𝐏𝐫𝐨𝐟𝐢𝐭𝐞𝐳 𝐝𝐞 𝐥’𝐞́𝐭𝐞́ 𝐩𝐨𝐮𝐫 𝐝𝐞́𝐜𝐨𝐮𝐯𝐫𝐢𝐫 𝐥𝐞𝐬 𝐦𝐨𝐭𝐬 𝐜𝐫𝐨𝐢𝐬𝐞́𝐬 𝐝𝐮 𝐒𝐜𝐚𝐧 𝐂𝐞𝐧𝐭𝐞𝐫 🍹

vendredi 3 juin 2022

La numérisation, solution ultime pour une gestion efficace des archives

En tant que responsable d’entreprise ou de services, vous avez certainement entendu parler de ces nouvelles pratiques digitales visant à renforcer la productivité et l’efficacité. La numérisation des archives papier répond tout particulièrement à ce besoin, et permet aux entreprises de se conformer aux nouvelles exigences réglementaires vis-à-vis de l’administration fiscale. Mais quel est le but à long terme visé par la politique de numérisation ? Y a-t-il urgence pour les PME et TPE ? Le point sur toutes ces questions ci-dessous.

Le point sur la numérisation des données dans les entreprises

La numérisation consiste, du moins pour une entreprise, à « transformer » littéralement l’ensemble de ses données archivées en données informatiques. Cette nouvelle manière de traiter l’information ne présente à l’heure actuelle que des atouts : optimisation de l’espace de stockage, valorisation des données, amélioration de la productivité des salariés et efficacité accrue dans la recherche d’informations, grâce à un travail spécifique sur les meta-données.

Que faut-il entendre par « transition numérique » ?

La numérisation des entreprises ou « transition numérique » est un terme qui peut effrayer certaines structures, peu habituées à se lancer dans des processus de refonte organisationnelle. Souvent, les craintes recensées font état d’un manque de connaissances ou d’informations préalables, susceptibles de freiner les entreprises les plus isolées (TPE, PME) dans leurs démarches de changement. D’où une simple question récurrente : en quoi consiste exactement la transformation numérique ? Comment se présente-t-elle ?

Concrètement, la transition numérique suppose une autre manière de travailler au sein de l’entreprise, en lien avec l’idée de « dématérialisation » : vous travaillez moins au quotidien avec des documents papier et davantage avec des documents numériques. Vous adoptez au final de nouveaux processus de travail, avec tous les avantages que cela implique pour vous et vos collaborateurs à tous les niveaux. La transition numérique apporte ainsi une réponse à toutes les difficultés organisationnelles des entreprises, quelle que soit leur taille. L’objectif est d’augmenter la productivité ainsi que la rentabilité tout en réduisant les coûts et en procédant à l’automatisation systématique des processus internes et externes de l’entreprise.

Quelles différences entre numérisation et dématérialisation ?

Dans le domaine de la digitalisation, il convient de faire une distinction (légère cependant) entre numérisation et dématérialisation. D’un côté, la numérisation renvoie à un processus technique, permettant la création numérique d’un document papier. Dans ce cas très précis, plusieurs étapes sont nécessaires afin d’obtenir un document propre, et répondant au maximum à un niveau de conformité et d’authenticité vis-à-vis de l’administration fiscale. Vous aurez pour cela besoin de l’aide et de l’assistance d’une société spécialisée.

La dématérialisation, quant à elle, renvoie à une réflexion plus globale. Il s’agit, pour une entreprise, de tendre progressivement vers le partage des données et des informations en passant par la voie numérique. Le papier est systématiquement éliminé de l’équation. Ainsi donc, la dématérialisation inclue très souvent des processus techniques de numérisation, mais peut aussi exclure tout support analogique pour ne manipuler que des données informatiques.

Quels sont les inconvénients d’une gestion documentaire papier ?

C’est un fait établi : la tendance depuis plusieurs années est au digital, dans tous les domaines. Cependant, de nombreuses entreprises continuent d’employer prioritairement le papier dans leur communication, et pour la gestion de leurs documents. La plupart des services sont concernés, du service comptabilité en passant par les services RH. Pourtant, une telle politique ne peut que révéler ses failles sur le long terme, en comparaison d’une gestion des documents via une solution informatique de type GED.

