Les questions courantes sur la numérisation

Le top 7 des questions de numérisation

Régulièrement, nos équipes sont amenées à répondre avec plaisir à un certain nombre de questions sur la numérisation de documents et ses processus. Nous vous avons donc dans cet article regroupé et répondu aux questions les plus fréquentes.

Les 7 questions de numérisation

« Les 7 questions les plus courantes dans le domaine de la numérisation »

Comment se déroule la prise en charge de mes documents ?

Une fois le plan d’archivage effectué vous disposez de 3 possibilités :

  1. Retrait sur site ;
  2. Envoi par courrier ;
  3. Numérisation sur site.

 

Le retrait des documents sur site  

Nous assurons l’enlèvement et le transport vers notre atelier de numérisation, ainsi que la restitution de l’ensemble de vos archives par le biais de notre transporteur.

 

L'envoi des documents par courrier

Souvent dans le cadre de faibles volumes ou d’échantillonnage, le client peut nous faire parvenir des archives par courrier.

 

La numérisation des documents sur site

Dans certains cas, nos équipes sont légalement obligées de procéder à la numérisation des documents directement sur site, ce peut être aussi le cas pour de gros volumes. Notre équipe se rendra donc sur votre site avec le matériel nécessaire pour pouvoir accomplir le projet. 

  

 

Comment puis-je avoir accès à mes documents en cours de numérisation ?

Un projet de numérisation comprend une méthodologie bien précise qui est :

  • L’inventaire ;
  • La réception ;
  • Le traitement ;
  • L’indexation ;
  • La consultation / conservation ; 
  • La restitution.

Durant le processus de numérisation, une procédure de mise à disposition prioritaire peut-être mise en place de manière à vous permettre d’accéder, à tout moment, à des documents en cours de traitement dans l’atelier de numérisation. Le(s) document(s) souhaité(s) seront traités en priorité puis mis à la disposition du demandeur sur le support de votre choix et ce dans les plus brefs délais.

 

Comment puis-je consulter mes documents numérisés ?

Comme expliqué ci-dessus, vous pourrez, au fur et à mesure des étapes, consulter vos documents numérisés sur le support initialement choisi. Une fois le processus de numérisation complètement terminé, nous vous mettrons à disposition vos documents numérisés et nous restituerons l’intégralité de vos documents papier à votre organisation ou encore à votre centre d’archivage. Vous avez également la possibilité de détruire vos documents (Selon les normes et obligations en vigueur).

 

Est-ce-que je vais retrouver un classement identique à ma méthode d’archivage ?

 

 

gain de temps avec la numérisation

« Avec la numérisation, retrouvez tous vos documents en quelques clics »

 

Lors de la prise de contact, nous élaborons avec vous un plan d’archivage personnalisé de votre existant. Ce plan d’archivage est destiné à simplifier votre gestion documentaire (Conservation, etc…). Il prend en compte une multitude de facteurs importants tels que les types de documents à archiver, leur durée de conservation et leur confidentialité.

Nous prenons aussi en compte votre méthodologie de classement des documents afin qu’une fois le travail terminé, vous puissiez retrouver vos documents très rapidement.

Si vous choisissez de mettre vos fichiers numérisés sur notre GED Zeendoc, plus besoin de méthode de classement traditionnelle. Une fois indexés,les documents sont classés automatiquement dans une base documentaire unique. L’ensemble des informations contenues dans vos documents est accessible en un clic. 

 

Est-ce-que la numérisation de mes documents va changer mes habitudes dans mon travail ?

Il vous faut distinguer deux choses :

  • La numérisation de vos documents (ex : factures clients physique) ;
  • La dématérialisation de vos processus (ex : dématérialisation du processus de factures clients).

La numérisation de vos documents est une des parties de la transformation numérique de votre entreprise. Celle-ci concerne uniquement la dématérialisation de vos archives physiques (vivantes ou non) et non la dématérialisation du processus en question.

Si vous aviez l’habitude de rechercher vos documents dans vos tiroirs ou sur vos étagères, ce que vous avez dématérialisé sera au format numérique accessible depuis n’importe quel endroit et à n’importe quel moment.

Cette numérisation s’adaptera à votre méthode de classement et de recherche pour optimiser au maximum vos recherches de documents.

 

Où vont-être stockés mes documents / archives ?

Comme expliqué ci-dessus, une fois la réception de vos documents ou archives physiques, nous les stockons en lieu-sûr pendant tout le processus de dématérialisation. Une fois le processus terminé, deux choix s’offrent à vous :

  • Nous vous restituons vos archives physiques ;
  • Nous détruisons vos archives physiques.

*À savoir* Certains documents peuvent effectivement être détruits après avoir été numérisés. Toutefois, détruire des documents originaux papier à vocation probatoire peut être considéré comme une destruction de preuve.

En l’état de la législation (en constante évolution), et même avec la numérisation NF Z 42-013 à vocation probatoire, il est plus prudent de conserver vos originaux.

  

schema-numerisation-des-documents

« Nous vous restituerons toutes vos archives après le travail de numérisation de vos documents »

 

Quel est le coût d’une prestation de numérisation ?

Une prestation de numérisation regroupe plusieurs étapes et savoir-faire. Elle ne consiste pas uniquement à scanner (numériser) vos documents papiers. Ainsi la numérisation d’archives est complexe et obéit à des règles strictes de confidentialité, et des process bien établis.

Dans le coût d’une prestation il faut prendre en compte :

  • L’inventaire

C’est le Recensement des documents réceptionnés et comptabilisation des métrés.

  • Le conseil

Sur le type de stockage, le découpage, les critères d’indexation, le classement.

  • La prise en charge ou réception

L’enlèvement de vos archives par un transporteur dans vos locaux (vous pouvez aussi nous envoyer vos archives par courrier).  À l’arrivée, nos équipes prennent en charge vos documents et effectuent un inventaire précis.

  • Le traitement

Nos équipes trieront l’intégralité des archives à numériser. Les documents seront dépollués (retrait des agrafes, trombones…) afin d’être numérisés dans des scanners de production professionnels. Un découpage et un nettoyage des images numérisées est opéré selon le type d’archive (ex. états civils…).

  • L’indexation

L’indexation, c'est le référencement de la numérisation en fonction du découpage et des critères choisis.

Exemple, Contrat client : le découpage est par contrat, et l’indexation peut être à deux critères le nom du client et le numéro de contrat.

  • La conservation

Nous vous mettons à disposition les documents produits. 

  • La restitution

Nous vous restituerons sur le site voulu les documents originaux.

  • La destruction

Comme expliqué précédemment dans la question « où vont être stockés mes documents ? » en fonction du délai de conservation légale de vos documents, nous serons à même ou non de les détruire.

 

C’est donc sur une multitude de critères que se définit le coût d’un projet. Celui-ci variera en fonction du volume et du type de documents traités, de la complexité et de la durée du projet.

Il faut aussi prendre en compte que le travail est réalisé par des experts du domaine, c’est une économie de temps garanti pour votre entreprise.

Le coût du mètre linéaire (4000 à 5000 feuilles) peut être compris entre 400 euros et 1500 euros en fonction des volumes à traiter et de la complexité choisie. À titre d’exemple le reconditionnement à l’identique (agrafes, trombones… est très chronophage donc onéreux, il en est de même pour un découpage et une indexation au document plutôt qu’au dossier).

Tout ceci est calibré en remplissant un questionnaire d’évaluation et de qualification de la prestation de numérisation ainsi qu’en échangeant avec nos équipes.