𝐏𝐫𝐨𝐟𝐢𝐭𝐞𝐳 𝐝𝐞 𝐥’𝐞́𝐭𝐞́ 𝐩𝐨𝐮𝐫 𝐝𝐞́𝐜𝐨𝐮𝐯𝐫𝐢𝐫 𝐥𝐞𝐬 𝐦𝐨𝐭𝐬 𝐜𝐫𝐨𝐢𝐬𝐞́𝐬 𝐝𝐮 𝐒𝐜𝐚𝐧 𝐂𝐞𝐧𝐭𝐞𝐫 🍹

jeudi 16 janvier 2020

Une nouvelle offre de dématérialisation pour votre transformation numérique

Nombreuses sont les sociétés, administrations, associations, qui, de nos jours, voudraient améliorer la flexibilité et la productivité de leur activité en prenant en main leur transformation digitale.

Optimiser son organisation, gagner en efficacité et faire des économies… Autant de préoccupations au cœur de tous les services de ces acteurs économiques.

Pourquoi faut-il numériser ses documents ?

La dématérialisation via la numérisation de ses documents fait partie des opportunités d’optimisation à portée de main des petites et moyennes entreprises, entre autres, grâce à une politique d’archivage numérique bien définie, au même titre que la politique d’archivage papier. Ces opportunités peuvent être totalement différentes d’une entreprise à une autre. Néanmoins, une seule chose reste constante : toutes doivent définir cette politique.

Dans cette démarche vers le numérique, les entreprises ne doivent pas voir l’archivage seulement comme une contrainte. Pour qu’elle soit pérenne, complète et efficace celle-ci doit reposer sur deux éléments fondamentaux :

  • Les documents doivent être archivés, classés afin que l’information qui y est contenue soit à disposition pour l’activité de l’entreprise : c’est la notion d’archives vivantes ;
  • Les documents doivent être conservés en toute sécurité afin d’avoir un historique consultable en cas de besoin : C’est la notion d’archives intermédiaires, notamment en cas de contentieux et bien sûr en fonction des délais légaux de conservation.

Que permet la dématérialisation de ses archives papier ?

Un grand nombre de sociétés françaises continuent, par habitude ou par crainte du coût lié à la numérisation, de favoriser un archivage physique sous forme papier pour la gestion de leur entreprise au quotidien.

Selon la société d’analyse statistique « Dataquest », il est estimé que 35 % des documents d’une entreprise sont introuvables ou inutilisables. De même, « Gartner » a déterminé qu’un cadre passe en moyenne 30 à 50 % de son temps à chercher une information.

Les flux documentaires physiques sont sources de contrainte quotidienne. Ils envahissent l’espace foncier et nécessite un surcoût pour le stockage (directement ou indirectement).

Pour que ceux-ci ne se détériorent pas, ils impliquent un coût de gestion important (Espace dédié). Vos équipes ne peuvent pas les rechercher facilement, les consulter à distance et les partager avec les personnes concernées (internes ou externes). Absence de réactivité, retard sur vos concurrents, contentieux mal gérés, amende fiscale, ou tout simplement navigation à vue au jour le jour faute de référence à des informations clés… voire perte de la mémoire de l’entreprise avec le turnover des employés.

Quels sont les RISQUES de ne pas dématérialiser ses documents ?

la sécurité de la numérisation
  • Inondation
  • Incendie
  • Vol
  • Perte
  • Confidentialité et sécurité
  • Dégradation voire destruction

La dématérialisation vous offre une sécurité évidente contre l’inondation, l’incendie, le vol ou la destruction de dossiers. Au-delà des catastrophes, on peut aisément imaginer les risques quotidiens de déclassement, de perte de documents, de confidentialité des données ou encore de dégradation avec le temps et les multiples manipulations.

Préservez vos informations de tout risque

Quels sont les avantages de la numérisation de vos flux documentaires ?

Les avantages de la numérisation de documents
  • La disponibilité permanente de vos informations 24/24 et 7/7 pour des documents toujours à portée de main ;
  • Vous pouvez libérer de l'espace dans vos bureaux et réaliser des économies substantielles ;
  • Mise en œuvre des processus nécessaires à la création d’une copie fidèle ;
  • La conservation pérenne et fiable de préférence dans une SAE (système d’archivage électronique) tel que Zeendoc ;
  • Le respect des délais de conservation des documents.

 

Pourquoi choisir Scan Center comme atelier de numérisation ?

Numériser de l’existant papier exige de l’additionnel en termes de ressources humaines, matérielles et de temps, pour les professionnels. De plus dématérialiser l’ensemble de son patrimoine papier n’est vraisemblablement pas la solution la plus économique, voire la plus accessible pour la plupart.

Avec une expérience de plus de 20 ans en matière de capture d’image et de gestion de métadonnées (indexation, référencement, classement numérique), et des références de projets dans des domaines hétérogènes :

  • Archives départementales et patrimoniales : Le Cadastre Napoléonien
  • Dossiers médicaux : M.D.P.H (Voir témoignages M.D.P.H)
  • Média & Presse : France 3 :
  • Archives commerciales : Leclerc

Scan Center est en mesure de fournir une prestation et un accompagnement total en maîtrisant l’ensemble de la chaine de tous vos projets.

Une prestation complète de numérisation

Avec la dématérialisation et la gestion électronique des documents, nous assurons la transformation du papier en numérique. Une fois numérisée et classée, notre solution GED Zeendoc vous permet d’accéder et d’exploiter l’ensemble des informations contenues dans les documents à tout moment, en tout lieu depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone.

Les documents et leur contenu reprennent ainsi vie au sein de l’entreprise et offrent une base de connaissance et de partage qui va activement contribuer à votre productivité.

Chaque projet de numérisation conduit à la mise en œuvre de diverses étapes organisationnelles, techniques et fonctionnelles, respectant les processus normatifs NF et permettant d’assurer l’intégrité, la fidélité et la pérennité des documents dématérialisés.

le cycle de la numérisation de documents

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