Archivage des documents légaux et durée de conservation : ce qu'il faut savoir

Archivage des documents légaux

Les documents émis par les sociétés sont sujets à des obligations légales de conservation (ou des délais de prescription), et cela qu’ils soient établis sous format papier ou numérique.

  • Les documents numériques doivent être conservés dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.
  • Les durées de conservation sont identiques pour les documents papier et les documents numériques

L'archivage des documents légaux est un enjeu majeur des entreprises. Elle permet une conservation durable et probante de vos documents.

 

Tous savoir sur l'archivage des documents légaux et leur durée de conservation 

Du point de vue légal, les documents d’entreprise doivent être conservés entre 2 et 30 ans suivant leur nature. Face aux différentes législations ou règlements concernant la durée de conservation des documents et données reçus, émis et gérés par une entreprise, s'appuyer sur une méthode d'archivage rationnelle et uniformisée est une nécessité.  

À l'ère du numérique et de la dématérialisation, c'est vers les SAE (systèmes d’archivage électronique) et la GED (Gestion électronique des documents) que se tournent les entreprises pour assurer une gestion complète et efficace de leurs archives légales selon la nature de chaque document et son cycle de vie.  

Vous souhaitez en savoir davantage sur l'archivage et la durée de conservation des documents légaux ? Ce qui suit peut vous intéresser. 

 

Comment procéder pour l'archivage des documents légaux ?

Qu'il s'agisse d'archives physiques (document papier) ou d'archives électroniques, le stockage des documents légaux s'opère en fonction du cycle de vie de chaque document de l'entreprise (archives courantes, intermédiaires ou définitives). Quatre étapes rythment ce processus :

  • L'identification et l'authentification des documents ;
  • Le stockage des archives ;
  • La conservation (en fonction des durées légales) et la consultation des documents archivés ;
  • La destruction des documents inutiles ou l'archivage définitif des documents importants.

Quelle que soit la norme choisie, la méthode de dématérialisation des archives d'entreprise doit permettre de retrouver rapidement les documents conservés, d'assurer leur intégrité et de protéger leur confidentialité.  

 

Archivage papier ou archivage électronique : voilà ce qui change.

 

L'archivage papier : la méthode traditionnelle

L'archivage papier ou physique était la norme traditionnelle majoritairement utilisée par les entreprises avant que la loi 2000-230 du 13 mars 2000 confère à l'écrit sous forme électronique la même valeur probante que l'écrit sur support papier. 

Afin que chaque collaborateur ou chaque service retrouvent aisément les documents quand ils en ont besoin, l'archivage papier implique un travail minutieux de tri, de classement en fonction de critères immuables et de rangement selon des codes d’identification ou de numérotation.  

Dans ce type de gestion, une part importante du temps est consacrée à retrouver des documents mal classés ou archivés selon des critères propres à chacun.

L'archivage électronique : des documents traçables et disponibles durant toute la durée de conservation

Avec l'archivage numérique, l'enjeu est la mise en place d'une base documentaire unique et centralisée permettant d'accéder en un clic à l’ensemble des informations contenues dans les documents archivés.  

Dans ce type de configuration, toute sorte de documents numériques sont acceptés (par dépôt direct, e-mail ou imprimante virtuelle). Le dépôt des documents papier par numérisation (scanners et copieurs) est également prévu, quels que soient leurs formats.  

Une fois déposé, le document (e-mail, fichier électronique, support papier) est analysé et classé dans une base d’information électronique unique en fonction d'un plan d’indexation propre à l’entreprise et défini en amont.

  

  

Archivage des documents légaux : combien de temps conserver les documents d'entreprise ?

En fonction de sa nature et des obligations légales, chaque document d'entreprise fait l’objet d’un délai de conservation légal (ou d’un délai de prescription). Cette obligation concerne un certain nombre des documents fiscaux, comptables, sociaux, bancaires, commerciaux ou relatifs à la gestion du personnel.  

Pendant ce délai, l'administration peut mener des contrôles. Contrevenir à ces durées légales de conservation expose à des sanctions commerciales, fiscales ou pénales.

 

Archivage des documents légaux et durée de conservation des pièces fiscales

L'article L.102 B du livre des procédures fiscales fixe un délai légal de conservation de 6 ans pour les livres, registres ou documents sur lesquels l'administration a un droit d'information, d'enquête ou de contrôle. Ce délai court à partir de la date d'établissement du document ou de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres.  

