Les ressources humaines sont probablement l'un des services faisant face au plus grand flux de courriers entrants. Or la réception et le traitement de ces documents papier sont fastidieux. C'est pourquoi les entreprises ont tout à gagner à numériser leurs courriers. Nous vous présentons les nombreux bénéfices de la numérisation du courrier entrant pour les RH.
Qu’est-ce que la numérisation du courrier entrant ?
De nombreuses entreprises fonctionnent encore uniquement avec le document papier. La numérisation du courrier entrant n'est donc pas une notion évidente pour tout le monde. Voici en quoi elle consiste.
Transformer un courrier papier en un courrier électronique
Le processus de numérisation du courrier entrant est très simple à comprendre. Une fois le courrier reçu par l'entreprise, il s'agit simplement de créer une copie numérique de ce document. Pour ce faire, on peut avoir recours à des scanners ou à des appareils photos dotés de logiciels de reconnaissance de caractères comme Zeendoc. Les données ainsi produites sont ensuite déposées dans un système de stockage numérique. Pour se débarrasser ensuite du courrier papier, les entreprises sont tenues de créer des copies fiables. La numérisation fiable des documents numériques implique la présence d'une empreinte, d'un horodatage et d'un cachet électronique.
La numérisation : une étape essentielle de la dématérialisation
Adopter une solution de numérisation du courrier entrant est une étape essentielle de la transformation numérique d'une entreprise. La dématérialisation consiste à se débarrasser totalement du courrier papier. Les documents sont produits directement au format numérique. Afin de mettre en place un espace de stockage cohérent, toute entreprise souhaitant adopter le virage de la dématérialisation doit ainsi procéder à la numérisation de ses courriers.
Pourquoi les ressources humaines de votre entreprise devraient numériser leur courrier entrant ?
Pour les ressources humaines, la réception, le traitement et la gestion du courrier entrant est centrale. Parmi tous les services d'une entreprise, le service RH est probablement le service qui profite le plus de la numérisation du courrier entrant. Voici pourquoi.
Les ressources humaines font face à un nombre conséquent de courriers entrants
Intermédiaire entre les employés et l'entreprise, le service RH fait face chaque jour à une importante quantité de courrier entrant. Ces documents sont, en outre, bien souvent sensibles car contenant des informations confidentielles. C'est la raison pour laquelle, si votre entreprise se lance dans un projet de dématérialisation, commencer par la numérisation du courrier entrant des ressources humaines est une excellente porte d'entrée.
La gestion électronique des courriers entrants est moins coûteuse
La réception, le traitement, la gestion et l'archivage du courrier sont des tâches très fastidieuses. Les collaborateurs des ressources humaines consacrent un temps conséquent de leurs journées à ces tâches à faible valeur ajoutée. La numérisation du courrier entrant permet ainsi d'économiser ce temps de travail et, par conséquent, de réaliser des économies.
La numérisation des courriers pour un meilleur partage des informations entre les collaborateurs
L'un des principaux avantages du mail par rapport au courrier papier, c'est qu'il peut circuler rapidement et facilement. En un clic, une information importante sur un employé peut être partagée à l'ensemble des ressources humaines. D'autres services de l'entreprise peuvent également avoir accès à cette information si elle leur est utile.
Avec le courrier électronique, les ressources humaines de votre entreprise gagnent en productivité
La numérisation fait gagner énormément de temps au service des ressources humaines. La recherche d'un courrier ne leur demande qu'un simple clic et la gestion et le traitement des documents se font en un rien de temps. Par conséquent, les collaborateurs sont libres de s'adonner à des tâches à plus forte valeur ajoutée. En plus de gagner en confort de travail, les RH gagnent ainsi significativement en productivité.
La numérisation du courrier entrant permet d’en assurer la sécurité
Les courriers que reçoivent les ressources humaines contiennent bien souvent des informations personnelles sur les collaborateurs. La sécurité de ces documents est ainsi primordiale. Contrairement au document papier qui peut facilement se perdre, se détériorer ou tomber entre de mauvaises mains, le courrier électronique est sécurisé. Placés dans un espace de stockage fiable, la pérennité de ces documents sensibles est assurée.
Établir une gestion électronique du courrier entrant est bon pour l’environnement
Enfin, passer à la numérisation du courrier entrant est un premier pas vers la dématérialisation. Les millions de courriers générés par les ressources humaines sont une véritable catastrophe écologique. En passant à une gestion numérique du courrier, les entreprises font ainsi un geste pour l'environnement.
Pourquoi faire confiance à une entreprise spécialisée dans la numérisation ?
La numérisation du courrier entrant est censée faciliter la vie de vos RH, pas la compliquer. Le plus simple reste ainsi de faire confiance aux services d'une entreprise spécialisée dans la numérisation du courrier.
Une réception des courriers entrants et un envoi numérique automatique
Une entreprise spécialisée simplifiera nettement le processus de numérisation de vos courriers. Elle vous proposera de les recevoir directement, de les numériser et de vous les envoyer sous forme de données. Votre service RH n'a ainsi rien à faire. Il reçoit directement son courrier au format numérique.
Un archivage optimisé de votre courrier entrant
Un archivage de qualité pour vos documents numériques est primordial, et ce pour trois raisons.
- L'un des avantages de la numérisation est qu'elle permet de sécuriser vos courriers. Il est alors absolument impératif que votre système d'archivage soit inviolable.
- Un bon archivage propose une indexation optimisée. De la sorte, vos collaborateurs pourront retrouver n'importe quel courrier en quelques clics.
-
Si vous souhaitez vous débarrasser de vos documents papier, vous devez procéder à une numérisation fidèle. Ce statut juridique n'est octroyé que si les données sont stockées dans un espace parfaitement sécurisé.
Une entreprise spécialisée vous garantit la mise en place d'un système d'archivage de qualité et respectant les normes.
L’assurance d’un document numérique offrant une excellente qualité d’image
Si vous n'optez pas pour une solution de numérisation efficace, la qualité de votre image en pâtira. Certaines phrases peuvent rapidement devenir illisibles. Le document ainsi obtenu est inexploitable. Une entreprise spécialisée vous assure l'utilisation des meilleurs scanners. En utilisant également des logiciels de reconnaissance de caractères de pointe, vous avez l'assurance d'un courrier électronique offrant une grande fidélité.
La numérisation des courriers entrants n'est pas chose aisée : en effet, le flux de documents que reçoivent les ressources humaines est considérable et sensible. Elle présente néanmoins bien des avantages. Gain de productivité, économies, sécurité optimisée et circulation de l'information : toutes ces raisons relèguent le document papier au passé. Si vous souhaitez transformer votre courrier RH en données, faites confiance à un service professionnel. Vous éviterez bien des problèmes et bénéficierez de documents parfaitement lisibles, indexés et en conformité avec le droit.
Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !
Profitez de conseils et services sur mesure pour valoriser votre information d'entreprise.
