer un document comptable, il est nécessaire que sa recherche soit simple. Sinon, les collaborateurs risquent de perdre du temps dans leur travail. Formez-les impérativement au logiciel de gestion électronique des documents ou au système d'archivage électronique que vous allez mettre en place.
Réfléchissez bien à votre système de classement. Doit-il être organisé en fonction des services, des dossiers clients ou par années ? Même si certaines similitudes peuvent exister, toutes les entreprises ont leur propre façon d'organiser leurs informations en fonction de leurs besoins et leurs habitudes. En ce qui concerne le travail d'indexation de chaque document, celui-ci est grandement facilité si vous avez réalisé correctement l'inventaire des archives à numériser.
6. Pouvez-vous détruire tous les documents papier une fois numérisés ?
On pourrait penser qu'une fois numérisés, les documents papier originaux peuvent être détruits sans problème. Cependant, ce n'est pas totalement le cas. En fonction de la valeur légale du document, des mesures supplémentaires doivent être prises. Cela concerne notamment les documents relatifs au patrimoine ou à l'état civil, les registres paroissiaux, mais aussi les factures et bulletins de salaire.
Il est recommandé de réaliser des copies fiables si vous souhaitez conserver la valeur légale de vos originaux tout en détruisant les archives papier. Il s'agit d'une reproduction à l'identique avec une image en couleurs respectant certains critères. En France, le Code civil impose qu'elle soit datée, intègre une empreinte numérique et soit conservée dans un système d'archivage électronique sécurisé. Les professionnels de la numérisation ont la possibilité de mettre à disposition les archives numériques directement au sein de votre SAE ou d'un logiciel de GED.
7. Avez-vous besoin d'être accompagné durant votre processus de numérisation des archives ?
À première vue, le processus de numérisation d'une entreprise peut paraître simple : scanner un document papier. Avec les questionnements précédents, vous comprenez que les enjeux sont beaucoup plus importants, surtout si vous souhaitez passer au zéro papier. Demandez-vous si vous avez besoin d'être accompagné par des professionnels que ce soit pour la réalisation des copies numériques ou la mise en place d'un système de stockage de vos archives.
Déléguer la création des copies numériques des documents papier
Si vous avez besoin de numériser uniquement des documents papier au format A4 ou A3, passer par une entreprise de numérisation peut sembler superflu. En fonction de l'ampleur des archives, le travail peut s'avérer colossal pour vos collaborateurs. De plus, il sera plus compliqué d'obtenir une copie numérique fiable en vue de détruire les originaux. Faire appel à un professionnel vous assure une prise en charge efficace, surtout si vous avez bien cadré le projet de numérisation.
Dans le cas où vous voudriez numériser des documents au grand format ou des plans, vous serez contraints de passer par un professionnel surtout si la demande est ponctuelle. Le matériel indispensable se révèle particulièrement onéreux.
Prendre conseil auprès d'un professionnel de la numérisation pour cadrer le projet d'archivage numérique
Le cadrage du projet d'archivage numérique, la réalisation du cahier des charges et sa mise en place demandent certaines compétences. Prendre conseil auprès d'un professionnel est la solution optimale pour réussir son processus de numérisation des archives. Celui-ci peut vous orienter vers les bonnes pratiques et vous aider à établir un plan d'action sur mesure.
Scan Center vous accompagne tout au long de votre projet de numérisation des archives ou simplement pour la réalisation de vos copies numériques. Nous vous orientons vers des solutions de conservation adaptées à votre gestion documentaire. N'hésitez pas à nous contacter pour nous exposer vos problématiques.