Si, en tant que responsable, vous êtes intéressé à l’idée de passer progressivement à une politique de dématérialisation complète, voici quelques exemples de situations que vous pouvez rencontrer au quotidien à l’heure actuelle :

Une perte de place importante

En effet, le stockage des documents papier peut progressivement occuper un espace important dans vos locaux, voire nécessiter une logique d’externalisation auprès d’un prestataire. La gestion numérique de votre entreprise via une solution informatique GED élimine définitivement ce problème, en réunissant en un seul et même endroit une quantité colossale d’informations et de données.

stockage des documents papier
Une-limitation-dans-la-collaboration

Une limitation dans la collaboration et la communication entre collaborateurs

En effet, une politique 100% papier ne peut que freiner la bonne marche de votre entreprise, et la collaboration entre les personnes d’un même service ou de services différents. La plupart du temps, chaque collaborateur effectue ses propres modifications lorsqu’il dispose des documents papier en main. Grâce à la gestion numérique, le document est mis à jour automatiquement à chaque réédition, et vous disposez d’une traçabilité informatique complète.

Des risques réels de sécurité

Sachez-le, votre politique 100% papier peut être la source de failles de sécurité importantes au sein de votre entreprise. Ce qui ne sera jamais le cas avec les données numériques, qui peuvent faire l’objet d’un cryptage et d’un stockage dans un coffre-fort électronique sécurisé. Notons également que les documents papier peuvent être soumis à des risques importants de dommages et autres dégradations (incendie, inondation, destruction par erreur humaine, …).

Des risques réels de sécurité

Quels sont les atouts d’une gestion documentaire dématérialisée ?

Si vous n’avez pas encore passé le cap de la dématérialisation dans votre entreprise, ou si vous êtes tout simplement curieux, voici quelques arguments susceptibles de vous convaincre de passer à une gestion documentaire automatisée :

Vous économisez du temps et de l’argent

Une étude du cabinet Coleman Parkes estime que les collaborateurs d’une même entreprise passent entre 20 et 40% de leur temps à rechercher manuellement les documents. 18 minutes seraient nécessaires en moyenne pour retrouver les informations souhaitées. L’Association information et management estime, quant à elle, que la recherche documentaire au sein de l’entreprise « coûte » 7h30 en moyenne pour un seul collaborateur. Ainsi donc, la dématérialisation optimise le temps passé sur les tâches et permet de réaliser des économies sur le stockage des papiers en entrepôt.

économisez du temps

L’amélioration de la communication et des relations entre les collaborateurs

Les actions de dématérialisation peuvent contribuer à une amélioration du bien-être et de la relation entre les collaborateurs. Ainsi, la validation des documents peut se faire à distance, via le principe des workflows. Des systèmes d’alertes ou de relance peuvent également être mis en place afin de fluidifier les processus de validation.

Vous optimisez la conservation de vos documents, en accord avec la réglementation

La conservation des archives papier n’est pas chose aisée, de même que la recherche d’informations en cas d’audit ! C’est pourquoi la numérisation des documents légaux peut grandement vous aider à optimiser le temps nécessaire à la recherche, tout en vous permettant de demeurer en règle avec certaines normes de conformité propres à certains secteurs d’activité.

conservation_de_vos_documents

Vous favorisez une démarche de responsabilité RSE

La responsabilité sociétale des entreprises est plus que jamais un facteur clé pour la réputation et l’image de marque des sociétés. Elle consiste à faire valoir un certain nombre de démarches dédiées à la préservation de l’environnement et aux conditions de travail. Grâce à la dématérialisation des processus, vous réduisez considérablement la consommation de feuilles de papier et autres ressources (consommables, énergie, etc..).

Après avoir fait l’objet d’une réflexion stratégique étape par étape et avec l’accompagnement d’une entreprise spécialisée, la dématérialisation des processus en entreprise ne peut que produire des effets bénéfiques sur le long terme. Des effets mesurables en termes de productivité, mais aussi de croissance permettant à l’entreprise de demeurer compétitive sur un marché résolument concurrentiel.

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