Quelles sont les trois différentes catégories d'archives ?

mardi 10 octobre 2023

Pourquoi confier la numérisation professionnelle de vos documents à une entreprise spécialisée ?

Lors de la mise en place de son processus de dématérialisation, une entreprise a tout intérêt à numériser ses documents papier. L'archivage électronique libère non seulement de la place, mais améliore aussi la productivité des employés. La transformation des documents papier en fichiers numériques prend néanmoins du temps. Celui-ci pourrait être consacré à d'autres tâches. Passer par les services de professionnels pour numériser ses documents papier séduit alors de nombreuses entreprises. Nous vous dévoilons les sept avantages de la numérisation professionnelle.

Les 7 avantages de la numérisation professionnelle des documents d'entreprise

La numérisation professionnelle consiste à passer par une entreprise spécialisée pour numériser ses documents papier. Grâce à du matériel performant, elle est capable de produire des copies conformes de documents de tous formats : A4, A3, grands formats, plans, etc. Ce type de service offre plusieurs bénéfices aux entreprises qui peuvent alors se concentrer sur leur activité. Découvrez les sept avantages de la numérisation professionnelle.

1. Un accès plus facile aux documents de l'entreprise par les employés

La numérisation professionnelle des documents est un premier pas vers la digitalisation de votre entreprise. Qu'ils soient stockés sur un disque dur, un serveur interne ou en ligne, l'accès et le partage des fichiers de données se simplifie. Les employés n'ont plus besoin de passer de longues minutes, voire plusieurs heures à chercher un document aux archives.

Comme solution de stockage, nous vous conseillons de privilégier un serveur interne ou un cloud. Misez également sur la sécurité des données. Les logiciels de gestion électronique des documents (GED) tels que Zeendoc offrent généralement un espace de stockage adapté. Avec ce type de logiciel, toutes les informations sont centralisées et accessibles simultanément par tous les employés.

2. Une gestion et un traitement simplifiés des documents numériques pour davantage de productivité

Le temps de travail pour la gestion et le traitement des documents numériques se révèle largement inférieur aux documents papier. Le document nécessaire est accessible immédiatement après une recherche par mot-clé. Les employés n'ont plus besoin de le scanner ou de le photocopier. Ils effectuent les éventuelles modifications de façon numérique et gagnent en productivité. L'affranchissement et les délais postaux, quant à eux, sont supprimés et le coût réduit.

La digitalisation d'une entreprise suit tout un processus qui se déroule étape par étape. Vous avez tout intérêt à familiariser dès maintenant vos employés à l'utilisation des fichiers de données et des logiciels de type GED. Ils seront ainsi opérationnels pour la dématérialisation totale des factures en France à l'avenir.

3. Un gain de temps considérable sur le processus de numérisation des documents professionnels

Numériser tous les documents d'une entreprise, y compris les archives, mobilise des ressources humaines et beaucoup de temps. Parmi les avantages de la numérisation professionnelle, on retrouve inévitablement le gain de temps pour les employés de la société. Ils peuvent ainsi se concentrer sur leur activité principale. Un système de tri et de nomenclature documentaire doit aussi être établi en amont.

Passer par un prestataire comme Scan Center vous assure une numérisation professionnelle dans des délais réduits avec un accompagnement personnalisé. Nous pouvons également réaliser le traitement express de votre projet de numérisation.

4. La transformation d'un document papier original en une version numérique de qualité

Parfois, les organismes publics et privés demandent à recevoir des copies conformes de documents numériques. Les entreprises professionnelles telles que Scan Center respectent évidemment les règles et normes en vigueur. Elles sont à même de vous remettre une copie conforme de chaque document à numériser, quel que soit son format.

Nous proposons également des services complémentaires pour faciliter la recherche des informations :

  • océrisation des documents ;
  • indexation et classement ;
  • mise à disposition sur un logiciel de gestion électronique documentaire.

5. La possibilité de conserver les fichiers en toute sécurité sans limite de durée

La loi impose des durées de conservation des documents aux entreprises. En passant au tout numérique, vous avez la possibilité de sauvegarder chaque document sans limites de durée. Il est même envisageable de programmer une mise en archive ou une destruction respectant les réglementations en vigueur.

Lorsqu'une entreprise entame son processus de dématérialisation, elle doit aussi trouver des solutions de stockage et des logiciels de GED fiables pour conserver ses documents en toute sécurité. Avec Scan Center, vous bénéficiez d'un véritable accompagnement pour réussir votre projet de digitalisation (numérisation de factures, contrats, plans etc.). Nous vous conseillons dans vos choix de développement en vous apportant toute notre expertise.

