La numérisation est au cœur des préoccupations des entreprises. Les formats papier disparaissent peu à peu au profit du document numérique. Mais certains types de supports sont plus compliqués que d'autres à scanner. C'est le cas, par exemple, des plans et des dessins techniques. Ces pages sont souvent produites dans de grands formats. Les scanners classiques ne prenant pas en charge ces formats, il faut notamment utiliser des traceurs. Pourtant, la numérisation grand format présente de nombreux avantages.
Qu’est-ce que la numérisation des documents en entreprise ?
Avant toute chose, il s'agit de comprendre ce qu'est la numérisation des documents. Bien qu'au centre des préoccupations des entreprises, il persiste certaines confusions à son sujet.
La numérisation : passer du format papier au format numérique
L'objectif principal de la numérisation est, à l'aide d'un scan, de transformer les documents papiers en images numériques. Pour les documents de petits formats, la plupart des scanners suffisent à effectuer une copie numérique. Certains appareils photos, couplés avec un logiciel de reconnaissance de caractères, permettent également de générer un PDF de bonne qualité à partir d'un document papier. La numérisation ne permet de se passer des documents papiers qu'à certaines conditions (présence d'empreinte, d'horodatage et de cachet électronique). On parle alors de numérisation fiable ou fidèle.
La numérisation, étape essentielle de la dématérialisation des documents
On confond souvent la définition de la numérisation avec celle de la dématérialisation, qui sont pourtant deux démarches différentes. La dématérialisation consiste à se passer totalement du papier : tous les documents sont produits au format numérique. La numérisation n'est ainsi qu'une étape de la dématérialisation.
Spécificités et enjeux de la numérisation grand format
Un simple scanner permet de numériser la plupart des documents. En revanche, pas les documents grand format. Au-dessus du format A2, les scanners et les imprimantes prenant en charge ces supports sont plus rares. La numérisation grand format est donc un champ spécifique avec des problématiques qui lui sont propres.
Les spécificités des documents grand format
La première et plus évidente spécificité du document grand format est... sa taille. Que ce soit en longueur ou en largeur, les plans techniques, projets d'entreprise ou encore les créations graphiques peuvent avoir des dimensions conséquentes. Il est alors non seulement compliqué de les scanner, mais également de les transporter et de les imprimer. D'autre part, les documents grand format sont souvent conçus sur des supports très différents (papier, mais également calque, Rhodoïd, etc.). Enfin, la qualité d'image est souvent primordiale pour un document grand format. Les plans techniques, notamment, doivent proposer la meilleure résolution possible pour que chaque détail soit visible. Ces paramètres rendent la numérisation grand format complexe à mettre en place.
Comment scanner un document grand format ?
Peu d'entreprises possèdent le matériel nécessaire pour produire des scans d'un support de grande taille. La numérisation grand format implique donc, dans un premier temps, le transport des documents papiers vers un centre possédant des traceurs. En effet, pour scanner un document grand format convenablement, il faut utiliser des scanners prévus pour les grands formats et les supports fragiles.
Les avantages de la numérisation grand format
Vous l'aurez compris : scanner des papiers de grande taille n'est pas une mince affaire. Pourtant, numériser vos documents de grande taille peut apporter de sérieux avantages à votre entreprise.
Une circulation facilitée des documents grand format
Le premier avantage de la numérisation grand format est qu'elle permet une meilleure circulation de l'information. Mis en ligne, vos plans techniques et croquis peuvent être consultés par tous les collaborateurs. Avec les imprimantes qui le permettent, vous pouvez également imprimer vos grands documents pour que différentes équipes l'utilisent simultanément.
Scanner les documents grand format permet de gagner de la place
Le stockage des documents grand format est un véritable défi pour les entreprises. En effet, l'espace alloué peut vite devenir conséquent. Chaque scan est alors rangé dans une solution d'archivage électronique.
Une solution permettant de travailler à plusieurs sur un même document de grande taille
Vos collaborateurs peuvent également travailler en temps réel sur un document de grande taille. Une fois en ligne, vos cartes et plans d'entreprise peuvent être annotés en temps réel et faciliter le travail collaboratif. Vos clients peuvent également les consulter et modifier ces plans et cartes afin qu'ils soient conformes à leurs attentes.
Scanner les grands documents pour plus de sécurité
Certains plans techniques peuvent avoir une importance cruciale pour une entreprise. Leur vulnérabilité, que ce soit en termes de confidentialité que de fragilité de support, est conséquente au format papier. Numériser un grand document permet de le mettre en sécurité. Une image numérique stockée dans une solution d'archivage fiable peut être conservée en sécurité pendant de nombreuses années.
Pourquoi confier la numérisation grand format à un professionnel ?
Pour une entreprise, numériser un document papier de grande taille est un véritable défi. Pour gagner du temps et s'assurer d'obtenir des copies numériques de qualité, le mieux reste de faire confiance à un service spécialisé, équipé du matériel nécessaire.
Des scanners de haute technologie pour numériser vos documents
Un scanner permettant la numérisation grand format est une machine coûteuse, d'autant plus si vous souhaitez que vos images aient une excellente résolution. Un prestataire vous assurera de bénéficier des meilleures machines pour numériser vos cartes, affiches et plans. Possédant la plupart du temps des traceurs de haute technologie, il vous sera également possible de procéder à l'impression de vos documents numériques quand vous en aurez besoin.
Une indexation pertinente de vos documents grand format
Scanner vos documents de grande taille est une première étape, mais vous n'en profiterez pas pleinement sans une solution d'archivage compétente. Une entreprise spécialisée dans la numérisation des documents vous remettra vos documents dans un espace de stockage sûr et parfaitement indexé. Vous retrouverez alors n'importe quel plan ou carte en quelques clics.
Un transport de vos documents en toute sécurité
Le transport des documents grand format jusqu'aux centres possédant les scanners adéquats est une étape délicate. En utilisant notamment des plieuses spécialisées, une entreprise spécialisée en numérisation grand format vous assurer de transporter vos documents en toute sécurité.
L’assurance de scanner vos documents selon les normes en vigueur
Enfin, si vous souhaitez réutiliser vos documents au format numérique, vous serez dans l'obligation de produire une copie fiable. Une image électronique fiable est notamment obtenue en apposant une empreinte, un horodatage et un cachet électronique sur la copie numérique. Faire confiance à une entreprise spécialisée vous assurera de respecter la méthodologie de dématérialisation en vigueur.
Vous l'aurez compris, créer une copie numérique d'un document papier de grande taille n'est pas aisé, mais présente de nombreux avantages. Numérisation grand format des plans, des cartes ou tout autre document d'entreprise : faire confiance à un spécialiste est la meilleure solution. Vous obtiendrez alors une bibliothèque de documents grand format de qualité, capable d'améliorer significativement la productivité de votre entreprise.
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