Cette norme concerne les informations suivantes :

  • IR (impôt sur le revenu) et IS (impôt sur les sociétés) ;
  • BIC (bénéfices industriels et commerciaux), BNC (bénéfices non commerciaux) et BA (bénéfices agricoles) ;
  • Impôts sur les sociétés EIRL et SARL (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) ;
  • Impôts locaux, taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public ;
  • CFE (cotisation foncière des entreprises) et CVAE (cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises) ;
  • Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…).

 L'administration fiscale peut mettre en place un délai de 10 ans en cas d’activité occulte, fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite.

 

Délai légal de conservation des documents comptables

Conformément à l'article L.123-22 du code de commerce, les documents comptables sont soumis à un délai d'archivage légal de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. En voici la liste :

  • Bons de commande ;
  • Bons de livraison ;
  • Bons de réception
  • Factures clients ;
  • Factures fournisseurs ;
  • Livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d’inventaire…

 

Durée de conservation légale des documents sociaux

Avec l'article 2224 du Code civil, c'est le principe de la prescription quinquennale qui détermine le délai de conservation des documents sociaux. Ainsi, les documents suivants doivent être gardés pendant 5 ans :

  • Statuts d'une société, d'un GIE ou d'une association (à compter de la radiation de la société) ;
  • Traités de fusion ;
  • Registre des titres nominatifs ;
  • Registre des mouvements de titres ;
  • Ordre de mouvement ;
  • Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration (après la fin de leur utilisation).

L'article L.123-22 du Code de commerce impose que les documents comptables et les pièces justificatives soient conservés pendant dix ans. C'est le cas du compte annuel, bilan, compte de résultat, annexe… 

En application de l'article L.225-117 du Code de commerce, les actionnaires ont le droit de prendre connaissance des documents établis durant les trois derniers exercices.

Cela concerne :

  • Les feuilles de présence et pouvoirs ;
  • Les rapports du gérant ou du conseil d’administration ;
  • Les rapports des commissaires aux comptes.

 

Délai légal de conservation des documents bancaires

Selon l'article L.110-4 du Code de commerce, la durée de conservation des documents bancaires varie selon le délai de prescription applicable pour agir en justice, soit 5 ans. Sont concernés :

  • Les talons de chèque ;
  • Les relevés bancaires ;
  • Les remises de chèque ;
  • Les ordres de virement.

 

Durée de conservation des documents liés aux assurances

L'article L114-1 du Code des assurances énonce que toute action en justice découlant d'un contrat d'assurance est prescrite au bout de deux ans à compter de l'événement qui y donne naissance. Ainsi, une durée de conservation de 2 ans est mise en place pour les documents suivants :

  • Contrat ;
  • Quittance, avis d'échéance ;
  • Courrier de résiliation ;
  • Preuve du règlement.

 

Durée légale de conservation des documents relatifs au personnel

La prescription quinquennale liée à l'article 2224 du Code civil conditionne la durée de conservation légale de certains documents attachés à la gestion du personnel.  

Il faudra donc archiver pendant 5 ans après la fin du contrat :

  • Les contrats de travail ;
  • Les lettres d'engagement, de démission, de sanction disciplinaire ou de licenciement ;
  • La fiche individuelle précisant l'intéressement et la participation ;
  • Les salaires ;
  • Les primes ;
  • Les indemnités ;
  • Les soldes de tout compte ;
  • Les régimes de retraite.

Doivent être également archivés pendant 5 ans :

  • Le registre unique du personnel (article R1221-26 du Code du travail) ;
  • Les bulletins de paie sur support papier ou électronique* (article L3243-4 du Code du travail) ;

*Pour les bulletins de salaire électronique, l’employeur doit garantir la disponibilité du bulletin de paie du salarié pendant 50 ans

  • Les documents de l'inspection du travail (article D4711-3 du Code du travail) ;
  • Les documents du comité social et économique - CSE ou ex-CHSCT (article D4711-3 du code du travail) ;
  • Les déclarations et documents relatifs à un accident du travail (article D4711-3 du Code du travail).

Une durée d'archivage de 3 ans est requise pour :

  • Les justificatifs de charges sociales (article L244-3 du code de la sécurité sociale) ;
  • Les justificatifs de taxes sur salaire (article L169 A du livre des procédures fiscales) ;
  • Les documents comptabilisant les horaires de travail des salariés sous convention de forfait (article D3171-16 du Code du travail).