6. La libération des espaces de stockage dédiés à l'archivage au sein de l'entreprise

Chaque année, les entreprises échangent plus de deux milliards de factures en BtoB. Et, seulement 10 % d'entre elles sont des factures numériques. Si l’on rajoute à cela tous les autres documents papier à conserver d'année en année, une entreprise doit posséder un espace de stockage suffisant au sein de ses locaux. Avec cela s'ajoute l'obligation de facturation électronique à partir de 2024.

Grâce à la numérisation, ces espaces dédiés à l'archivage se vident. Toutes les informations se trouvent sur un disque dur, un serveur interne ou en ligne, par exemple, via un logiciel de gestion électronique documentaire. Ce gain de place peut servir à créer un nouvel espace pour les employés de la société.

7. Une démarche écologique de l'entreprise pour atteindre l'objectif du zéro papier

Le passage à la dématérialisation et l'utilisation de documents numériques possèdent un impact sur l'environnement. Avec la digitalisation de leur activité, les entreprises réalisent 2 % des émissions à effet de serre du Monde. Les données numériques sont effectivement conservées au sein de data centers alimentés par l'électricité. 90 % de l'électricité est néanmoins décarbonée en France.

L'impact des gaz à effet de serre liés à la numérisation semble inférieur à l'utilisation du papier. Cette dimension écologique fait partie des nombreux avantages de la numérisation professionnelle pour les entreprises. Initiés par Sages informatique, le programme Zeen Planet et le logiciel de gestion électronique des documents Zeendoc favorisent également ces solutions bas carbone.

Quel intérêt de passer par les services de Scan Center pour numériser ses documents professionnels ?

Les avantages de la numérisation professionnelle sont nombreux. Grâce à l'offre de Scan Center, les entreprises peuvent se lancer sereinement dans leur processus de digitalisation. La société propose un service sur mesure et de qualité pour chaque projet.

Une numérisation rapide et professionnelle de tout type de document quel que soit le format

En choisissant Scan Center pour la dématérialisation de vos documents professionnels, vous bénéficiez d'une numérisation rapide. Selon l'envergure du projet et les délais à tenir, nous pouvons réaliser un traitement express de vos documents papier. 

Le format du document original importe peu puisque nous avons la capacité de numériser du A4, du A3, des grands formats, des plans, des documents patrimoniaux et cadastraux, etc. La mise à disposition des données numériques se fait en fonction du format de conservation souhaité et de la solution de stockage sélectionnée : PDF, fichier XML, via un logiciel de GED, etc.

Numériser ses documents en toute sécurité grâce à un service de numérisation français

Avec Scan Center, vous avez l'assurance de numériser vos documents professionnels en toute sécurité. Nous les réceptionnons dans notre atelier de 1 000 m² basé en France. Celui-ci est équipé des dernières technologies pour une qualité irréprochable. Ils sont ensuite restitués dans vos locaux ou entièrement détruits selon les normes en vigueur.

La mise à disposition de vos données numériques se fait également sur un support sécurisé : disque dur, lien de téléchargement sécurisé, logiciel de GED ou application tierce fiable. Nous vous recommandons le logiciel de gestion électronique documentaire Zeendoc. Grâce à une sécurité renforcée, il facilite la gestion documentaire et le traitement des informations pour vos employés.

Des conseils professionnels sur le processus de dématérialisation en entreprise

Depuis plus de 20 ans, Sages informatique et Scan Center conseillent les entreprises sur les solutions de digitalisation. Nous réalisons une veille permanente autour des sujets liés au numérique. Notre service client peut ainsi vous accompagner sur la numérisation de vos documents, et plus globalement sur le processus de dématérialisation de votre entreprise.

Nous sommes force de proposition sur les questions que vous et vos employés vous vous posez. Nous étudions avec vous votre projet de numérisation étape par étape. Vous serez également guidé dans le développement de votre système de classement et d'indexation, parfois difficile à mettre en place seul.

Des solutions de numérisation sur mesure et adaptées à votre projet

Scan Center s'adapte à votre projet de digitalisation en étudiant avec vous toutes ses dimensions. Notre équipe peut ainsi vous proposer des services de numérisation sur mesure pour faciliter le travail de vos employés. Non seulement nous acceptons tous les formats de documents, mais nous vous restituons aussi les versions numérisées sur le support sécurisé de votre choix.

Les enjeux de la dématérialisation sont importants pour une entreprise. À l'avenir, le papier tend à disparaître en BtoB. Nous avons donc à cœur de vous faire bénéficier de tous les avantages de la numérisation professionnelle

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