Les avantages de confier la numérisation des factures à une entreprise spécialisée

mardi 7 mars 2023

Et si la sécurité des données d’entreprise passait par la GED ?

En France, le coût de la violation de données est de 4,34 millions de dollars en 2022. La sécurité des données d'entreprise n'est pas qu'une question économique. C'est aussi un enjeu de compliance juridique. Or, l'ère du Big Data se caractérise par 3 V : volume, vitesse, variété. Se doter des bons outils est donc essentiel pour gérer et maîtriser ces informations. Découvrez comment la GED, ou Gestion Electronique des Documents, peut être une solution pour vous y aider.

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Qu'est-ce que la sécurité des données d'entreprise ?

 

La sécurité des données d'entreprise vise à protéger les informations contre le vol, la divulgation et la corruption. Elle s’appuie sur la mise en place d'une politique globale. Celle-ci vise à protéger le système d'information, à mettre en place les bons outils et à sensibiliser les collaborateurs aux bonnes pratiques.

Il s'agit d'assurer :

  • la protection des données personnelles ;
  • la sauvegarde des documents pour prouver la conformité légale des procédures ;
  • la gestion des risques liés aux actifs informationnels stratégiques (cybersécurité).

Le travail du responsable de la sécurité informatique vise aussi à maintenir l'intégrité et la disponibilité des données pour garantir l'accès au service.

La sécurité des données personnelles une obligation du droit français. Leur traitement est encadré par la loi Informatique et Liberté et la Commission nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL). Les données à caractère personnel sont aussi soumises au règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD). Les données de santé sont soumises à l'HIPAA, et les données de paiement à la norme PCI-DSS.

 

Quelles sont les différentes données et informations de l'entreprise ?

 

Les spécialistes de la sécurité informatique distinguent différents types de données d'entreprises. On distingue :

  • Les données de base liées aux opérations ;
  • les informations de paiement et d'achats ;
  • les données clients et salariés ;
  • les mesures calculées automatiquement.

Au cœur du système d'information, les données de référence sont les plus stables. Ce sont les informations les plus utilisées et qui permettent de faire dialoguer les applications métiers.

La sécurité de ces différents types de données est un enjeu majeur pour les entreprises. Il relève à la fois de la compliance juridique, mais aussi de la cybersécurité. Voyons pourquoi.

La protection des données personnelles (RGPD)

 

Les entreprises sont soumises à une obligation légale en matière de protection des données personnelles (RGPD). Les organisations doivent respecter des bonnes pratiques en matière de sécurité informatique.

La CNIL conseille de :

  1. Limiter la collecte des données à caractère personnel selon le principe de finalité.
  2. Informer les personnes sur l'utilisation qui sera faite de leurs données.
  3. Être transparent sur le traitement et l'exploitation des données.
  4. Permettre l'accès à la modification des données personnelles.
  5. Fixer des durées de conservation des données.

 

Le contrôle des accès et la sécurité du système informatique

 

Les Délégués à la Protection des Données (DPO) doivent prendre toutes les mesures utiles pour garantir leur sécurité. Cela passe par la sécurisation des droits d’accès informatiques. Les responsables sécurité s’assurent ainsi que seuls les tiers autorisés ont accès aux données. Ils doivent appliquer une politique Zero trust et de privilège minimum. Cela signifie que les collaborateurs doivent avoir accès uniquement aux documents nécessaires à leur travail.

 

La gestion du risque de vol de données (cybersécurité)

 

La sécurité des données n'est pas qu'une question de protection des libertés individuelles. On parle aussi de données sensibles pour désigner les documents confidentiels ou stratégiques de l'entreprise.

D’après le Baromètre de la cybersécurité CESIN 2022, 45 % des entreprises ont subi une cyberattaque en 2022. La perte ou le vol de données à des conséquences très concrètes. Cela se traduit par une perturbation de la production dans plus de 24% des cas. 14% des victimes de cyberattaque déplorent la perte d'informations sensibles. Un vol de données impact aussi négativement l'image de l'entreprise. Elle génère des transactions frauduleuses dans 9% des cas.

 

Les autres risques liés aux données d'entreprises

 

La sécurité des données n'est pas qu'une affaire de vol intentionnel de données. Il s'agit aussi de perte involontaire, de divulgation non intentionnelle, ou de corruption des données. Si vos informations sont altérées, l'entreprise ne peut plus garantir la fiabilité de ses services.

