Externaliser la numérisation de vos documents : Les atouts !

jeudi 6 juillet 2023

Numérisation des factures : La première étape pour passer à la facturation électronique

À l'aube de l'année 2024, les entreprises françaises se préparent à un changement majeur : la facturation électronique deviendra obligatoire. Cette mesure, inscrite dans l'article 153 de la loi de finances pour 2020, vise à moderniser et à rationaliser les processus de facturation, tout en offrant une plus grande transparence et une meilleure traçabilité.

Pour se conformer à cette nouvelle réglementation, la première étape consiste à numériser les factures existantes, notamment celles de l'année précédente (N-1).

Dans cet article détaillé, nous allons examiner pourquoi la numérisation des factures est essentielle et comment elle représente le premier pas vers la transition à la facturation électronique.

Pourquoi est-il crucial de numériser vos factures ?

La numérisation des factures implique la conversion des factures papier en format numérique. C'est un processus qui offre plusieurs avantages significatifs :

Conformité Réglementaire

La loi française exige que toutes les entreprises passent à la facturation électronique d'ici 2024. La numérisation des factures est donc une première étape essentielle pour se conformer à cette nouvelle norme.

Efficacité opérationnelle

Les factures dématérialisées sont plus faciles à gérer, à stocker et à retrouver que leurs homologues en papier. Elles minimisent également le risque d'erreur humaine et permettent d'accélérer les processus financiers et comptables.


Réduction des coûts

En réduisant la nécessité d'imprimer, de stocker et d'envoyer des factures papier, la numérisation peut aider à réaliser d'importantes économies financières pour les entreprises de toutes tailles.

Scan Center : L'atelier de numérisation qui transforme vos factures papiers en factures électroniques

Passer par le Scan Center pour numériser vos anciennes factures présente plusieurs avantages. Tout d'abord, il offre une solution simple et efficace pour convertir vos factures papier en format numérique. Transport, numérisation, restitution, mise à disposition dans Zeendoc, confiez vos factures et le Scan Center. La numérisation de vos factures avec le Scan Center permet non seulement de préserver l'intégrité de vos documents, mais aussi d'améliorer leur accessibilité. Vous pouvez rechercher des factures spécifiques en quelques secondes, plutôt qu'en passant des heures à fouiller dans des dossiers papier. Cela peut se traduire par une amélioration significative de l'efficacité et de la productivité.

De plus, la numérisation des factures aide à réduire l'encombrement et libère de l'espace de bureau précieux qui était autrefois occupé par des armoires de classement volumineuses. De plus, elle élimine le risque de perte de documents due à des incidents tels que des inondations, des incendies ou tout simplement des erreurs humaines. Enfin, le Scan Center offre une sécurité renforcée pour vos factures numérisées. Les documents numériques sont stockés de manière sécurisée. Cela signifie que vous pouvez contrôler qui a accès à vos factures, garantissant ainsi la confidentialité et la sécurité des informations sensibles, tout en vous mettant en conformité avec la Loi finance en lien avec la facturation électronique obligatoire.

L'importance de la Loi de Finances pour 2020 SUR LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE

Selon l'article 153 de la loi de finances pour 2020, toutes les transactions entre entreprises (B2B) doivent être facturées électroniquement d'ici 2024. Ce passage obligatoire à la facturation électronique a été conçu pour améliorer l'efficacité, la transparence et la traçabilité des transactions commerciales. Il vise également à réduire la fraude fiscale et à faciliter les audits financiers. Cependant, ce bouleversement nécessitera une adaptation pour toutes les entreprises concernées (TGE, ETI, TPE/PME) avec notamment le choix d'un prestataire de numérisation.

Les formats acceptés pour la facturation électronique

Il est important de noter que toutes les factures électroniques ne sont pas créées de la même manière. Pour être considérées comme légales, elles doivent respecter certaines normes et formats spécifiques. En France, le format Factur-X est le standard pour la facturation électronique. Factur-X est un format hybride qui combine une facture lisible par l'homme (PDF) et une facture lisible par machine (XML). Cela signifie que chaque facture Factur-X est à la fois un document PDF qui peut être envoyé par email et imprimé si nécessaire, et un fichier XML qui peut être intégré directement dans un système de comptabilité.

Comment numériser vos factures N-1 ?

Avec le Scan Center, la numérisation des factures devient simple. Voici un guide étape par étape pour expliquer les étapes afin de numériser vos factures N-1 et plus :

Préparation des factures : Vos factures sont triées et classés via différents critères, tels que la date, le fournisseur ou le type de produit/service. Il est également important d'éliminer les agrafes ou autres attaches métalliques qui pourraient endommager le processus. 

Numérisation des factures : Pour numériser vos factures, le Scan Center dispose des dernières technologies en la matière. Cela permet d'apporter un niveau de résolution approprié pour garantir la lisibilité des factures.

Indexation des factures : Une fois les factures numérisées, il est essentiel de les indexer dans votre logiciel de facture électronique / GED Zeendoc. Cela facilitera grandement leur recherche ultérieure et provoquera un gain de temps et d'argent important.

Accessibilité et sauvegarde redondantes : Enfin, stockez vos factures numérisées dans un système sécurisé et accessible partout. Vous pouvez également assurer une piste d'audit fiable à travers les accès et l'historique de consultation/modification de vos factures.

éa aLe calendrier de déploiement de la facture
électronique en France

Mise à jour le 01.12.2023

Le passage à la facturation électronique en France se fera progressivement selon un calendrier précis. En novembre 2023, le Sénat adopte un amendement qui pourrait venir modifier à nouveau le calendrier de déploiement de la réforme sur la facturation électronique obligatoire. Adopté contre l'avis du gouvernement, il risque cependant de ne pas être maintenu à l'Assemblée nationale qui examinera en seconde lecture le PLF 2024 du 14 au 15 décembre prochain.

Ci-dessous, les nouvelles dispositions adoptées par le Sénat :

  • 1er juillet 2025 : Réception pour toutes les entreprises et émission pour les grandes entreprises.
  • 1er septembre 2027 : Émission obligatoire des factures pour les PME et microentreprises.
  • 1er septembre 2026 : Émission obligatoire des factures pour les entreprises de taille intermédiaire.

La numérisation des factures est la première étape cruciale vers la conformité à la facturation électronique obligatoire en 2024. En numérisant vos factures, vous pouvez non seulement vous préparer à la nouvelle réglementation, mais aussi optimiser votre gestion des factures, réduire les coûts et faciliter l'accès et la recherche de vos factures. N'attendez pas la dernière minute pour commencer ce processus essentiel - commencez dès maintenant à numériser vos factures pour une transition en douceur vers la facturation électronique.

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