Tout savoir sur la numérisation de documents, en moins de 5 minutes

mardi 23 novembre 2021

Numérisation des PME : Quels sont les avantages ?

La numérisation dans les entreprises est l'un des nombreux défis imposés par la période actuelle. Bien que la technologie fasse désormais partie intégrante de notre quotidien, de nombreuses entreprises peinent à l'intégrer dans leurs processus de manière sûre et cohérente. C'est notamment le cas des entreprises traditionnelles, qui doivent non seulement se doter d'outils adéquats, mais également modifier leur méthode de travail. La dématérialisation ne consiste pas seulement à envoyer un email au lieu d'un courrier postal. Il s'agit d'adapter au maximum tous les processus de l’entreprise aux exigences de l'ère numérique, où la rapidité d'exécution et l'efficacité sont cruciales.

C'est particulièrement important pour les petites et moyennes entreprises qui doivent évoluer sur un marché de plus en plus compétitif et en constante évolution. Les consommateurs attendent d'excellents résultats dans un délai très court et si une entreprise n'est pas en mesure d'offrir tout cela, elle aura du mal à rester compétitive. Savoir ce qu'est la numérisation, connaître ses avantages et les possibilités offertes aux petites et moyennes entreprises est le premier pas vers un changement efficient.

Qu'est-ce que la numérisation ?

De nombreux entrepreneurs pensent que la numérisation consiste uniquement à convertir des documents papier en fichiers électroniques pouvant, par la suite, être stockés sur un ordinateur ou un serveur.

En réalité, la numérisation peut-être un processus plus complexe qui va nécessiter de la part des entreprises certains efforts en termes de changement d’organisation et d’habitudes de travail. Particulièrement celles ayant déjà de nombreuses années d’activité et donc une manière de travailler bien précises et un nombre de documents papiers conséquents.

Beaucoup considèrent le processus de numérisation comme une dépense inutile et non comme un coût avec un retour sur investissement garanti. L'objectif est d'exploiter les possibilités offertes par la technologie de manière à accroître les performances de gestion et de communication.

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Des outils numériques aux services des entreprises

Ce qui facilite la numérisation des entreprises est l'introduction de technologies permettant de fluidifier les processus, comme le processus d’achat par exemple, et d’en augmenter son efficacité et sa rapidité. Il ne suffit pas de posséder un ordinateur, de créer une adresse électronique ou d'utiliser un smartphone pour faire rentrer son entreprise dans l’ère du numérique.

L'un des nombreux défis de la transformation numérique consiste à supprimer l’utilisation du papier dans les entreprises. Dans cette optique, les documents sont déposés, traités et stockés directement dans des solutions Gestion électronique de documents (GED). Il n'y a plus besoin de registres, de feuilles, de classeurs, etc. À leur place, on trouve des fichiers, des logiciels de gestion, etc.

Parallèlement à la création et à l'archivage des documents, l'entreprise doit réfléchir à une nouvelle manière de communiquer et de partager les informations et les documents entre les différents collaborateurs, qu’ils soient internes ou externes.  Au lieu de l'énorme armoire adossée au mur du bureau principal, apparaît donc un réseau d'entreprise où les documents sont facilement accessibles et partagés.

En bref, pour comprendre d'un coup d'œil si une entreprise est engagée dans un processus de transformation numérique, il suffit de regarder les bureaux du personnel : s'il n'y a même pas un seul dossier et que tout est géré par ordinateur, alors vous êtes certainement sur la bonne voie.

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Les bénéfices d’une numérisation des documents d’entreprise (TPE/PME)

Comme nous l'avons mentionné plus haut, la numérisation est un processus essentiel pour les petites et moyennes entreprises, qui doivent se battre encore davantage pour s'imposer sur le marché. Leurs ressources sont moindres que celles d'une grande entreprise : le capital doit être géré plus prudemment, et investit de manière plus réfléchie.

La numérisation est donc un choix nécessaire qui peut apporter de nombreux avantages à une entreprise.

On peut mettre en avant le gain d'espace de stockage : tous les documents sont désormais déposés et gérés depuis un ordinateur, sans archives ni placards où le chaos peut régner.

En cas d'envoi, de gestion ou d'impression de documents dans l'entreprise, supprimer le papier peut représenter un véritable gain d’argent : coût d’affranchissement, du papier, de l’encre, de stockage etc… Les coûts réduits voire supprimer sont nombreux.

La numérisation c’est aussi la sécurisation de vos archives : numériser vos informations permet de réduire le risque de pertes, de vols ou de dégradations en cas d’incendie ou d’inondations.

Le gain de temps représente certainement l'avantage concurrentiel le plus important qui convaincra définitivement les entrepreneurs les plus incertains. Une fois numérisés et déposés dans une GED comme la solution Zeendoc, le temps de recherche d’un document est considérablement réduit. Fini la recherche dans les archives papiers, vous pouvez retrouver l’ensemble de vos documents et les partager avec vos collaborateurs en quelques clics.

Après tout, le temps, c'est de l'argent, alors mieux vaut en tirer le meilleur parti et introduire la transformation numérique dans votre entreprise dès maintenant.

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L’empreinte environnementale : La prise de conscience des entreprises

Depuis plusieurs années, le besoin d’agir dans la société est grandissant vis-à-vis du changement climatique. La sensibilisation commence de plus en plus tôt afin d'assurer une conscience écologique aux prochaines générations. Tous les citoyens sont, au quotidien, sollicités pour adopter les bons gestes afin de réduire leur impact environnemental néfaste. Les efforts individuels de chacun n'étant pas suffisant, il était important que les entreprises en prennent conscience également, et c'est ce qu'il se passe. On peut constater leur mobilisation de plus en plus importante pour l’environnement avec la mise en place des plans RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).

En plus des citoyens et des organisations privés, l’état français cherche à responsabiliser les entreprises sur leur empreinte carbone avec des Lois visant à limiter la pollution. Dernière en date, la loi du 15 novembre 2021 n°2021-1485 sur l’empreinte environnementale du numérique (https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000044327270)

En plus de l'impact positif pour l'environnement, de plus en plus de TPE et de PME ont compris que la réduction de leur empreinte environnementale permettait implicitement la réduction des coûts pour l’entreprise. En effet, supprimer le papier et opter pour la numérisation de ses archives représente une véritable économie. Les coûts de stockage, d'affranchissement, d'encres etc... sont grandement réduits, tout en améliorant la productivité grâce au temps considérable gagner dans la recherche et le partage de documents.

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