Calculez le temps gagné grâce à la numérisation de documents dans notre atelier
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*1 mètre linéraire = 5000 feuilles numérisées
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Comment est calculé le temps de numérisation de vos documents ?
L’atelier de numérisation de documents Scan Center est un expert français dans la dématérialisation depuis plus de 20 ans. Fort de cette expérience, de compétences et disposant des dernières technologies, il est à même de mener à bien l’ensemble des projets de numérisation et ce, quel que soit le type de documents, le format, l’état ou encore la quantité.
Notre vocation première étant de conseiller et guider nos clients, nous souhaitons être les plus transparents possibles sur les méthodes utilisées et vous montrer comment notre atelier peut vous faire gagner du temps sur votre projet de numérisation en toute sécurité.
Si l’on prend un exemple : une fois les documents à numériser à notre disposition et pour 1 mètre linéaire soit 5000 feuilles recto/verso, si aucune demande « hors normes » n’est formulée, nos experts mettent approximativement 11H30 pour numériser ces documents.
11h30 pour faire l’inventaire, la pré-indexation, la préparation, le nettoyage, la numérisation, le contrôle, le reconditionnement et la mise à disposition des documents. Tout cela en respectant les règles en vigueur actuellement.
Concernant la numérisation au sein d’une entreprise, nous avons calculé le temps de certains de nos clients, novices dans le domaine de la numérisation. Il est de 15h48, avec des ressources humaines et matérielles uniquement dédiées à cette tâche et sans prendre de pauses. De plus, en très grande majorité, sans les dernières technologies et bien entendu sans le savoir-faire associé, l’entreprise ne dispose pas d’OCR, de RAD-LAD ou de Gestion électronique de documents. Tout cela entraine donc un risque d’erreur très élevé et peut-être potentiellement dangereux pour l’entreprise en question.
(Dans nos calculs, nous faisons l'arrondi aux jours supérieurs.)
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Profitez de conseils et services sur mesure pour valoriser votre information d'entreprise. Que votre besoin soit orienté vers un service caractéristique ou que vous cherchiez à répondre plus généralement à une problématique de l’information au sein de votre entreprise, nous adaptons la réponse à votre attente.
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Qu'est-ce que la numérisation de documents ?
Vous utilisez de plus en plus de documents dans votre société ? Vos employés ou vos collègues perdent trop de temps à trouver des informations ? Vous craignez de perdre ou d'avoir une fuite de documents importants ? Vous souhaitez optimiser l'échange d'informations entre les collaborateurs de votre entreprise ?
La numérisation est la réalisation d'une copie numérique à partir d'un document papier (original) qui peut être consulté de façon numérique et utilisé en ligne. La première étape vers la transformation numérique, la numérisation des documents peut rationaliser la gestion des documents en augmentant la sécurité tout en facilitant la recherche et l'accès pour différents utilisateurs.
La numérisation de documents est un processus complet qui nécessite une mise en œuvre matérielle, un savoir-faire, des logiciels et des experts.
Pourquoi numériser vos documents ?
Qui ne perd pas de temps à chercher des informations dans des documents ou des dossiers ?
Grâce à la numérisation, les documents, une fois numérisés, peuvent être consultés directement en ligne et envoyés à des collègues en interne comme à des entreprises ou des partenaires en externe. Cela permet à plusieurs personnes d'avoir accès aux mêmes documents, quel que soit le lieu ou l'heure.
La numérisation de documents supprime le besoin de rechercher et de consulter des documents papier perdu dans vos nombreux dossiers. Si vous choisissez de numériser et d’exploiter vos informations dans une GED, vous n'avez pas besoin de rechercher des fichiers physiques ou d’attendre la réception par courrier. Vous gagnez du temps et vous évitez le risque de perdre des documents ou de le classer dans le mauvais dossier… La numérisation et la gestion électronique des documents vous permet également un contrôle de l'accès aux documents en ligne aux personnes concernées. Par exemple, vous pouvez limiter l'accès aux documents en ligne à certaines personnes de votre service RH.
Cependant, soyez prudent. Pour retrouver ou accéder à un document numérisé simplement, il doit être correctement indexé et catégorisé dans une GED.
La numérisation crée non seulement une copie numérique du document papier afin de le sécuriser, mais elle utilise également des outils de capture tels que la LAD - RAD et l'OCR dans le but d'extraire les métadonnées qui seront utilisées ultérieurement pour faciliter la recherche.
Ces métadonnées permettent d'identifier facilement un document ou un groupe de documents. Par exemple, un employé peut rechercher un document comptable en particulier ou tous les documents comptables d'une période donnée… La qualité de la collecte est un facteur important lié au fonctionnement quotidien du service.
Pourquoi faire numériser ses documents en externe ?
Contrats de faible valeur, contrats en cours, quittances, copies de copies… Existe-t-il des documents de faible, moyenne ou forte valeur auxquels les salariés se réfèrent souvent ? Digitalisez-les non seulement pour faciliter leur travail, mais aussi pour gérer le risque potentiel de perte ou d’erreur.
Que ce soit dans notre atelier de numérisation ou directement dans vos locaux, nos équipes dématérialisent vos archives et vous libère de la gestion des documents papier. L’objectif est de vous faciliter au quotidien le traitement et la consultation des contenus.
En plus d'un gain de temps important pour votre société, numériser ses documents avec le Scan Center c'est :
- La possibilité de numériser vos documents quels que soient leurs formats
- Numérisation format A3 / A4 ;
- Numérisation de Plans et formats supérieurs ;
- Numérisation des documents patrimoniaux ;
- Numérisation des documents cadastraux.
- Une solution de dématérialisation sécurisée et 100% Française ;
- Une institution et une expertise fort de plus de 20 ans dans le domaine de la dématérialisation ;
- Des conseils de nos experts en numérisation et en dématérialisation vis-à-vis de votre projet.
- Des solutions sur-mesure qui s'adaptent à vos besoins et à votre budget.
- Un atelier de plus de 1000 m2, disposant des toutes dernières technologies de dématérialisation afin de fournir des travaux à forte valeur ajoutée.
- Une réalisation rapide de votre projet de numérisation avec un suivi complet.
Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !
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