 

Comment assurer la sécurité des données d'entreprise ?

 

Le travail collaboratif à distance se développe et les salariés utilisent des solutions cloud en entreprise. Cela expose davantage les entreprises à la perte ou aux violations des données professionnelles. Il faut donc respecter les quatre piliers de la sécurité informatique.

 

Les quatre piliers de la sécurité des systèmes informatiques

 

Le premier critère est la confidentialité. Le responsable de la sécurité des systèmes d'information (RSSI) doit contrôler l'accès aux données. Ce qui assure leur non-divulgation à des tiers non autorisés. Le second critère est l'intégrité des données. Les informations doivent être authentiques et fiables. Cela implique de protéger les données en transit, mais aussi les données stockées ou archivées afin qu'elles ne soient pas falsifiées en chemin.

Les deux autres critères sont la disponibilité des données et l'authentification. La disponibilité des informations et des services permet aux utilisateurs d'utiliser les solutions et des applicatifs métiers. L'authentification permet de prouver l'identité des utilisateurs et d'assurer la conformité légale des informations.

Ces piliers de la sécurité informatique sont inscrits dans la norme Iso 27001. Elle traduit les bonnes pratiques pour un Système de Management de la Sécurité de l’Information.

Les mesures et bonnes pratiques pour protéger les données d'entreprise

Parmi les bonnes pratiques de protection de données :

  1. Protéger les mots de passe et les accès aux systèmes d'information ;
  2. Sensibiliser le personnel sur les risques liés au phishing ;
  3. Evaluer et protéger les services accessibles sur internet (la surface d'attaque) ;
  4. Sécuriser le réseau via un VPN ou un intranet ;
  5. Protéger les données sensibles en appliquant les principes du moindre privilège et du zéro trust.

Comment la GED contribue à la sécurité des données d'entreprises ?

La GED désigne un système de Gestion Electronique de Document. Cette solution permet de stocker et gérer un ensemble de données, Elle tire parti de la dématérialisation et à l'archivage numérique des documents. La GED ne fait pas que stocker les informations. Le logiciel est capable d'améliorer le traitement des données grâce à un système de reconnaissance automatique de documents,

Les impacts de la GED sur la protection des données personnelles

La GED permet d'assurer la confidentialité des données personnelles et sécuriser les accès aux documents. Elle permet de contrôler la conformité de la durée de conservation des données. Par exemple, les dates d’ajouts et de modifications d’un document sont automatiquement enregistrées. La mise en place de cet outil permet de classifier et de caractériser l'information. La GED est donc idéale pour tenir un registre des informations collectées et appliquer le principe de finalité.

Bon à savoir : un logiciel de GED peut faire office de preuve de conformité RGPD.

Les avantages de la GED sur la sécurité des informations stratégiques

Grâce à la GED, les risques de perte et de détérioration de documents diminuent. Avec le développement du télétravail, les collaborateurs échangent de plus en plus de documents via le cloud et différents appareils, notamment les appareils mobiles. Avec un logiciel de GED, les accès aux documents sont sécurisés. L'archivage est contrôlé et organisé automatiquement, ce qui permet d'éviter les pertes d'informations.

L'utilisation d'une solution GED permet aussi de sécuriser les données en cas de violation. La numérisation et le stockage des documents dans un espace dédié permettent de renforcer la sécurité des données. Parmi elles, le chiffrement des fichiers permet la mise en place d’un contrôle de l’accès aux données. En cas de vol, cela protège le contenu des données chiffrées.

La GED et le traitement des données d'entreprise à l'heure du Big data

La GED n'offre pas de simples fonctionnalités de dématérialisation et de protection. Ce type de logiciel permet aussi de classer et indexer l’information et de la connecter avec des sources externes à l’entreprise. Les organisations peuvent ainsi améliorer leur traitement et leur exploitation de l'information.

Les informations collectées par la GED peuvent ensuite être exploitées sous forme de données structurées. L'entreprise bénéficie d'informations de meilleure qualité et améliore la fiabilité des données stockées sur les systèmes métiers.

En définitive, la Gestion Electronique des Documents est une solution pour passer d'une logique de protection de la sécurité des données d'entreprise à un management stratégique de l'information.

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